○和歌山県公文書管理規程

平成13年3月30日

訓令第12号

和歌山県公文書管理規程を次のように定める。

和歌山県公文書管理規程

和歌山県文書規程(昭和61年和歌山県訓令第2号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則

第1節 通則(第1条―第7条)

第2節 公文書の管理組織(第8条)

第3節 公文書の管理の原則及び公文書の種別(第9条―第13条)

第4節 文書の種類等(第14条・第15条)

第2章 本庁における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布(第16条―第21条)

第2款 文書の処理(第22条―第44条)

第3款 文書の施行(第45条―第54条)

第4款 完結文書等の保管及び保存(第55条―第68条)

第5款 完結文書の廃棄(第69条・第70条)

第2節 図画の管理(第71条―第76条)

第3節 写真の管理(第77条―第82条)

第4節 フィルムの管理(第83条―第91条)

第5節 電磁的記録の管理(第92条―第99条)

第3章 振興局における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布(第100条―第104条)

第2款 文書の処理(第105条―第108条)

第3款 文書の施行(第109条―第117条)

第4款 完結文書等の保管及び保存(第118条・第119条)

第5款 完結文書の廃棄(第120条)

第2節 図画の管理(第121条)

第3節 写真の管理(第122条)

第4節 フィルムの管理(第123条)

第5節 電磁的記録の管理(第124条―第126条)

第4章 地方機関における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布(第127条)

第2款 文書の処理(第128条―第130条)

第3款 文書の施行(第131条)

第4款 完結文書等の保管及び保存(第132条)

第5款 完結文書の廃棄(第133条)

第2節 図画の管理(第134条)

第3節 写真の管理(第135条)

第4節 フィルムの管理(第136条)

第5節 電磁的記録の管理(第137条)

第5章 補則(第138条)

附則

第1章 総則

第1節 通則

(趣旨)

第1条 この規程は、公文書に関する事務を適正に処理し、及びその円滑な運営を図るため、本庁、振興局及び地方機関における公文書の分類、作成、取得、保存、廃棄その他の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 和歌山県情報公開条例(平成13年和歌山県条例第2号。以下「情報公開条例」という。)第2条第2項に規定する公文書のうち、知事の職員が職務上作成し、又は取得したものであって、知事の職員が組織的に用いるものとして、知事が保有しているものをいう。

(3) 振興局 和歌山県振興局設置条例(平成9年和歌山県条例第45号)第2条に規定する振興局をいう。

(4) 地方機関 和歌山県行政組織規則第3条第2項第2号に規定する機関(振興局を除く。)をいう。

(5) 本庁の課 本庁に設置する課をいう。

(6) 振興局の部 振興局に設置する部をいう。

(7) 振興局の課 振興局に設置する課をいう。

(8) 振興局の事務所 振興局建設部に設置するダム管理事務所をいう。

(9) 主務課 当該公文書に係る事案を所掌する課等をいう。

(10) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(12) オンライン事務処理装置 和歌山県行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例(平成16年和歌山県条例第50号)第3条第1項に規定する電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信技術を利用する方法(電子メールを除く。)により、処分の通知、入札その他の事務処理を行うことができる装置をいう。

(13) 電子文書カードシステム 和歌山県情報処理規程(昭和62年和歌山県訓令第7号)第2条第1号に規定する情報処理システム(次条第1項第2号第95条及び第95条の2において「情報処理システム」という。)であって、電子計算機を用いて文書の番号を付け、収受その他の文書管理に関する事務を行うことができるものをいう。

(公文書の作成の原則)

第3条 事務及び事業に関する意思決定に当たっては、文書を作成すること(文書とともに図画、写真、フィルム又は電磁的記録を作成することを含む。以下この条において同じ。)とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(1) 事務及び事業に関する意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(2) 総務課長が承認した情報処理システムにより事務及び事業に関する意思決定を行う場合

(3) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項ただし書の場合において、同項第1号に該当するときは、事後に文書を作成することとする。

3 第1項ただし書の場合において、同項第2号に該当するときは、電磁的記録を作成することとする。

4 県政に関する基本的な事項、県民の権利義務に関係する事項その他県政の主要な事務及び事業の実績について文書を作成することとする。

(公文書の処理等の原則)

第4条 公文書は、事務及び事業の適正かつ円滑な遂行に資するため、迅速かつ正確に処理し、及び適正に管理しなければならない。

2 公文書は、常に平易に、かつ、明確に表記することを原則として、的確に作成しなければならない。

3 公文書を作成したときは、公文書ごとに主務課名、作成年月日、保存期間その他必要な事項を明示しなければならない。

4 公文書は、常に統一の仕様により分類することを原則として、適切に保存し、及び廃棄しなければならない。

(公文書の取扱い)

第5条 公文書については、紛失、滅失、汚損又は毀損がないよう、及びその内容について改ざん又は漏えいがないよう適正に保管しなければならない。

2 職員以外の者に公文書を閲覧(当該公文書がフィルム又は電磁的記録である場合にあっては、これに類する行為を含む。)させ、又は公文書の写し(複写したものその他これに類するものを含む。)の交付を行うときは、当該公文書を所管する本庁の課の長(以下「本庁の課長」という。)、振興局の部の長(以下「振興局の部長」という。)又は地方機関の長の承認を得なければならない。ただし、情報公開条例の規定により公文書の開示を行う場合は、情報公開条例の定めるところによる。

3 公文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ当該公文書を所管する本庁の課長、振興局の部長又は地方機関の長の承認を受けたときは、この限りでない。

(総務課長等の責務)

第6条 総務課長は、この規程の定めるところにより、本庁、振興局及び地方機関における公文書の管理が適正かつ円滑に行われるように、本庁の課長、振興局の部長及び地方機関の長に対し、必要な指導を行うとともに、公文書の管理の改善に努めなければならない。

2 情報政策課長は、この規程の定めるところにより、相互に連携して、本庁、振興局及び地方機関における公文書(電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に限る。)の管理に関するシステムの管理が適正かつ円滑に行われるように、本庁の課長、振興局の部長及び地方機関の長に対し、必要な指導を行うとともに、当該システムの管理に努めなければならない。

(本庁の課長等の責務)

第7条 本庁の課長、振興局の部長及び地方機関の長は、この規程の定めるところにより、所管する公文書が適正かつ円滑に処理され、及び管理されるように所属職員を指揮監督し、並びに当該公文書の管理の改善に努めなければならない。

第2節 公文書の管理組織

(公文書管理責任者及び公文書管理補助者)

第8条 公文書に関する事務を適正かつ円滑に行わせ、及び公文書の適切な管理を徹底させるため、本庁の課、振興局の部及び地方機関に公文書管理責任者及び公文書管理補助者(以下「公文書管理責任者等」という。)を置く。

2 公文書管理責任者は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める者をもって充てる。

(1) 本庁の課 本庁の副課長(副課長が2人以上置かれている場合にあっては当該本庁の課長が指名する副課長、副課長が置かれていない場合にあっては上席の職員のうちから当該本庁の課長が指名する者。ただし、本庁の課の中に置かれた室の場合、当該本庁の課長が必要であると認めるときは、その室長)

(2) 振興局の部 振興局の部の副部長(副部長が2人以上置かれている場合にあっては、当該振興局の部長が指名する副部長)及び振興局の事務所の庶務担当の上席の職員のうちから当該振興局の部長が指名する者

(3) 地方機関 地方機関の次長(次長が2人以上置かれている場合にあっては庶務担当の次長、次長が置かれていない場合にあっては庶務担当の上席の職員のうちから当該地方機関の長が指名する者)

3 公文書管理責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事するとともに、所属における文書事務の適正化及び迅速化に努め、公文書管理補助者その他所属職員に対し、必要な指示をしなければならない。

(1) 所管する公文書の収受、配布及び発送の総括に関すること。

(2) 文書審査に関すること。

(3) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。

(4) 公文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、公文書の分類、取得、作成、保存、廃棄その他の管理に関し必要なこと。

4 公文書管理補助者は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める者をもって充てる。

(1) 本庁の課 本庁の班長(班長が置かれていない場合にあっては、当該本庁の課長が指名する者)

(2) 振興局の部 振興局の部(振興局の事務所を含む。)の課長(課長が置かれていない場合にあっては、上席の職員のうちから当該振興局の部長が指名する者)

(3) 地方機関 地方機関の課長(課長が置かれていない場合にあっては、上席の職員のうちから当該地方機関の長が指名する者)

5 公文書管理補助者は、公文書管理責任者の指示を受けて、第3項各号に掲げる事務を補助する。

6 本庁の課長、振興局の部長又は地方機関の長は、公文書管理責任者等を指名したときは、直ちに職名及び氏名を総務課長に報告しなければならない。

第3節 公文書の管理の原則及び公文書の種別

(公文書の作成及び取得の原則)

第9条 公文書を作成し、又は取得するに当たっては、当該公文書について決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。この場合において、当該公文書を作成し、又は取得すると同時に決裁又は供覧等の手続を終了することが困難であるときは、事前に当該公文書を作成し、若しくは取得することについて決裁若しくは供覧等の手続を終了し、又は事後において速やかに当該公文書を作成し、若しくは取得したことについて決裁若しくは供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の保存の原則)

第10条 公文書を保存するに当たっては、当該公文書に係る事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、及び当該公文書の記録媒体の性質等に応じて専用の場所において適切に保管しなければならない。

(公文書の廃棄の原則)

第11条 公文書を廃棄するに当たっては、当該公文書を廃棄することについて決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の種別)

第12条 公文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 文書

(2) 図画

(3) 写真(第1号に該当するものを除く。)

(4) フィルム

 マイクロフィルム

 写真フィルム(専ら印画紙に印画して写真を作成するためのもの(リバーサルフィルムのものを含む。)をいう。以下同じ。)

 スライドフィルム(スライド・プロジェクターで映写するために枠つき加工を施したものをいう。以下同じ。)

 映画フィルム

(5) 電磁的記録

 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録

 に掲げるもの以外の電磁的記録

(ア) 録音テープ

(イ) ビデオテープ

(公文書の取扱いの原則)

第13条 公文書については、前条に規定する公文書の種別ごとに分類し、及び第9条から第11条までの規定による公文書の管理の原則にのっとり、適正かつ能率的に取り扱わなければならない。

2 公文書の取扱いについては、常に適正な合理的判断を加え、必要な改善を行うよう努めなければならない。

第4節 文書の種類等

(文書の種類)

第14条 文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの

 企業管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により制定するもの

(2) 公示文書

 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するもの

 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの

(3) 令達文書

 訓令 上級機関が指揮監督の権限に基づいて、その権限を行使するため所管の機関又は職員に対して指揮命令するもの

 達 法令の規定に基づき、特定の個人又は団体に対して指示命令するもの

 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対して許可、認可、免許等の行政処分その他の行為をするもの

(4) 往復文書 照会、回答、通知、通達、報告、答申、進達、副申、申請、願出及び届出、勧告、協議及び建議、諮問等

(5) 部内文書 伺文、復命書、供覧及び回覧、願出及び届出、辞令、事務引継書、上申及び内申等

(6) その他の文書 式辞、書簡、賞状、推薦状等の儀礼文書、争訟に関する文書、契約書、議案、要綱、要領、台帳、帳簿、証明書等

2 前項第1号及び第2号アに掲げる文書並びに同号イ及び第3号アに掲げる文書のうち知事において特に公示を要すると認めるものは、和歌山県報(以下「県報」という。)に登載するものとする。

(文書の記号及び番号)

第15条 次の各号に掲げる文書には、当該各号の文書の区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、往復文書のうち軽易な通知については、番号を省略し、号外で処理することができる。

(1) 条例、規則、告示及び訓令 記号はその区分に従い、「和歌山県条例」、「和歌山県規則」、「和歌山県告示」及び「和歌山県訓令」とし、番号は総務課においてその種別ごとに令示番号簿(別記第1号様式)により一連番号を付けること。ただし、知事以外の者が出す訓令の記号は「訓令」の文字に振興局名又は地方機関名を冠し、番号はそれぞれの庶務担当の課に備える令示番号簿により一連番号を付けること。

(2) 企業管理規程 記号は「和歌山県公営企業管理規程」とし、番号は公営企業課において令示番号簿(別記第1号様式)により一連番号を付けること。

(3) 達及び指令 記号はその区分に従い、「和歌山県達」及び「和歌山県指令」の文字の次に本庁の課、振興局の内部組織又は地方機関若しくは地方機関の内部組織ごとに別表第1に定める記号を付けたものとし、番号は電子文書カードシステムにより付けること。

(4) 往復文書 記号は別表第1に定める記号とし、番号は電子文書カードシステム又は集合文書カード(別記第2号様式)により番号(一連の枝番号を含む。)を付けること。

(5) 秘密文書(秘密の取扱いを必要とする文書をいう。) 記号は別表第1に定める記号の次に「秘」の文字を付けたものとし、番号は文書カード(別記第3号様式)により一連番号を付けること。

2 文書の番号は、電子文書カードシステムにより付ける番号のほか、毎年4月1日を起番として付けるものとする。ただし、前項第1号に掲げる文書にあっては、毎年1月1日を起番として付けるものとする。

3 文書の番号は、収受した文書により起案する場合はその収受した文書の番号をもって付け、発議文書の場合は当該文書の施行の順序に従って電子文書カードシステム又は文書カード(以下「電子文書カードシステム等」という。)により番号を付けるものとする。

4 同一事案に係る文書には、当該事案が完結するまで同一番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続する場合は、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠するものとする。

第2章 本庁における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布

(文書等の受領)

第16条 本庁に送達された文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)は、総務課長が受領し、次に定めるところにより処理するものとする。ただし、主務課に直接到達した文書等及びファクシミリにより送信された文書は、主務課において受領するものとする。

(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱郵便物は、書留等収受簿(別記第4号様式)に記載の上、受領印を徴して、主務課に配布すること。

(2) 電報は、電報収受簿(別記第5号様式)に記載の上、受領印を徴して、主務課に配布すること。

(3) 運送便による物品は、送り状に受領印を徴して、主務課に配布すること。

(4) 前各号に掲げるもの以外の文書等は、閉封のまま総務課の文書棚に配布すること。ただし、開封しなければ主務課が判明しないものは、この限りでない。

2 前項の場合において、2以上の課に関係のある文書等はその関係の最も深い課に、親展文書であって知事又は副知事宛てのものは秘書課に、部長宛てのものはその部の主管課に配布するものとする。

(勤務時間外の文書等の取扱い)

第17条 和歌山県職員服務規程(昭和63年和歌山県訓令第6号)第3条第1項第1号に規定する勤務時間以外の時間又は和歌山県の休日を定める条例(平成元年和歌山県条例第39号)第1条第1項に規定する県の休日に送達された文書等は、当直者が次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(1) 書留等の特殊取扱郵便物、電報又は運送便による物品は、書留等収受簿、電報収受簿又は物品配布簿(別記第6号様式)に記載の上、保管すること。

(2) 前号以外の文書等は、一括して保管すること。

2 当直者は、前項の規定により処理した文書等について当直の終了後、直ちに総務課長又は次直者に報告するとともに当該文書等を引き渡すものとする。

(郵便料金の未納又は不足の処理)

第18条 総務課長は、郵便料金が未納又は不足の文書等が送達されたときは、公務に関すると認めるものに限り、郵便切手(郵便法(昭和22年法律第165号)第85条第1項に規定する郵便料金計器により印字した印影を含む。以下同じ。)をもって必要な料金を支払い、受領することができる。

(文書等の配布)

第19条 本庁の課は、総務課において文書等の配布を受けるものとする。

(配布を受けた文書等の取扱い)

第20条 配布を受けた文書等又は受領した文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書等は主務班長(当該文書等に係る事案を所掌する班の長(当該班の長が置かれていない場合にあっては、主務課の長(以下「主務課長」という。)が指名する者)をいう。以下同じ。)に配布するものとする。

2 主務班長は、処理方針等を指示した上で、事務担当者に文書等を配布するものとし、事務担当者は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書については、その余白に収受印(別記第7号様式)を押印すること。ただし、刊行物、ポスター、挨拶状その他主務班長が簡易の処理が適当と認める文書については、収受印の押印を省略することができる。

(2) 往復文書のうち、申請、照会等当該文書に基づき決定、回答等を要する文書、既に電子文書カードシステム等に記録又は記載(以下「記録等」という。)された文書に関する文書(主務班長が簡易の処理が適当と認めるものを除く。)その他主務班長が重要と認める文書については、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等し、当該文書に電子文書カードシステム等の番号を記載すること。

(3) 前号の規定により電子文書カードシステム等に所要事項を記録等すべき文書のうち、同一年度において同一の申請、証明願等として相当数収受するものについては、集合文書カードに所要事項を記載し、当該文書に電子文書カードシステム等の番号及び集合文書カードの枝番号を記載することができる。ただし、総務課長の承認を受けたときは、別の帳票に所要事項を記載し、当該文書に当該帳票による番号を記載するものとする。

(4) 重要な文書については、あらかじめ主務課長の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けること。

(5) 不服申立てその他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書は、当該文書に収受時刻を記入し、押印の上、封筒を添付して前4号の規定による手続をとること。

3 主務課長は、前項第4号の規定により閲覧を受けた文書のうち、特に重要なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けるものとする。

4 親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した結果、それが収受手続を要すると認められるときは、速やかに主務班長に回付しなければならない。

5 公文書管理責任者は、他の部課に関係がある文書で重要なものについては、その写しを関係課の公文書管理責任者に配布すること。この場合において、配布を受けた関係課の公文書管理責任者は、その写しについて正本に準じた処理を行うこと。

6 公文書管理責任者は、配布を受けた文書のうち、当該課の所管に属さないものについては、その理由を連絡用紙(別記第8号様式)に記載して、直ちに総務課長に返付すること。

(電話聴取等による処理)

第21条 電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、電話連絡票(別記第9号様式)にその要領を記載の上、処理するものとする。

第2款 文書の処理

(作成又は取得に係る起案又は供覧)

第22条 事務担当者は、文書を作成し、又は文書の配布を受けたときは、当該文書を作成し、又は取得したことについて、起案の方法又は供覧の方法により、上司の決裁を受け、又は上司の閲覧に供するものとする。

(事務及び事業の意思決定)

第23条 第3条第1項に規定する事務及び事業に関する意思決定に当たっての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。同条第2項に規定する事後の文書の作成についても、同様とする。

(主要な事務及び事業の実績等)

第24条 第3条第4項に規定する県政に関する基本的な事項、県民の権利義務に関係する事項その他県政の主要な事務及び事業の実績についての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。

(事案の処理)

第25条 事務担当者は、文書の配布を受けたときは、指示された処理方針等に従い、直ちにこれを処理するものとする。

(文書の起案)

第26条 文書の起案は、起案用紙(別記第10号様式)を用いて行うものとする。ただし、2枚目以降に使用する起案用紙については、起案用紙に代えて他の用紙を用いることができるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の起案は、当該各号に定めるところにより処理することができるものとする。

(1) 収受文書に基づく処理案で定例的なもの又は軽易なものの起案 当該文書の余白に処理案を朱書すること。この場合においては、当該文書の余白に処理印(別記第11号様式)を押すこと。

(2) 内容の不備等により返付を要するものについての起案又は軽易な照会、回答等の起案 簡易起案用紙(別記第12号様式)を用いること。

(3) 前2号に定めるもののほか、起案用紙を用いることが適当でないものの起案 主務課長があらかじめ総務課長に協議して別に定める用紙又は帳票を用いること。

3 文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文案は、和歌山県公文例(昭和29年和歌山県訓令第227号)に定めるところによること。

(2) 用字及び用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(3) 筆記用具は、ペンその他文字が容易に消失しないものを用いること。

(4) 事案が定例又は軽易なものを除き、起案文書には、処理案の前に伺文を記載し、起案の理由、起案内容の説明、関係法令その他参考となる事項を記載し、関係書類があるときは、これを添付すること。

(5) 重要な事項を訂正したときは、その箇所に起案者又はその上司が押印すること。

(文書の供覧)

第27条 配布を受けた文書で起案を必要としないもの及び起案の前に上司の閲覧に供すべきもの並びに起案の方法によりその作成又は取得について上司の決裁を受けない文書は、当該文書の余白に処理印を押印し、上司の閲覧に供するものとする。

(文書の左横書き)

第28条 文書は、左横書きにより作成するものとする。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署から様式を縦書きと指定されたもの

(3) 表彰状、感謝状、賞状、式辞その他これらに類するもの

(4) その他総務課長が縦書きを適当と認めるもの

2 文書の左横書きの実施要領は、別に定める。

(文書の発信者名)

第29条 文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、次の表の左欄に掲げる区分に応じ、同表の右欄に掲げる発信者名を用いるものとする。ただし、必要がある場合は、県名又は課名を用いることができる。

区分

発信者名

(1) 条例、規則、企業管理規程、訓令、告示及び公告

(2) 指令、達、裁決書、決定書、議案、契約書その他これらに類する文書

(3) 辞令、表彰状、証書その他これらに類する文書

(4) 国の行政機関(府、省、委員会及び庁)の長、次官、局長その他これらに準ずる者に発する文書

(5) 都道府県の長又は議会の長に発する文書

(6) 市町村の長又は議会の長に発する文書で特に重要なもの

(7) その他知事名によることを適当とする文書

知事

(1) 都道府県の副知事又は議会の副議長に発する文書

(2) 依命通達のうち重要なもの

(3) その他副知事名によることを適当とする文書

副知事

(1) 国の行政機関の部長、課長その他これらに準ずる者に発する文書

(2) 都道府県の部長その他これに準ずる者に発する文書

(3) 依命通達及び通達

(4) 市町村の長又は議会の長に発する文書

(5) 振興局の長若しくは部長又は地方機関の長に発する文書

(6) その他知事室長名、危機管理監名、監察査察監名、会計管理者名又は部長名によることを適当とする文書

知事室長、危機管理監、監察査察監、会計管理者又は部長

(1) 都道府県の課長に発する文書

(2) 本庁の課長、振興局の長若しくは部長又は地方機関の長に発する文書で軽易なもの

(3) 振興局の事務所の長に発する文書

(4) その他政策統括参事名、食品安全参事名、労働政策参事名、局長名、課長名又は課の中に置く室の室長名によることを適当とする文書

政策統括参事、食品安全参事、労働政策参事、局長、課長又は課の中に置く室の室長

2 知事名以外の者を発信者名として用いる文書には、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。

(決裁区分等の表示)

第30条 起案文書の決裁区分の欄には、事務決裁規程(昭和62年和歌山県訓令第8号)又は和歌山県公営企業事務決裁規程(平成17年和歌山県公営企業管理規程第3号)(以下これらを「事務決裁規程等」という。)に規定する専決事項に従って次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める決裁区分を表示するものとする。

(1) 知事が決裁すべきもの 知事

(2) 部長が専決すべきもの 部長

(3) 局長が専決すべきもの 局長

(4) 課長が専決すべきもの 課長

(5) 課の中に置く室の室長が専決すべきもの 室長

(6) 班長が専決すべきもの 班長

2 起案文書の施行上の注意事項の欄には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める取扱区分を表示しなければならない。

(1) 例規となるもの 例規

(2) 秘密の厳守、親展、重要又は至急の取扱いを要するもの 秘、親展、重要、至急

(3) 県報に登載又は官報に掲載するもの 県報登載、官報掲載

(4) 広報を要するもの 広報

(5) 発送に当たり特殊取扱いによるもの 書留、速達、配達証明等

(6) 公印を省略するもの 公印省略

3 起案文書の公文書分類番号及び保存期間の欄には、第57条第1項に規定する公文書分類表の分類項目の記号及び番号並びに保存期間を記入しなければならない。

(共通例文)

第31条 総務課長は、本庁、振興局及び地方機関に共通して定例的に用いられる文書を共通例文として登録することができる。

2 前項の規定による登録は、例文登録簿(別記第13号様式)に登載することにより行うものとする。

(個別例文)

第32条 公示文書のうち、県報に定期的に登載するもののうち、定例的な事案で同一施行文によることができるものについては、主務課長は、文案について総務課長に合議した上、個別例文としての登録を受けることができる。

2 総務課長は、前項の規定による合議を受けた場合は、当該文案を審査し、適当と認めるときは、例文登録簿に登録するものとする。

3 前2項の規定は、個別例文の変更又は廃止について準用する。

(例文の表示)

第33条 事務担当者は、第31条の規定により登録した共通例文又は前条の規定により登録した個別例文により起案する場合は、当該例文に例文番号を表示するものとする。

(回議の順序)

第34条 起案文書は、当該起案文書に係る事案の処理に関係する職員に回議した後、公文書管理責任者を経て上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第35条 その内容が他の部課に関係のある起案文書は、関係のある部課長に合議するものとする。

2 前項の合議は、起案をした課の属する部の関係課長の合議を経た上、これを主務部(当該文書に係る事案を所掌する部をいう。)の長に提出し、次に関係部の合議を経て上司の決裁を受けるものとする。

3 合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係部課長と事前に協議を行うことによって、又は関係部課に当該事案に係る文書の写しを送付することによって合議を省略することができる。この場合においては、起案文書にその旨を付記するものとする。

4 合議を受けた部課長は、合議された文書に異議があるときは主務部課長と協議し、なお意見が一致しないときは、速やかに上司の指示を受けるものとする。

(関係書類の添付)

第36条 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その事案の処理が終わるまでの関係書類を添付して回議するものとする。

(起案文書の持ち回り等)

第37条 起案文書で、事案が重要なもの又は特に説明を要するものは、主務課長又は主務班長が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けるものとする。

2 起案文書の事案を事務決裁規程等の定めるところにより代決した者は、決裁者の押印すべき箇所に押印の上、その上部に「代」と記載し、更に後閲を要すると認めるものは「後閲」と記載しなければならない。この場合において、事務担当者は、後閲に係る文書を上司の登庁後直ちに閲覧に供するものとする。

3 事務担当者は、決裁の過程において回議又は合議を受ける者が不在のときは、「不在」と記入して上司の決裁を受けることができる。この場合において、事案が重要なものについては、前項後段の規定を準用する。

4 主務課長等は、回議又は合議を受けた事案について、その決裁の結果を知る必要のある場合は、起案文書の押印した箇所に「要再回」と朱書し、再度回付を受けることができる。

5 事務担当者は、起案文書で急を要するもの又は秘密を要するものは、自ら持ち回って決裁を受けるものとする。

(公文書管理責任者の審査)

第38条 起案文書は、公文書管理責任者の審査を受けなければならない。

2 公文書管理責任者は、起案文書の書式、用字、用語、文体等並びに公文書分類番号及び保存期間の記入について審査するものとする。

3 公文書管理責任者は、前2項の審査を終わったときは、起案文書の文書審査欄に押印しなければならない。

(法規文書等の審査)

第39条 起案文書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。

(1) 法規文書、公示文書、令達文書(訓令に限る。)その他規程形式の文書に関するもの

(2) 地方自治法第96条第1項の規定により県議会に提案する議案(予算案を除く。)

(3) 法規の解釈又は適用上疑義のあるもの

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる案文による起案文書は、総務課長の審査を要しないものとする。

(1) 第31条第1項及び第32条第1項の規定により例文として登録されているもの

(2) 他の官公署等において様式が定められているもの

(3) 法令、条例、規則、告示、訓令等の規定によって様式が定められているもの

(4) 要綱又は要領の一部を改正するもので軽易なもの

(5) その他審査を要しないと総務課長が認めたもの

3 総務課長は、第1項の規定により合議を受けた文書のうち和歌山県法規審議会規程(昭和30年和歌山県訓令第590号)第2条各号に掲げる事項に関する文書については、和歌山県法規審議会に付議するものとする。

(起案文書の修正等)

第40条 起案文書の内容を修正した者は、修正した箇所に押印しなければならない。ただし、用字、用語、文体等の形式上の修正をしたときは、この限りでない。

2 主務課長は、起案文書が重大な修正を受けて決裁されたときは、修正前に回議又は合議した関係者に再度回付し、又はその旨を通知するものとする。当該起案が廃止になった場合も同様とする。

(緊急事案等の処理)

第41条 事務担当者は、緊急の処理を要する事案等について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により通知等を発し、又は通知等を受けることができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続をとるものとする。

(施行の中止又は保留)

第42条 事務担当者は、起案文書の決裁の後、新たな事態の発生により決裁を完了した起案文書(以下「原議」という。)の施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該原議を添付して決裁を受けなければならない。

(決裁年月日等)

第43条 事務担当者は、起案文書が決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)を記入しなければならない。この場合において、知事が決裁した起案文書には、秘書課において、決裁済印(別記第14号様式)を押印するものとする。

(文書の供覧についての準用)

第44条 第30条第3項第34条第38条第1項及び第2項並びに前条本文の規定は、文書の供覧について準用する。この場合において、第30条第3項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、第34条中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「上司の決裁を受けなければならない」とあるのは「上司の閲覧に供しなければならない」と、第38条第1項及び第2項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、前条本文中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)」とあるのは「供覧を終了したときは、当該文書に供覧済年月日」と読み替えるものとする。

第3款 文書の施行

(文書の浄書)

第45条 原議で施行を要するものは、主務課において浄書するものとする。この場合において、秘密の厳守の取扱いを要する文書にあっては、起案者自らこれを行うものとする。

2 浄書した文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

3 浄書した者は、原議の浄書欄に押印しなければならない。

(校合)

第46条 浄書した文書は、浄書後、直ちに当該原議と校合するものとする。

2 校合した者は、原議の校合欄に押印しなければならない。

(原議及び電子文書カードシステム等の整理)

第47条 事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が既に電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等するものとする。

(公印及び契印の押印等)

第48条 施行する文書には、公印を押印するとともに、原議と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

(1) 国及び他の地方公共団体に発する文書で当該国及び他の地方公共団体が公印を押印しないで発することを認めたもの

(2) 知事部局の機関相互間(振興局及び地方機関相互間を含む。)の往復文書(許可、認可等の処分に関する文書その他特に重要な文書を除く。)

(3) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡

(4) 軽易な通知、照会等の文書

2 前項ただし書の規定により公印及び契印を省略しようとするときは、公文書管理責任者の承認を受けなければならない。

3 契約書等とじ替えを禁ずる文書には、毎葉に割印し、又はこれに準じる措置をしなければならない。

4 公印の取扱いについては、和歌山県公印規程(昭和42年和歌山県訓令第43号)に定めるところによる。

(電子署名)

第48条の2 オンライン事務処理装置を利用して施行する電磁的記録には、電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書を添えなければならない。ただし、次に掲げる電磁的記録は、電子署名及び当該電子署名に係る電子証明書を省略することができる。

(1) 国及び他の地方公共団体に発する電磁的記録で当該国及び他の地方公共団体が電子署名を行わないで発することを認めたもの

(2) 知事部局の機関(振興局及び地方機関を含む。)に発する通知、照会等の電磁的記録

(3) 案内状、礼状、挨拶状等の電磁的記録

(4) 軽易な通知、照会等の電磁的記録

2 前項ただし書の規定により電子署名及び当該電子署名に係る電子証明書を省略しようとするときは、公文書管理責任者の承認を受けなければならない。

3 電子署名の取扱いについては、和歌山県電子署名規程(平成18年和歌山県訓令第33号)に定めるところによる。

(公印の事前押印)

第49条 主務課長は、証票、賞状その他特別の理由により事前に押印しておくことが必要と認めるもの(以下「証票等」という。)に限り、交付を受ける者が未確定のものについて、事前に公印を押印しておく必要があるときは、公印を事前に押印することができる。

2 主務課長は、前項の規定により、事前に押印した証票等については、厳重に保管するとともに、その使用状況を明らかにしておかなければならない。

(発送)

第50条 文書等の発送は、総務課長が行うものとする。ただし、特殊取扱(速達、現金書留等をいう。)の方法により発送する文書等(以下「特殊取扱郵便物」という。)及び緊急に発送を要する文書等の発送は、総務課長から郵便切手の交付を受けて主務課長が行うものとする。

2 公文書管理責任者は、文書等(特殊取扱郵便物を除く。)を発送しようとするときは、当該文書等に文書等発送依頼票(別記第15号様式)及び文書等発送受付票(別記第16号様式)を添えて午後3時までに総務課に持参し、文書等発送担当者(総務課において文書等の発送受付事務を行う者をいう。以下同じ。)に提出しなければならない。この場合において、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 郵便により発送する文書等は、次によること。

 集中発送する文書等(国の機関、都道府県、振興局、地方機関、市町村等のうち総務課長が別に定めるものに対して別に定める定例発送日に一括とりまとめて発送するものをいう。)は、原則として封筒に入れないこと。

 集中発送する文書等以外の文書等は、宛先を明記した封筒に入れること。

(2) 貨物便として発送する文書等(前号に掲げる文書等以外のものをいう。第111条第2項において同じ。)は、主務課において、封筒に入れ、又は包装若しくはこん包をし、外装又は所定の送り状に宛先その他の所要事項を明記すること。

3 公文書管理責任者は、特殊取扱郵便物を発送するときは、宛先を明記した封筒に入れ、文書等発送依頼票及び文書等発送受付票を添えて総務課に持参し、総務課の発送担当職員(以下「発送担当職員」という。)に提出の上、総務課長の確認を受けなければならない。この場合において、総務課長は、内容を審査してその必要がないと認められるものは、その取扱方法を変更することができる。

4 文書等発送担当者又は発送担当職員は、前2項の規定による文書等の発送手続が終わったときは、文書等発送受付票に確認印を押印の上、速やかに当該公文書管理責任者に返付しなければならない。

5 主務課長は、オンライン事務処理装置又は電子メールを利用して電磁的記録(電子計算機による情報の用に供されるものに限る。以下この項、第111条第6項第117条及び第131条において同じ。)を発送することができる。ただし、電子メールを利用して発送することができる電磁的記録は、第48条の2第1項ただし書に規定する電磁的記録に限るものとする。

6 第2項の規定にかかわらず、主務課長は、第48条第1項ただし書の規定により公印及び契印の押印を省略した文書については、ファクシミリ又は電報等を利用して発送することができる。

第51条 前条第2項に規定する時刻を過ぎて持参した文書等で緊急に発送を要するものは、総務課長の承認を得、郵便料金に相当する郵便切手の交付を受けて、主務課長が発送するものとする。この場合において、前条第3項及び第4項の規定を準用する。

(県報又は官報による文書の施行)

第52条 県報に登載して、又は官報に掲載して文書を施行するときは、和歌山県報発行規則(昭和25年和歌山県規則第66号)又は和歌山県官報報告規則(昭和30年和歌山県規則第113号)に定めるところによるものとする。

(文書の完結)

第53条 事務担当者は、文書の処理が完結したとき(事案処理手続(事案の処理を起案により行う場合にあっては施行(施行を要しない文書にあっては、決裁)をいい、事案の処理を供覧により行う場合にあっては供覧をいう。以下同じ。)が終了したときをいう。)は、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に完結年月日を記録等するものとする。

(文書の処理の促進及び確認)

第54条 公文書管理責任者等は、電子文書カードシステム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進するものとする。

2 公文書管理責任者等は、文書の処理状況を確認し、電子文書カードシステムにより所要の処理を行うものとする。この場合において、集合文書カードにより所要事項を記載する文書については、毎月、供覧その他公文書管理責任者等が適当と認める方法により確認し、当該処理を行うものとする。

第4款 完結文書等の保管及び保存

(未完結文書の整理等)

第55条 事務担当者は、処理中の文書を一定の箇所に整理して保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(保存期間)

第56条 完結文書(事案処理手続が終了した文書をいう。以下同じ。)の保存期間は、長期、10年、5年、3年、1年及び事務処理上必要な1年未満の期間の6区分とする。

2 完結文書の保存期間は、法令に特別の定めがあるものを除くほか、前項に定める区分に応じ別表第2に定める基準に従い定めた公文書分類表の定めるところによるものとする。

3 第1項の保存期間は、編さんが暦年による完結文書にあっては当該完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日から、会計年度による完結文書にあっては当該完結文書となった日の属する年度の翌年度の4月1日からそれぞれ起算する。ただし、保存期間が事務処理上必要な1年未満の期間の完結文書にあっては当該完結文書となった日の翌日から起算する。

4 前項の規定にかかわらず、帳簿、台帳、名簿等の常用文書(主務課において常時使用する必要がある文書をいう。)の保存期間は、その常時使用する必要のある期間が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の分類等)

第57条 主務課長は、総務課長と協議して、事務又は事業の性質、内容等に応じた系統的な文書の分類の基準となる公文書分類表を作成するものとする。この場合において、当該公文書分類表は、毎年1回見直しを行い、必要と認めるときは、その改定を行うものとする。

2 前項の分類の基準は、原則として、第1分類から第4分類までの4段階の階層構造によるものとする。この場合において、第1分類は、別表第1に定める記号とし、第4分類は、能率的な事務又は事業の処理及び文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)の集合物ごとに作成するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、総務課長は、本庁の課又は振興局及び地方機関において統一の基準により整理する必要がある文書について、本庁の課又は振興局及び地方機関において共通に用いる公文書分類表を作成することができる。

(完結文書の整理)

第58条 完結文書は、公文書管理責任者が当該完結文書となった日以後速やかに、公文書分類表の第4分類の分類項目(以下「分類項目」という。)ごとに整理しなければならない。

2 公文書管理責任者は、整理した完結文書を次に定めるところにより、編さんするものとする。

(1) 文書の巻首には索引目次(別記第17号様式)を付けること。ただし、保存期間が3年未満に属する文書は、この限りでない。

(2) 同一分類項目に属する文書は、1年分又は1会計年度分を1冊とし編さんすること。この場合において、簿冊の厚さがおおむね10センチメートルを超える場合は、分冊すること。

(3) 数年度にわたって編さんすることが適当な文書又は同一分類項目に属する文書で紙数の少ないものは、数年度分を一括して編さんすることができること。

(4) 2以上の事件に関係のある文書は、最も関係の深い分類項目に編さんすること。この場合において、保存期間が3年未満に属する文書であるときを除き、他の関係分類項目の索引目次にその旨を付記すること。

(5) 編さんした文書には、表紙及び背表紙(別記第18号様式)を付け、完結年又は完結年度、保存期間、公文書分類番号、文書名その他の所定の事項を記載すること。

(6) 簿冊、図書等でそのままでは編さんのし難いものは、箱又は袋に入れる方法で処理すること。

3 公文書管理責任者は、前項の規定により編さんした完結文書(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿(別記第19号様式)を作成し、常備しなければならない。

(主務課における完結文書の保管)

第59条 公文書管理責任者は、前条第2項の規定により編さんした完結文書で保存期間が5年未満に属するものについては、主務課において当該完結文書を当該保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 公文書管理責任者は、前条第2項の規定により編さんした完結文書で保存期間が5年以上に属する文書については、保存期間のうち当初の1年間(以下「当初保管期間」という。)は、主務課において保管するものとする。

3 前2項の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。この場合において、主務課長は、当該専用の保管庫等を常に清掃整理し、火災、盗難、湿気、害虫等の予防に努めるものとする。

(完結文書の引継ぎ)

第60条 公文書管理責任者は、前条第2項の規定により主務課において保管する完結文書の当初保管期間が経過したときは、当該完結文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐものとする。

2 前項の規定にかかわらず、公文書管理責任者は、常時使用するなど特別の理由により当初保管期間を経過してもなお主務課において引き続き保管を必要とする完結文書については、主務課保管継続承認書(別記第20号様式)により、総務課長の承認を得て、引き続き当該主務課において保管することができる。この場合において、公文書管理責任者は、当該特別の理由がなくなったときは、当該完結文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐものとする。

3 第1項又は前項後段の規定による完結文書の引継ぎの時期は、総務課長が定める。

4 総務課長は、第1項又は第2項後段の規定による完結文書の引継ぎを受けるときは、当該完結文書の編さん方法等について調査し、不備のあるものは補正をさせた後でなければ、引継ぎを受けてはならないものとする。

(完結文書の保存)

第61条 総務課長は、前条第1項の規定により引継ぎを受けた完結文書(前条第2項後段の規定により引継ぎを受けたものを含む。以下「保存文書」という。)を適正に整理し、当該保存文書の保存期間が経過する日までの間文書庫に保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長は、保存期間が長期に属する保存文書(永久保存する文書に限る。)であって、完結文書となった日から20年を経過したものについては、当該保存文書に公文書管理簿の写しを添えて文書館長に引き継ぐことができる。この場合において、引継ぎは、文書館長の指定する時期に行うものとし、文書館長は、引き継がれた保存文書を適正に整理し、文書庫に保存するものとする。

3 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に変更があったときは、当該変更に伴う保存文書の整理に必要な事項について総務課長に通知しなければならない。

4 総務課長は、前項の規定による通知が第2項の規定により文書館長に引き継がれた保存文書に係るものであるときは、当該通知の内容を文書館長に通知するものとする。

(保存文書の返還)

第62条 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に係る保存文書について当該主務課において常時使用することとなったなど特別の理由が生じたときは、保存文書主務課返還承認書(別記第21号様式)により、総務課長の承認を得て、当該保存文書の返還を受け、当該主務課で保管することができる。

2 総務課長は、前項の規定により主務課に返還される保存文書が前条第2項の規定により文書館長に引き継がれたものであるときは、文書館長に対し、当該保存文書の総務課長への返還を求めるものとする。

3 第1項の規定により主務課に返還された保存文書は、第60条第2項の規定により当該主務課において保管する完結文書とみなす。

(本庁保存文書の閲覧又は借覧)

第63条 総務課長が保存する保存文書(文書館長に引き継いだものを除く。以下「本庁保存文書」という。)を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(別記第22号様式)に所属課室名、職名、氏名、閲覧理由その他必要な事項を記入しなければならない。

2 本庁保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧書(別記第23号様式)により、総務課長の承認を受けなければならない。

3 第1項の規定による閲覧は、文書庫において行わなければならない。

4 第2項の規定による借覧の期間(以下「借覧期間」という。)は、10日以内とする。

5 借覧中の本庁保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ総務課長及び主務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

6 本庁保存文書を借覧している者は、借覧期間内であっても、総務課長から当該文書の返還を求められたときは、直ちに返還しなければならない。

7 本庁保存文書を閲覧し、又は借覧する者は、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、当該文書を取り換え、抜き取り、増訂し、訂正し、又は転貸してはならない。

8 本庁保存文書を閲覧し、又は借覧する者は、当該文書を損傷し、若しくは紛失したとき、又は当該文書に異常を認めたときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(本庁保存文書の職員以外の者の閲覧等)

第64条 総務課長は、あらかじめ主務課長の承認を受けた場合に限り、職員以外の者に本庁保存文書を閲覧させ、又は本庁保存文書の写しの交付を行うことができる。ただし、情報公開条例の規定により本庁保存文書の開示を行う場合には、情報公開条例の定めるところによる。

2 前項本文の場合において、総務課長及び当該主務課長は、閲覧の場所その他必要な事項について協議するものとする。

(主務課保管文書の閲覧又は借覧)

第65条 第59条第1項及び第2項並びに第62条第1項の規定により主務課において保管する完結文書(以下「主務課保管文書」という。)の閲覧及び借覧については、前2条の規定の例により行うものとする。

(文書庫の管理)

第66条 本庁保存文書に係る文書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課長は、前項の文書庫を常に清掃整理し、火災、盗難、湿気、害虫等の予防に努めなければならない。

(完結文書の保存期間の延長)

第67条 主務課長は、次に掲げる完結文書については、当該完結文書の保存期間が経過する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、1の区分に該当する完結文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 情報公開条例に基づく開示請求があったもの 情報公開条例第11条第1項本文及び第2項の規定による決定のあった日の翌日から起算して1年間

2 主務課長は、保存期間が満了した完結文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が経過した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

3 前2項の規定により、保存文書について当該保存期間を延長する場合には、その延長の内容について総務課長に通知するものとする。

(完結文書の国等への移管)

第68条 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌に係る事務の全部又は一部が、国、他の地方公共団体、地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下この項及び次項において同じ。)又は指定管理者(地方自治法第244号の2第3項の規定により、法人その他の団体にあっては知事が指定するものをいう。以下この項及び次項において同じ。)の事務となったときは、主務課保管文書のうち必要と認めるものを当該国、他の地方公共団体、地方独立行政法人又は指定管理者に移管することができる。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により主務課保管文書を移管するときは、当該文書に公文書管理簿の写しを添えて、移管先の当該国、他の地方公共団体、地方独立行政法人又は指定管理者に引き継ぐものとする。

3 公文書管理責任者は、前2項の規定により、完結文書を移管するときは、当該完結文書の完結年又は完結年度、保存期間、公文書分類番号及び文書名、移管する理由、移管する年月日及び移管の方法その他移管に係る必要な事項を明らかにした上で、当該完結文書を移管することについて、起案の方法により、主務課長の決裁を受けるものとする。

4 公文書管理責任者は、前項の規定により、保存文書について移管する場合には、当該保存文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を総務課長に通知するものとする。この場合において、総務課長は、当該保存文書の移管について指導を行い、及び必要な協力を行うものとする。

5 総務課長は、前項の規定による通知が第61条第2項の規定により文書館長に引き継がれた保存文書に係るものであるときは、当該通知の内容を文書館長に通知するものとする。

第5款 完結文書の廃棄

(廃棄の起案等)

第69条 主務課長は、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下この款において同じ。)が経過した完結文書については、廃棄するものとする。

2 主務課長は、保存期間が経過しない完結文書について、保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由が生じたときは、これを廃棄することができる。

3 主務課長は、前2項の規定により、完結文書(保存期間が1年以上に属するものに限る。)を廃棄するときは、当該完結文書の完結年又は完結年度、保存期間、公文書分類番号及び文書名、廃棄する年月日、廃棄の方法その他廃棄に係る必要な事項(前項の規定により完結文書を保存期間が経過する前に廃棄する場合にあっては、当該完結文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を含む。)を明らかにした上で、起案の方法により、当該完結文書を廃棄する旨の決定をするものとする。この場合において、公文書管理責任者は、前項の規定により、完結文書を保存期間が経過する前に廃棄するときは、完結文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を公文書管理簿に記載するものとする。

4 主務課長は、前3項の規定により、保存文書について廃棄する場合には、当該保存文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を総務課長に通知するものとする。この場合において、総務課長は、当該保存文書の廃棄について指導を行い、及び必要な協力を行うものとする。

5 総務課長は、前項の規定による通知が第61条第2項の規定により文書館に引き継がれた保存文書に係るものであるときは、当該通知の内容を文書館長に通知するものとする。

6 主務課長は、第3項の規定により完結文書を廃棄することについて決定をしたときは、次条第2項又は第3項の処理を行う日の30日前までに当該完結文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を文書館長に通知しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第70条 前条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結文書(以下「廃棄文書」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄文書を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄文書の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

2 前項の規定により歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存するものを除き、廃棄文書は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。

3 前項に規定する廃棄文書について、適切な処理を確保するため、総務課長は、当該廃棄文書を各主務課長から引き継ぎ、それらを一括して総務事務集中課長へ引き継ぎ、必要な処理を行うことができる。この場合において、総務事務集中課長は、必要な協力を行うものとする。

4 前項の規定による廃棄文書の引継ぎの時期は、総務課長が総務事務集中課長と協議の上、これを定める。

第2節 図画の管理

(図画の管理)

第71条 図画(文書と複合して一体となっているものを除く。以下この節において同じ。)の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第72条 事務担当者は、図画を作成したとき、又は図画の配布を受けたときは、当該図画を作成し、又は取得したことについて、起案用紙又は簡易起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した図画の余白等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結図画の整理)

第73条 完結図画(事案処理手続が終了した図画をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結図画となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 図画の原図・複写図の別、大きさ、量、形態等に応じて、適当な専用の図画保管庫、箱、筒、袋等に収納すること。

(2) 図画を収納した図画保管庫、箱、筒、袋等には、その適当な場所に、完結年度、保存期間、公文書分類番号その他所定の事項を記載すること。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により整理した完結図画(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結図画の保管)

第74条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結図画を、主務課において当該完結図画に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 前条の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。

3 第67条及び第68条の規定は、完結図画の保存期間の延長及び完結図画の移管について準用する。

(完結図画の廃棄)

第75条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結図画の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第69条の規定は、完結図画の廃棄について準用する。

(廃棄図画の処理)

第76条 前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結図画(以下「廃棄図画」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄図画を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄図画の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

2 前項の規定により歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存するものを除き、廃棄図画は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。

第3節 写真の管理

(写真の管理)

第77条 写真(文書と複合して一体となっているものを除く。以下この節において同じ。)の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第78条 事務担当者は、写真を作成したとき、又は写真の配布を受けたときは、当該写真を作成し、又は取得したことについて、起案用紙又は簡易起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した写真の裏面(当該写真を写真帳へ貼り付けて整理する場合にあっては、当該写真帳の台紙の余白)等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結写真の整理)

第79条 完結写真(事案処理手続が終了した写真をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結写真となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 写真の大きさ、量等に応じて、写真帳へ貼り付け又は箱、袋等に収納する等散逸することのないよう適当な方法により整理すること。

(2) 写真を貼り付け又は収納した写真帳、箱、袋等には、その適当な場所に、完結年度、保存期間、公文書分類番号その他所定の事項を記載すること。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により整理した完結写真(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結写真の保管)

第80条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結写真を、主務課において当該完結写真に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 前項の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。

3 第67条及び第68条の規定は、完結写真の保存期間の延長及び完結写真の移管について準用する。

(完結写真の廃棄)

第81条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結写真の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第69条の規定は、完結写真の廃棄について準用する。

(廃棄写真の処理)

第82条 前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結写真(以下「廃棄写真」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄写真を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄写真の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

2 前項の規定により歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存するものを除き、廃棄写真は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。

第4節 フィルムの管理

(フィルムの管理)

第83条 フィルムの管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(本庁保存文書のマイクロフィルムへの収録)

第84条 総務課長は、主務課長と協議して、本庁保存文書の内容をマイクロフィルムに収録し、当該マイクロフィルムを保管することができる。

2 本庁保存文書の内容を収録したマイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)の保存期間は、マイクロフィルムに収録された保存文書の保存期間とする。

3 総務課長は、マイクロフィルム文書をマイクロフィルム文書台帳(別記第24号様式)により整理しておかなければならない。

4 マイクロフィルムの撮影及び保存の方法については、別に定めるところによる。

(本庁マイクロフィルム文書の閲覧)

第85条 総務課長が保存するマイクロフィルム文書(以下「本庁マイクロフィルム文書」という。)を閲覧しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)(別記第25号様式)に所要事項を記入して、総務課長の承認を受けなければならない。

2 本庁マイクロフィルム文書は、総務課長の指定する場所において閲覧しなければならない。

3 閲覧に係る本庁マイクロフィルム文書は、その一部又は全部を損傷しないように注意するとともに、抹消、修正等をしてはならない。

4 本庁マイクロフィルム文書を閲覧する者は、当該本庁マイクロフィルム文書を損傷したときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(本庁マイクロフィルム文書の複写)

第86条 本庁マイクロフィルム文書の複写を依頼しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)書に所要事項を記入して、総務課長に提出しなければならない。

(フィルムの作成又は取得に係る起案)

第87条 事務担当者は、フィルム(マイクロフィルム文書を除く。以下この節において同じ。)を作成したとき、又はフィルムの配布を受けたときは、当該フィルムを作成し、又は取得したことについて、起案用紙又は簡易起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得したフィルムには、公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載した任意の用紙を添付するものとする。

(完結フィルムの整理)

第88条 完結フィルム(事案処理手続が終了したフィルムをいう。以下同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結フィルムとなった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) フィルムの大きさ、量、形態等に応じて、ネガアルバムへ貼り付け、又はフィルムケース、箱、袋等に収納する等散逸することのないよう適当な方法により整理すること。

(2) フィルムを貼り付け、又は収納したネガフィルム、フィルムケース、箱、袋等には、その適当な場所に、完結年度、保存期間、公文書分類番号その他所定の事項を記載すること。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により整理した完結フィルム(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結フィルムの保管)

第89条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結フィルムを、主務課において当該完結フィルムに係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 前項の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。

3 第67条及び第68条の規定は、完結フィルムの保存期間の延長及び完結フィルムの移管について準用する。

(完結フィルムの廃棄)

第90条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結フィルムの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第69条の規定は、完結フィルムの廃棄について準用する。

(廃棄フィルムの処理)

第91条 前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結フィルム(以下「廃棄フィルム」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄フィルムを文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄フィルムの適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

2 前項の規定により歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存するものを除き、廃棄フィルムは、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。

第5節 電磁的記録の管理

(電磁的記録の管理)

第92条 電磁的記録の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(受領したオンライン電磁的記録の取扱い)

第93条 本庁のオンライン事務処理装置で受領した電磁的記録(電子メールにより受信した電磁的記録を含む。以下「オンライン電磁的記録」という。)は、公文書管理責任者が受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) オンライン電磁的記録の内容は、速やかに書面に出力すること。

(2) 前号の規定により出力された書面は、送達された文書とみなし、第20条の規定の例により、収受の処理を行うこと。

(3) オンライン電磁的記録に電子署名が行われているときは、当該電子署名を検証すること。

2 前項の規定にかかわらず、利用目的等により、受領したオンライン電磁的記録を電磁的記録のままで管理する必要がある場合は、当該オンライン電磁的記録をフレキシブルディスク等に記録することができる。この場合において、当該電磁的記録のラベル等に収受印を押印するものとする。ただし、公文書管理責任者が簡易の処理が適当と認めるオンライン電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

(配布を受けたオンライン電磁的記録以外の電磁的記録の取扱い)

第94条 公文書管理責任者は、オンライン電磁的記録以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又はオンライン電磁的記録以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

2 前項に規定する場合において、当該電磁的記録が電子計算機による情報処理の用に供されるものであるときは、当該電磁的記録の内容を書面に出力し、当該書面を配布を受けた文書又は受領した文書とみなし、第20条の規定により、処理を行うことができる。

(作成又は取得に係る起案)

第95条 事務担当者は、電磁的記録を作成したとき(台帳等の電磁的記録を適正な状態で維持管理するために当該電磁的記録に追記、更新による加除又は修正を行ったときを除く。)、又はオンライン電磁的記録以外の電磁的記録(第93条第2項の規定により処理されるものを含み、前条第2項の規定により処理されるものを除く。)の配布を受けたときは、当該電磁的記録を作成し、又は取得したことについて、起案用紙若しくは簡易起案用紙を用いて、又は総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成した電磁的記録は、フレキシブルディスク、録音テープ、ビデオテープ等に記録したときは、当該電磁的記録のラベル等の余白に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(情報処理システムによる事務及び事業の意思決定)

第95条の2 情報処理システムによる事務及び事業に関する意思決定に当たっての第3条第3項の規定による電磁的記録の作成については、総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を受けることにより行うものとする。

(完結電磁的記録の整理)

第96条 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録は、公文書管理責任者が当該完結電磁的記録(事案処理手続が終了した電磁的記録をいう。以下同じ。)となった日以後速やかに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 公文書管理責任者が指定する組織共用のフレキシブルディスク等又はハードディスク等の組織共用部分に記録すること。

(2) 和歌山県情報処理規程第3条第3項に規定する情報政策課所管コンピュータにより管理される業務システムのデータベース、グループウェアにより共有されるファイル等を除く電磁的記録については、記録媒体に年度別かつ分類項目別の領域を設定し、当該領域内に記録すること。

(3) フレキシブルディスク等に保存するときは、同一のフレキシブルディスク等には、2以上の年度又は分類項目にわたる電磁的記録を記録しないこと。

2 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録以外の電磁的記録は、公文書管理責任者が当該完結電磁的記録となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 電磁的記録を記録媒体に保存するときは、同一の記録媒体には、2以上の年度又は分類項目にわたる電磁的記録を記録しないこと。

(2) 電磁的記録の記録媒体の大きさ、量、形態等に応じて、適当な保管庫、箱、袋等に収納すること。

(3) 電磁的記録の記録媒体を収納した保管庫、箱、袋等には、その適当な場所に、完結年度、保存期間、公文書分類番号その他所定の事項を記載すること。

3 公文書管理責任者は、前2項の規定により整理した完結電磁的記録(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結電磁的記録の保管)

第97条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結電磁的記録を主務課において当該完結電磁的記録に係る保存期間が経過する日までの間、必要に応じて記録媒体の変換等を行うことにより、適正かつ確実に利用できる方法で保管するものとする。この場合において、フレキシブルディスク等に記録した完結電磁的記録は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納し、施錠して保管するものとする。

2 第67条及び第68条の規定は、完結電磁的記録の保存期間の延長及び完結電磁的記録の移管について準用する。

(完結電磁的記録の廃棄)

第98条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結電磁的記録の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第69条の規定は、完結電磁的記録の廃棄について準用する。

(廃棄電磁的記録の処理)

第99条 前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結電磁的記録(以下「廃棄電磁的記録」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄電磁的記録を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄電磁的記録の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

2 前項の規定により歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存するものを除き、廃棄電磁的記録は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、当該電磁的記録に記録された情報を復元できないよう、記録媒体の初期化その他記録媒体の特性に応じた適切な処理を行うものとする。

第3章 振興局における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布

(文書等の受領)

第100条 振興局に送達された文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)は、庶務担当課(以下「庶務課」という。)の長(以下「庶務課長」という。)が受領し、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱郵便物は、書留等収受簿に記載の上、受領印を徴して、主務課長に配布すること。

(2) 電報は、電報収受簿に記載の上、受領印を徴して、主務課長に配布すること。

(3) 運送便による物品は、送り状に受領印を徴して、主務課長に配布すること。

(4) 前各号に掲げるもの以外の文書等は、各主務課ごとに仕分けして庶務課の文書棚又は主務課長に配布すること。

2 前項の場合において、2以上の課に関係のある文書等はその関係の最も深い課に配布するものとする。

(地域振興部等の文書等の受領)

第101条 前条の規定にかかわらず、振興局の地域振興部、健康福祉部、農林水産振興部及び建設部(振興局の事務所を除く。以下「地域振興部等」という。)の所管に係る文書等が送達されたときは、当該文書等を所管する地域振興部等の庶務課長において受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱郵便物は、書留等収受簿に記載の上、受領印を徴して、主務課長に配布すること。

(2) 電報は、電報収受簿に記載の上、受領印を徴して、主務課長に配布すること。

(3) 運送便による物品は、送り状に受領印を徴して、主務課長に配布すること。

(4) 前各号に掲げるもの以外の文書等は、各主務課ごとに仕分けして庶務課の文書棚に配布すること。

2 前項の場合において、2以上の課に関係のある文書等はその関係の最も深い課に配布するものとする。

(配布を受けた文書等の取扱い)

第102条 主務課長は、第100条の規定により、配布を受けた文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書等は処理方針等を指示した上で、事務担当者に配布するものとする。

2 事務担当者は、前項の規定により文書等の配布を受けたときは、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書(親展文書を除く。)については、その余白に収受印を押印すること。ただし、刊行物、ポスター、挨拶状その他主務課長が簡易の処理が適当と認める文書については、収受印の押印を省略することができる。

(2) 往復文書のうち、申請、照会等当該文書に基づき決定、回答等を要する文書、既に電子文書カードシステム等に記録等された文書に関する文書(主務課長が簡易の処理が適当と認める文書を除く。)その他主務課長が重要と認める文書については、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等し、当該文書に電子文書カードシステム等の番号を記載すること。

(3) 前号の規定により電子文書カードシステム等に所要事項を記録等すべき文書のうち、同一年度において同一の申請、証明願等を相当数収受するものについては、集合文書カードに所要事項を記載し、当該文書に電子文書カードシステム等の番号及び集合文書カードの枝番号を記載することができる。

(4) 不服申立てその他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書は、当該文書に収受時刻を記入し、押印の上、封筒を添付して前3号の手続をとること。

3 主務課長は、配布を受けた文書のうち、特に重要なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けるものとする。

4 主務課長は、当該課に直接持参された文書で収受手続を要すると認められるものについては、処理方針等を指示した上で事務担当者に配布し、第2項の規定による手続を行わせるものとする。

5 親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した結果、それが収受手続を要すると認められるときは、速やかに主務課長に回付しなければならない。

6 主務課長は、他の課に関係がある文書で重要なものについては、その写しを関係課に配布すること。

7 主務課長は、配布を受けた文書のうち、当該課の所管に属さないものについては、その理由を連絡用紙に記載して、直ちに庶務課長に返付すること。

(地域振興部等における配布を受けた文書等の取扱い)

第103条 前条の規定にかかわらず、地域振興部等の主務課長は、第101条の規定により、配布を受けた文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書は処理方針等を指示した上で、事務担当者に配布するものとする。

2 事務担当者は、前項の規定で文書等の配布を受けたときは、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書については、その余白に収受印を押印すること。ただし、刊行物、ポスター、挨拶状その他地域振興部等の主務課長が簡易の処理が適当と認める文書については、収受印の押印を省略することができる。

(2) 往復文書のうち、申請、照会等当該文書に基づき決定、回答等を要する文書、既に電子文書カードシステム等に記録等された文書に関する文書(地域振興部等の主務課長が簡易の処理が適当と認めるものを除く。)その他地域振興部等の主務課長が重要と認める文書については、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等し、当該文書に電子文書カードシステム等の番号を記載すること。

(3) 前号の規定により電子文書カードシステム等に所要事項を記録等すべき文書のうち、同一年度において同一の申請、証明願等を相当数収受するものについては、集合文書カードに所要事項を記載し、当該文書に電子文書カードシステム等の番号及び集合文書カードの枝番号を記載することができる。

(4) 不服申立てその他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書は、当該文書に収受時刻を記入し、押印の上、封筒を添付して前3号の規定による手続をとること。

3 地域振興部等の主務課長は、配布を受けた文書のうち、特に重要なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けるものとする。

4 地域振興部等の主務課長は、当該課に直接持参された文書で収受手続を要すると認められるものについては、処理方針等を指示した上で事務担当者に配布し、第2項の規定による手続を行わせるものとする。

5 親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した結果、それが収受手続を要すると認められるときは、速やかに地域振興部等の主務課長に提示して必要な手続を受けなければならない。

6 地域振興部等の主務課長は、他の課に関係がある文書で重要なものについては、その写しを関係課の長に配布すること。この場合において、配布を受けた関係課の長は、その写しについて正本に準じた処理を行うこと。

7 地域振興部等の主務課長は、配布を受けた文書のうち、当該課の所管に属さないものについては、その理由を連絡用紙に記載して、直ちに地域振興部等の庶務課長に返付すること。

(準用)

第104条 第17条第18条及び第21条の規定は、振興局における文書の収受及び配布について準用する。この場合において、第17条第2項及び第18条中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第2款 文書の処理

(文書の発信者名)

第105条 文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、次の表の左欄に掲げる区分に応じ、同表の右欄に掲げる発信者名を用いるものとする。ただし、軽易な文書については、振興局名を用いることができる。

区分

発信者名

(1) 振興局長の専決事項に係る文書のうち許可、認可、承認等の指令、契約書その他これらに類する文書

(2) その他知事名によることを適当とする文書

知事

(1) 振興局長の権限に属する事務に係る文書

(2) 振興局長に委任された事務に係る文書

(3) 市町村の長又は議会の長に発する文書

(4) 他の振興局の長又は地方機関の長に発する文書

(5) その他振興局長名によることを適当とする文書

振興局の長

(1) 振興局の部長の権限に属する事務に係る文書

(2) 市町村の長又は議会の長に発する文書で軽易なもの

(3) 他の振興局の長又は地方機関の長に発する文書で軽易なもの

(4) その他振興局の部長名によることを適当とする文書

振興局の部長

(1) 本庁の課長、振興局の部長又は地方機関に発する文書で簡易なもの

(2) 振興局の事務所の長又は地方機関の事務所の長に発する文書

(3) その他ダム管理事務所長名によることを適当とする文書

ダム管理事務所長

2 知事名以外の者を発信者名として用いる文書には、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。

(決裁区分の表示)

第106条 起案文書の決裁区分の欄には、地方機関事務決裁規程(昭和63年和歌山県訓令第7号)に規定する専決事項に従って第30条の例により、決裁区分を表示するものとする。

(合議)

第107条 他の課に関係のある文書は、主務課長に回議した後、関係のある課長に合議するものとする。

(準用)

第108条 第22条から第28条まで、第30条第2項及び第3項第31条第1項第32条から第34条まで、第35条第3項及び第4項第36条から第38条まで、第40条から第42条まで、第43条前段並びに第44条の規定は、振興局における文書の処理について準用する。この場合において、第26条第2項第3号中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第32条第1項中「主務課長は」とあるのは「振興局の部長は、当該事案等に係る事務を所掌する本庁の関係課を経て」と、第34条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第37条第1項中「主務課長又は主務班長」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「事務決裁規程等」とあるのは「地方機関事務決裁規程」と、第38条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第3款 文書の施行

(原議及び電子文書カードシステム等の整理)

第109条 事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等するものとする。

(地域振興部等の原議及び電子文書カードシステム等の整理)

第110条 前条の規定にかかわらず、地域振興部等の事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等するものとする。

(発送)

第111条 文書等の発送は、公文書管理責任者等が行うものとする。ただし、特殊取扱郵便物(内容証明、現金書留等をいう。)、緊急に発送を要する文書等の発送は、公文書管理責任者等から郵便切手の交付を受けて主務課長が行うものとする。

2 主務課長は、文書等を発送しようとするときは、次に定める手続により処理しなければならない。

(1) 郵便により発送する文書等は、次によること。

 集中発送する文書等(公文書管理責任者等が別に定める機関に対して別に定める定例発送日に一括とりまとめて発送するもの(書留、速達等により発送するものを除く。)をいう。以下同じ。)は、原則として封筒に入れることなく庶務課の文書発送棚に入れること。

 集中発送する文書等以外の文書等(書留、速達等により発送するものを除く。)は、宛先を明記した封筒に入れ庶務課の文書発送箱に入れること。

 書留、速達等により発送する文書等は、宛先を明記した封筒に入れ、公文書管理責任者等に提示すること。

(2) 貨物便として発送する文書等は、主務課において、封筒に入れ、又は包装若しくはこん包をし、外装又は所定の送り状に宛先その他の所要事項を明記するとともに、原議(原議のないものにあっては、当該発送について主務課長の確認を得た発送伺簿(別記第26号様式))を添えて公文書管理責任者等に提示すること。

(3) 電報により施行する文書は、主務課において発信すること。

3 主務課長は、前項第1号に規定する発送をする場合においては、発送する文書等に当該原議(原議のないものについては、発送伺簿)を添えて公文書管理責任者等が定める時刻までに庶務課に持参し、公文書管理責任者等の確認を受けなければならない。この場合において、公文書管理責任者等は、原議に速達その他特殊扱いの表示があっても、内容を審査してその必要がないと認められるものは、主務課長と協議しその取扱方法を変更することができる。

4 前項の規定にかかわらず、主務課長は、第117条において準用する第48条第1項ただし書の規定により公印及び契印の押印を省略した文書については、ファクシミリ又は電報等を利用して発送することができる。

5 公文書管理責任者等は、第1項から第3項までの規定による文書等の発送手続を終わったときは、原議に発送済印(別記第27号様式)を押印し、速やかに主務課長に返付しなければならない。

6 主務課長は、オンライン事務処理装置又は電子メールを利用して電磁的記録を発送することができる。ただし、電子メールを利用して発送することができる電磁的記録は、第48条の2第1項ただし書に規定する電磁的記録に限るものとする。

第112条 前条第3項に規定する時刻を過ぎて持参した文書等で緊急に発送を要するものは、公文書管理責任者等の承認を得、郵便料金に相当する郵便切手の交付を受けて、主務課長が発送するものとする。この場合において、前条第3項及び第5項の規定を準用する。

(文書の完結)

第113条 事務担当者は、文書の処理が完結したときは、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に完結年月日を記録等するものとする。

(地域振興部等における文書の完結)

第114条 前条の規定にかかわらず、地域振興部等の事務担当者は、文書の処理が完結したときは、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に完結年月日を記録等しなければならない。

(文書の処理の促進及び確認)

第115条 公文書管理責任者等は、電子文書カードシステム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進しなければならない。

2 公文書管理責任者等は、文書の処理状況を確認し、電子文書カードシステムにより所要の処理を行うものとする。この場合において、集合文書カードにより所要事項を記載する文書については、毎月、供覧その他公文書管理責任者等が適当と認める方法により確認し、当該処理を行うものとする。

(地域振興部等における文書の処理の促進及び確認)

第116条 前条の規定にかかわらず、公文書管理責任者等は、電子文書カードシステム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進しなければならない。

2 公文書管理責任者等は、文書の処理状況を確認し、電子文書カードシステムにより所要の処理を行うものとする。この場合において、集合文書カードにより所要事項を記載する文書については、毎月、供覧その他公文書管理責任者等が適当と認める方法により確認し、当該処理を行うものとする。

(準用)

第117条 第45条第46条第48条第48条の2及び第49条の規定は、振興局における文書及び電磁的記録の施行について準用する。この場合において、第48条第2項及び第48条の2第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第4款 完結文書等の保管及び保存

(完結文書の整理)

第118条 完結文書は、主務課長が公文書管理責任者等の指示を受けて、分類項目ごとに整理しなければならない。

(準用)

第119条 第55条第56条第57条第1項及び第2項第58条第2項及び第3項第59条第60条第61条第1項及び第3項第62条第1項及び第3項並びに第63条から第68条までの規定は、振興局における完結文書等の保管、保存及び移管について準用する。この場合において、第57条第1項中「主務課長」とあるのは「振興局の部長」と、第58条第2項及び第3項並びに第59条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第60条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第3項及び第4項並びに第61条第1項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第62条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第63条第1項第2項第5項及び第6項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第7項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第8項及び第64条中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第66条第1項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項及び第67条第3項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第68条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、同条第4項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第5款 完結文書の廃棄

(準用)

第120条 第69条及び第70条の規定は、振興局における完結文書の廃棄について準用する。この場合において、第69条第3項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第4項及び第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第6項中「決定をした」とあるのは「上司の決裁を受けた」と、第70条第3項及び第4項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「総務事務集中課長」とあるのは「庶務課長」と読み替えるものとする。

第2節 図画の管理

(準用)

第121条 第71条から第76条までの規定は、振興局における図画の管理について準用する。この場合において、第73条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第74条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第75条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第3節 写真の管理

(準用)

第122条 第77条から第82条までの規定は、振興局における写真の管理について準用する。この場合において、第79条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第80条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第81条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第4節 フィルムの管理

(準用)

第123条 第83条及び第87条から第91条までの規定は、振興局におけるフィルムの管理について準用する。この場合において、第88条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第89条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第90条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第5節 電磁的記録の管理

(配布を受けたオンライン事務処理装置以外の電磁的記録の取扱い)

第124条 公文書管理責任者等は、オンライン事務処理装置以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又はオンライン事務処理装置以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者等が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

2 前項に規定する場合において、当該電磁的記録が電子計算機による情報処理の用に供されるものであるときは、当該電磁的記録の内容を書面に出力し、当該書面を配布を受けた文書又は受領した文書とみなし、第100条及び第102条の規定により処理することができる。

(地域振興部等の配布を受けたオンライン事務処理装置以外の電磁的記録の取扱い)

第125条 前条の規定にかかわらず、地域振興部等の主務課長はオンライン事務処理装置以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又はオンライン事務処理装置以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者等が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

2 前項に規定する場合において、当該電磁的記録が電子計算機による情報処理の用に供されるものであるときは、当該電磁的記録の内容を書面に出力し、当該書面を配布を受けた文書又は受領した文書とみなし、第101条及び第103条の規定により処理することができる。

(準用)

第126条 第92条第93条及び第95条から第99条までの規定は、振興局における電磁的記録の管理について準用する。この場合において、第93条第1項中「本庁」とあるのは「振興局」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第96条第1項各号列記以外の部分中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第1項第1号中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第97条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第98条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第4章 地方機関における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布

(準用)

第127条 第17条第18条第21条及び第100条から第103条までの規定は、地方機関における文書の収受及び配布について準用する。この場合において、第17条第1項各号列記以外の部分中「文書等」とあるのは「文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)」と、同条第2項及び第18条中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第100条第1項各号列記以外の部分中「振興局」とあるのは「地方機関」と、「文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)」とあるのは「文書等」と、「庶務担当課(以下「庶務課」という。)の長(以下「庶務課長」という。)」とあるのは「庶務課長(課を置かない地方機関にあっては、あらかじめ公文書管理責任者が指名する者)」と、同項各号列記中「主務課長」とあるのは「主務課長(課を置かない地方機関にあっては、あらかじめ公文書管理責任者が指名する者)」と、第101条第1項中「振興局の地域振興部、健康福祉部、農林水産振興部及び建設部(振興局の事務所を除く。以下「地域振興部等」という。)」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センターその他別表第1第3項第1号に掲げる地方機関及び新宮保健所串本支所(以下「子ども・女性・障害者相談センター等」という。)」と、第103条第1項及び第2項中「地域振興部等」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センター等」と読み替えるものとする。

第2款 文書の処理

(文書の発信者名)

第128条 文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、次の表の左欄に掲げる区分に応じ、同表の右欄に掲げる発信者名を用いるものとする。ただし、必要がある場合は、地方機関名を用いることができる。

区分

発信者名

(1) 地方機関の長の専決事項に係る文書のうち許可、認可、承認等の指令、契約書その他これらに類する文書

(2) その他知事名によることを適当とする文書

知事

(1) 地方機関の長の権限に属する事務に係る文書

(2) 地方機関の長に委任された事務に係る文書

(3) 本庁の課長、振興局の長若しくは部長又は地方機関の長に発する文書

(4) その他地方機関の長名によることを適当とする文書

地方機関の長

2 知事名以外の者を発信者名として用いる文書には、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。

(合議)

第129条 他の課に関係のある文書は、主務課長に回議した後、関係のある課長に合議しなければならない。

(準用)

第130条 第22条から第28条まで、第30条第2項及び第3項第31条第1項第32条から第34条まで、第35条第3項及び第4項第36条から第38条まで、第40条から第42条まで、第43条前段第44条並びに第106条の規定は、地方機関における文書の処理について準用する。この場合において、第26条第2項第3号中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第32条第1項中「主務課長は」とあるのは「地方機関の長は、主管課長を経て」と、第34条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第35条第3項中「関係部課」とあるのは「関係課」と、同条第4項中「部課長」とあるのは「課長」と、第37条第1項中「主務課長又は主務班長」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「事務決裁規程等」とあるのは「地方機関事務決裁規程」と、第38条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第3款 文書の施行

(準用)

第131条 第45条第46条第48条第48条の2第49条及び第109条から第116条までの規定は、地方機関における文書及び電磁的記録の施行について準用する。この場合において、第48条第2項及び第48条の2第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第110条第114条及び第116条中「地域振興部等」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センター等」と読み替えるものとする。

第4款 完結文書等の保管及び保存

(準用)

第132条 第55条第56条第57条第1項及び第2項第58条第2項及び第3項第59条第60条第61条第1項及び第3項第62条第1項及び第3項第63条から第68条まで並びに第118条の規定は、地方機関における完結文書等の保管、保存及び移管について準用する。この場合において、第57条第1項中「主務課長」とあるのは「地方機関の長は、主管課長を経て」と、第58条第2項及び第3項並びに第59条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第60条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第3項及び第4項並びに第61条第1項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第62条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第63条第1項第2項第5項及び第6項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第7項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第8項及び第64条中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第66条第1項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項及び第67条第3項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第68条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、同条第4項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第5款 完結文書の廃棄

(準用)

第133条 第69条及び第70条の規定は、地方機関における完結文書の廃棄について準用する。この場合において、第69条第3項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第4項及び第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第6項中「決定をした」とあるのは「上司の決裁を受けた」と、第70条第3項及び第4項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「総務事務集中課長」とあるのは「庶務課長」と読み替えるものとする。

第2節 図画の管理

(準用)

第134条 第71条から第76条までの規定は、地方機関における図画の管理について準用する。この場合において、第73条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第74条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第75条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第3節 写真の管理

(準用)

第135条 第77条から第82条までの規定は、地方機関における写真の管理について準用する。この場合において、第79条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第80条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第81条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第4節 フィルムの管理

(準用)

第136条 第83条及び第87条から第91条までの規定は、地方機関におけるフィルムの管理について準用する。この場合において、第88条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第89条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第90条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第5節 電磁的記録の管理

(準用)

第137条 第92条第93条第95条から第99条まで、第124条及び第125条の規定は、地方機関における電磁的記録の管理について準用する。この場合において、第93条第1項中「本庁」とあるのは「地方機関」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第96条第1項各号列記以外の部分中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第1項第1号中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第97条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第98条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第125条第1項中「地域振興部等」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センター等」と読み替えるものとする。

第5章 補則

(振興局及び地方機関における公文書の例外的取扱い)

第138条 振興局の長及び地方機関の長は、当該振興局及び地方機関における公文書の取扱いが前2章の規定により難いときは、総務課長の承認を得て例外的な取扱いについて定めることができる。これを改廃するときも同様とする。

附 則

1 この訓令は、平成13年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

2 改正前の和歌山県文書規程(以下「旧規程」という。)によりされた手続その他の行為は、改正後の和歌山県公文書管理規程(以下「新規程」という。)の相当の規定によりされた手続その他の行為とみなす。

3 旧規程第49条の規定により作成された文書管理簿は、新規程第58条第3項第73条第2項第79条第2項第88条第2項及び第96条第3項の規定により作成された公文書管理簿とみなす。

4 施行日前に知事の職員が作成し、又は取得した公文書であって、旧規程の規定により管理していないもののうち、主務課長が施行日以後も管理する必要があると認めるものについては、施行日に作成し、又は取得し、決裁又は供覧等の手続が終了した公文書とみなす。

附 則(平成13年9月28日訓令第20号)

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

附 則(平成14年3月29日訓令第16号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成14年7月12日訓令第34号)

この訓令は、平成14年7月29日から施行する。ただし、別表第1の3の(2)にNPOサポートセンターの項を加える改正規定は、平成14年7月14日から施行する。

附 則(平成15年3月28日訓令第17号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成16年3月30日訓令第19号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日訓令第11号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第11号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日訓令第42号)

この訓令は、告示の日から施行する。

附 則(平成19年9月28日訓令第52号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月28日訓令第13号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第31号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月30日訓令第29号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現に改正前の和歌山県公文書管理規程別記第15号様式の規定に基づき作成されている用紙については、改正後の和歌山県公文書管理規程別記第15号様式の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

附 則(平成24年3月30日訓令第6号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年11月20日訓令第14号)

この訓令は、告示の日から施行する。ただし、第12条の改定規定は、平成25年1月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第10号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年6月28日訓令第24号)

この訓令は、平成25年7月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第9号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に文書カードにより番号を付した文書であって、第15条第4項の規定により当該事案が完結するまで同一番号を用いるものについては、なお従前の例による。

附 則(平成28年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年8月5日訓令第23号)

この訓令は、平成28年8月5日から施行し、この訓令による改正後の和歌山県公文書管理規程の規定は、平成28年4月1日から適用する。

附 則(平成29年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年5月31日訓令第17号)

この訓令は、平成29年6月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第11号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月29日訓令第8号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第15条、第57条関係)

1 本庁

課名

記号

秘書課

政策審議課

広報課

監察査察課

監察

総務課

行政改革課

人事課

人事課職員厚生室

人職

財政課

税務課

市町村課

市町村

管財課

危機管理・消防課

危消

防災企画課

災害対策課

企画総務課

企画

文化学術課

文学

国際課

調査統計課

調統

情報政策課

情政

地域政策課

地政

移住定住推進課

移推

総合交通政策課

総交

人権政策課

人権

人権施策推進課

人施

環境生活総務課

環生

環境生活総務課自然環境室

自環

循環型社会推進課

環境管理課

環管

県民生活課

県民

青少年・男女共同参画課

青男女

食品・生活衛生課

食生

福祉保健総務課

子ども未来課

長寿社会課

ねんりんピック推進課

ね推

障害福祉課

医務課

健康推進課

国民健康保険課

国保

薬務課

商工観光労働総務課

商工振興課

商振

公営企業課

公企

労働政策課

企業振興課

企振

産業技術政策課

産技

企業立地課

企立

観光振興課

観振

観光交流課

観交

農林水産総務課

食品流通課

食流

農業農村整備課

農整

果樹園芸課

畜産課

経営支援課

林業振興課

森林整備課

水産振興課

資源管理課

県土整備総務課

県総

技術調査課

検査・技術支援課

用地対策課

道路政策課

道政

道路保全課

道保

道路建設課

河川課

砂防課

下水道課

都市政策課

都政

建築住宅課

建住

公共建築課

港湾空港振興課

港空

港湾漁港整備課

港整

会計課

総務事務集中課

総集

2 振興局

振興局名

内部組織の名称

記号

部名

課等の名称

海草振興局

地域振興部

総務県民課

海地総

企画産業課

海地企

健康福祉部

総務健康安全課

海健総

保健福祉課

海健福

衛生環境課

海健衛

農林水産振興部

農業水産振興課

海農農振

林務課

海農林務

農地課

海農農地

建設部

総務調整課

海建総

用地課

海建用

管理保全課

海建管

工務課

海建工

街路公園課

海建街

海南工事事務所

海建海工

那賀振興局

地域振興部

総務県民課

那地総

企画産業課

那地企

健康福祉部

総務健康安全課

那健総

保健福祉課

那健福

衛生環境課

那健衛

農林水産振興部

農業水産振興課

那農農振

林務課

那農林務

農地課

那農農地

建設部

総務調整課

那建総

用地課

那建用

管理保全課

那建管

工務課

那建工

紀の川流域下水道事務所

那建下水

伊都振興局

地域振興部

総務県民課

伊地総

企画産業課

伊地企

健康福祉部

総務健康安全課

伊健総

保健福祉課

伊健福

衛生環境課

伊健衛

農林水産振興部

農業水産振興課

伊農農振

林務課

伊農林務

農地課

伊農農地

建設部

総務調整課

伊建総

用地課

伊建用

管理保全課

伊建管

工務課

伊建工

農林道課

伊建農

国道橋本建設事務所

伊建国道

有田振興局

地域振興部

総務県民課

有地総

企画産業課

有地企

健康福祉部

総務健康安全課

有健総

保健福祉課

有健福

衛生環境課

有健衛

農林水産振興部

農業水産振興課

有農農振

林務課

有農林務

農地課

有農農地

建設部

総務調整課

有建総

用地課

有建用

管理保全課

有建管

工務課

有建工

広川出張所

有建広

湯浅御坊高速事務所

有建湯高

二川ダム管理事務所

有建二ダ

日高振興局

地域振興部

総務県民課

日地総

企画産業課

日地企

健康福祉部

総務健康安全課

日健総

保健福祉課

日健福

衛生環境課

日健衛

農林水産振興部

農業水産振興課

日農農振

林務課

日農林務

農地課

日農農地

建設部

総務調整課

日建総

用地課

日建用

管理保全課

日建管

道路課

日建道

河港課

日建河

椿山ダム管理事務所

日建椿ダ

西牟婁振興局

地域振興部

総務県民課

西地総

企画産業課

西地企

健康福祉部

総務健康安全課

西健総

保健福祉課

西健福

衛生環境課

西健衛

農林水産振興部

農業水産振興課

西農農振

林務課

西農林務

農地課

西農農地

建設部

総務調整課

西建総

用地課

西建用

建築課

西建築

管理保全課

西建管

工務課

西建工

東牟婁振興局

地域振興部

総務県民課

東地総

企画産業課

東地企

健康福祉部

総務健康安全課

東健総

保健福祉課

東健福

衛生環境課

東健衛

串本支所地域福祉課

東健支地

串本支所保健環境課

東健支保

農林水産振興部

農業水産振興課

東農農振

林務課

東農林務

串本建設部

総務用地課

串建総

管理保全課

串建管

工務課

串建工

七川ダム管理事務所

串建七ダ

近畿自動車道紀南高速事務所

串建近

新宮建設部

総務調整課

新建総

用地課

新建用

管理保全課

新建管

工務課

新建工

3 地方機関

(1) 内部組織に記号を付与された地方機関

地方機関名

内部組織の名称

記号

子ども・女性・障害者相談センター

総務企画課

和相セ総

子ども相談第一課

和相セ子1

子ども相談第二課

和相セ子2

家庭支援課

和相セ家

女性相談課

和相セ女

障害者支援課

和相セ障

一時保護課

和相セ一

子ども診療室

和相セ診

岩出保健所

総務健康安全課

岩保総

保健福祉課

岩保福

衛生環境課

岩保衛

橋本保健所

総務健康安全課

橋保総

保健福祉課

橋保福

衛生環境課

橋保衛

海南保健所

総務健康安全課

海保総

保健福祉課

海保福

衛生環境課

海保衛

湯浅保健所

総務健康安全課

湯保総

保健福祉課

湯保福

衛生環境課

湯保衛

御坊保健所

総務健康安全課

御保総

保健福祉課

御保福

衛生環境課

御保衛

田辺保健所

総務健康安全課

田保総

保健福祉課

田保福

衛生環境課

田保衛

新宮保健所

総務健康安全課

新保総

保健福祉課

新保福

衛生環境課

新保衛

串本支所地域福祉課

新保支地

串本支所保健環境課

新保支保

農林大学校

総務部、農学部及び林業研修部

和農林大

就農支援センター

和就セ

(2) 内部組織に記号を付与されていない地方機関

地方機関名

記号

東京事務所

和東

和歌山県税事務所

和県税

紀北県税事務所

紀北県税

紀中県税事務所

紀中県税

紀南県税事務所

紀南県税

消防学校

消学

防災航空センター

和航セ

文書館

和文

環境衛生研究センター

和環セ

鳥獣保護センター

鳥獣

交通事故相談所

交事

消費生活センター

消セ

男女共同参画センター

和男女セ

動物愛護センター

動物

紀南児童相談所

和紀児

仙渓学園

和仙

女性保護施設なぐさホーム

和なぐさ

精神保健福祉センター

精保

高等看護学院

和看学

なぎ看護学校

なぎ

こころの医療センター

和こセ

難病・子ども保健相談支援センター

難・子セ

公営競技事務所

公競

工業用水道管理センター

工水セ

和歌山産業技術専門学院

和産技

田辺産業技術専門学院

田産技

工業技術センター

和工技

世界遺産センター

和世セ

農業試験場

農試

農業試験場暖地園芸センター

和暖園

果樹試験場

和果試

果樹試験場かき・もも研究所

和か

果樹試験場うめ研究所

和う

畜産試験場

和畜試

畜産試験場養鶏研究所

和鶏研

林業試験場

和林試

水産試験場

和水試

農作物病害虫防除所

農防

紀北家畜保健衛生所

紀北家衛

紀南家畜保健衛生所

紀南家衛

土砂災害啓発センター

和啓セ

和歌山下津港湾事務所

和港

別表第2(第56条関係)

公文書保存期間基準表

 

長期に属する公文書

10年に属する公文書

5年に属する公文書

3年に属する公文書

1年に属する公文書

事務処理上必要な1年未満の期間に属する公文書

法規

条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する公文書

 

 

 

 

 

条例、規則等の解釈及び運用方針に関する公文書で重要なもの(主務課に限る。)

条例、規則等の解釈及び運用方針に関する公文書(主務課に限る。)

 

 

 

 

議会

県議会の議案、県議会報告案及び県議会会議結果その他県議会に関する公文書で特に重要なもの

県議会に関する公文書で重要なもの

県議会に関する公文書

 

 

 

県行政の計画等

特に重要な施策の計画及び実施に関する公文書

重要な施策の計画及び実施に関する公文書

施策の計画及び実施に関する公文書

 

 

 

1 県の組織の設置若しくは廃止又は県の行政区画の変更に関する公文書

2 県行政の沿革に関する公文書で重要なもの

 

 

 

 

 

一般行政事務

諮問及び答申に関する公文書で特に重要なもの

諮問及び答申に関する公文書で重要なもの

諮問及び答申に関する公文書

請願、陳情、意見及び提案に関する公文書

意見及び提案に関する公文書で軽易なもの

 

告示及び公告に関する公文書で特に重要なもの

告示及び公告に関する公文書で重要なもの

1 告示及び公告に関する公文書

2 公表及び広報に関する公文書で重要なもの

公表及び広報に関する公文書

公表及び広報に関する公文書で軽易なもの

 

通達、内規等に関する公文書で将来の例証となる特に重要なもの

通達、内規等に関する公文書で重要なもの

通達、内規等に関する公文書

 

 

 

法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する公文書

法律関係が5年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する公文書

契約、覚書、協定その他の権利義務に関する公文書

 

 

 

行政行為等

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもののうち特に重要なもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもののうち重要なもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので軽易なもの

 

法律関係が10年を超える許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する公文書

法律関係が5年を超える許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する公文書

許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する公文書

許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する公文書で軽易なもの

 

 

行政指導等に関する公文書で特に重要なもの

行政指導等に関する公文書で重要なもの

行政指導等に関する公文書

 

 

 

訴訟、不服申立てその他争訟に関する公文書(軽易なものを除く。)

 

 

 

 

 

人事・服務・

表彰等

行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する公文書

 

 

 

 

 

一般職員の任用、賞罰等に関する公文書で重要なもの(人事課に限る。)

一般職員の任用、賞罰等に関する公文書(人事課に限る。)

一般職員の任用、賞罰等に関する公文書で軽易なもの(人事課に限る。)

臨時職員の任用に関する公文書

 

 

 

一般職員の服務及び給与に関する公文書で特に重要なもの(人事課に限る。)

事務引継書、出勤簿その他一般職員の服務及び給与に関する公文書で重要なもの

一般職員の服務及び給与に関する公文書

一般職員の服務及び給与に関する公文書で軽易なもの

 

恩給、年金、退職手当及び公務災害補償等の裁定及び認定に関する公文書(人事課に限る。)

 

 

 

 

 

1 叙位叙勲及び褒章に関する公文書

2 儀式及び表彰に関する公文書で特に重要なもの(主務課に限る。)

儀式及び表彰に関する公文書で重要なもの(主務課に限る。)

儀式及び表彰に関する公文書(主務課に限る。)

儀式及び表彰に関する公文書で軽易なもの(主務課に限る。)

 

 

財務等

財産の取得及び処分に関する公文書並びに財産の管理に関する公文書で特に重要なもの

県有財産及び国有財産の管理に関する公文書(軽易なものを除く。)

 

 

 

 

予算、決算、出納その他の財務会計に関する公文書で特に重要なもの

予算、決算、出納その他の財務会計に関する公文書で重要なもの

予算、決算、出納その他の財務会計に関する公文書

予算、決算、出納その他の財務会計に関する公文書で軽易なもの

 

 

法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する公文書

法律関係が5年を超える貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する公文書

貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する公文書

 

 

 

特に重要な工事の執行に関する公文書(設計図書を含む。)

重要な工事の執行に関する公文書(設計図書を含む。)

工事の執行に関する公文書(設計図書を含む。)

 

 

 

その他

市町村の廃置分合、境界変更等に関する公文書

 

 

 

 

 

調査及び研究に関する公文書、統計書等で特に重要なもの

調査及び研究に関する公文書、統計書等で重要なもの

調査及び研究に関する公文書、統計書等

調査に関する公文書

 

 

各種委員会、審議会等に関する公文書で特に重要なもの

各種委員会、審議会等に関する公文書で重要なもの

各種委員会、審議会等に関する公文書

 

 

 

官報及び県報(総務課に限る。)

 

 

 

 

 

台帳、帳簿、名簿等で特に重要なもの

台帳、帳簿、名簿等で重要なもの

台帳、帳簿、名簿等

台帳、帳簿、名簿等で軽易なもの

1 台帳、帳簿、名簿等で特に軽易なもの

2 雑件

 

前各項に掲げる公文書に類似するものその他長期保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他10年保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他5年保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他3年保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他1年保存を必要と認められる公文書

各項各欄に掲げる公文書の作成に係る資料その他1年以上の保存を必要としない公文書

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和歌山県公文書管理規程

平成13年3月30日 訓令第12号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第1編 規/第3章 文書・公印
沿革情報
平成13年3月30日 訓令第12号
平成13年9月28日 訓令第20号
平成14年3月29日 訓令第16号
平成14年7月12日 訓令第34号
平成15年3月28日 訓令第17号
平成16年3月30日 訓令第19号
平成17年3月31日 訓令第11号
平成18年3月31日 訓令第11号
平成19年4月1日 訓令第42号
平成19年9月28日 訓令第52号
平成20年3月28日 訓令第13号
平成21年3月31日 訓令第31号
平成22年3月30日 訓令第29号
平成24年3月30日 訓令第6号
平成24年11月20日 訓令第14号
平成25年3月29日 訓令第10号
平成25年6月28日 訓令第24号
平成27年3月31日 訓令第9号
平成28年3月31日 訓令第9号
平成28年8月5日 訓令第23号
平成29年3月31日 訓令第2号
平成29年5月31日 訓令第17号
平成30年3月30日 訓令第11号
平成31年3月29日 訓令第8号