○和歌山県教育庁等文書規程

平成15年3月28日

和教委訓令第10号

庁中一般

各地方教育事務所

各教育機関(学校以外の教育機関)

和歌山県教育庁等文書規程の全部を改正する訓令を次のように定める。

和歌山県教育庁等文書規程

和歌山県教育庁等文書規程(平成5年和教委訓令第1号)の全部を次のように改正する。

目次

第1章 総則

第1節 通則(第1条―第7条)

第2節 公文書の管理組織(第8条)

第3節 公文書の管理の原則及び公文書の種別(第9条―第13条)

第4節 文書の種類等(第14条―第16条)

第2章 本庁における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布(第17条―第19条)

第2款 文書の処理(第20条―第41条)

第3款 文書の施行(第42条―第49条)

第4款 完結文書等の保管及び保存(第50条―第66条)

第2節 図画の管理(第67条―第72条)

第3節 写真の管理(第73条―第78条)

第4節 フィルムの管理(第79条―第87条)

第5節 電磁的記録の管理(第88条―第95条)

第3章 地方機関における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布(第96条)

第2款 文書の処理(第97条―第100条)

第3款 文書の施行(第101条・第102条)

第4款 完結文書等の保存(第103条―第105条)

第2節 図画の管理(第106条)

第3節 写真の管理(第107条)

第4節 フィルムの管理(第108条)

第5節 電磁的記録の管理(第109条・第110条)

第4章 補則(第111条)

附則

第1章 総則

第1節 通則

(趣旨)

第1条 この規程は、公文書に関する事務を適正に処理し、及びその円滑な運営を図るため、本庁及び地方機関における公文書の分類、作成、取得、保存、廃棄その他の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 和歌山県情報公開条例(平成13年和歌山県条例第2号。以下「情報公開条例」という。)第2条第2項に規定する公文書のうち、教育委員会の職員が職務上作成し、又は取得したものであって、教育委員会の職員が組織的に用いるものとして、教育委員会が保有しているものをいう。

(2) 本庁 和歌山県教育庁組織規則(平成15年和歌山県教育委員会規則第14号)第2条第1項及び第2項に規定する課(分室を含む。)の総称をいう。

(3) 本庁の課 本庁に設置する課をいう。

(4) 地方機関 和歌山県教育庁組織規則第23条に規定する教育支援事務所及び和歌山県教育委員会の所管に属する学校以外の教育機関をいう。

(5) 主務課 当該公文書に係る事案を所掌する本庁及び地方機関の課等をいう。

(6) 情報処理システム 和歌山県情報処理規程(昭和62年和歌山県訓令第7号)第2条第1号及び和歌山県教育委員会情報処理規程(平成30年和教委訓令第9号)第2条第1号に規定する情報処理システムをいう。

(7) 電子文書カードシステム 情報処理システムであって、電子計算機を用いて文書の番号を付け、収受その他の文書管理に関する事務を行うことができるものをいう。

(公文書の作成の原則)

第3条 事務及び事業に関する意思決定に当たっては、文書を作成すること(文書とともに図画、写真、フィルム又は電磁的記録を作成することを含む。以下この条において同じ。)とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(1) 事務及び事業に関する意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(2) 総務課長が承認した情報処理システムにより事務及び事業に関する意思決定を行う場合

(3) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項ただし書の場合において、同項第1号に該当するときは、事後に文書を作成することとする。

3 第1項ただし書きの場合において、同項第2号に該当するときは、電磁的記録を作成することとする。

4 県政に関する基本的な事項、県民の権利義務に関係する事項その他県政の主要な事務及び事業の実績について文書を作成することとする。

(公文書の処理等の原則)

第4条 公文書は、事務及び事業の適正かつ円滑な遂行に資するため、迅速かつ正確に処理し、及び適正に管理しなければならない。

2 公文書は、常に平易に、かつ、明確に表記することを原則として、的確に作成しなければならない。

3 公文書を作成したときは、公文書ごとに主務課名、作成年月日、保存期間その他必要な事項を明示しなければならない。

4 公文書は、常に統一の仕様により分類することを原則として、適切に保存し、及び廃棄しなければならない。

(公文書の取扱い)

第5条 公文書については、紛失、滅失、汚損又は毀損がないよう、及びその内容について改ざん又は漏えいがないよう適正に保管しなければならない。

2 職員以外の者に公文書を閲覧(当該公文書がフィルム又は電磁的記録である場合にあっては、これに類する行為を含む。)させ、又は公文書の写し(複写したものその他これに類するものを含む。)の交付を行うときは、当該公文書を所管する本庁の課の長(以下「本庁の課長」という。)、又は地方機関の長の承認を得なければならない。ただし、情報公開条例の規定により公文書の開示を行う場合は、情報公開条例の定めるところによる。

3 公文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ当該公文書を所管する本庁の課長又は地方機関の長の承認を受けたときは、この限りでない。

(総務課長の責務)

第6条 総務課長は、この規程の定めるところにより、本庁及び地方機関における公文書の管理が適正かつ円滑に行われるように、本庁の課長及び地方機関の長に対し、必要な指導を行うとともに、公文書の管理の改善に努めなければならない。

(本庁の課長等の責務)

第7条 本庁の課長及び地方機関の長は、この規程の定めるところにより、所管する公文書が適正かつ円滑に処理され、及び管理されるように所属職員を指揮監督し、並びに当該公文書の管理の改善に努めなければならない。

第2節 公文書の管理組織

(公文書管理責任者及び公文書管理補助者)

第8条 公文書に関する事務を適正かつ円滑に行わせ、及び公文書の適切な管理を徹底させるため、本庁の課及び地方機関に公文書管理責任者及び公文書管理補助者(以下「公文書管理責任者等」という。)を置く。

2 公文書管理責任者は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める者をもって充てる。

(1) 本庁の課 本庁の副課長(副課長が2名以上置かれている場合にあっては当該本庁の課長が指名する副課長、副課長が置かれていない場合にあっては当該本庁の課長が指名する者。ただし、本庁の課の中に置かれた室の場合であって、当該本庁の課長が必要であると認めるときは、その室長)

(2) 地方機関 地方機関の副所(館)(副所(館)長が2人以上置かれている場合にあっては庶務担当の者、副所(館)長が置かれていない場合にあっては庶務担当の上席の職員のうちから当該地方機関の長が指名する者)

3 公文書管理責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事するとともに、所属における文書事務の適正化及び迅速化に努め、公文書管理補助者その他の所属職員に対し、必要な指示をしなければならない。

(1) 所管する公文書の収受、配布及び発送の総括に関すること。

(2) 文書審査に関すること。

(3) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。

(4) 公文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、公文書の分類、取得、作成、保存、廃棄その他の管理に関し必要なこと。

4 公文書管理補助者は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める者をもって充てる。

(1) 本庁の課 本庁の班長(班長が置かれていない場合にあっては、当該本庁の課長が指名する者)

(2) 地方機関 地方機関の課長(課長が置かれていない場合にあっては、庶務担当の上席の職員のうちから当該地方機関の長が指名する者)

5 公文書管理補助者は、公文書管理責任者の指示を受けて、第3項各号に掲げる事務を補助する。

第3節 公文書の管理の原則及び公文書の種別

(公文書の作成及び取得の原則)

第9条 公文書を作成し、又は取得するに当たっては、当該公文書について決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。この場合において、当該公文書を作成し、又は取得すると同時に決裁又は供覧等の手続を終了することが困難であるときは、事前に当該公文書を作成し、若しくは取得することについて決裁若しくは供覧等の手続を終了し、又は事後において速やかに当該公文書を作成し、若しくは取得したことについて決裁若しくは供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の保存の原則)

第10条 公文書を保存するに当たっては、当該公文書に係る事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、及び当該公文書の記録媒体の性質等に応じて専用の場所において適切に保管しなければならない。

(公文書の廃棄の原則)

第11条 公文書を廃棄するに当たっては、当該公文書を廃棄することについて決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の種別)

第12条 公文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 文書

(2) 図画

(3) 写真(第1号に該当するものを除く。)

(4) フィルム

 マイクロフィルム

 写真フィルム(専ら印画紙に印画して写真を作成するためのもの(リバーサルフィルムのものを含む。)をいう。以下同じ。)

 スライドフィルム(スライド・プロジェクターで映写するために枠付き加工を施したものをいう。)

 映画フィルム

(5) 電磁的記録

 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録

 に掲げるもの以外の電磁的記録

(ア) 録音テープ

(イ) 録音ディスク

(公文書の取扱いの原則)

第13条 公文書については、前条に規定する公文書の種別ごとに分類し、及び第9条から第11条までの規定による公文書の管理の原則にのっとり、適正かつ能率的に取り扱わなければならない。

第4節 文書の種類等

(文書の種類)

第14条 文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)の種類は、次のとおりとする。

(1) 規則 法令により規則で定めなければならない事項又は教育委員会が必要と認める事項を法令に違反しない限りにおいて規定するもの

(2) 告示 法令、条例若しくは規則に指定する事項又は教育委員会が必要と認める一定事項を公示するもの

(3) 訓令 教育委員会の所管に属する機関又は職員に対する職務上の命令

(4) 指令 申請又は願出等に対して許可、認可、免許等の行政処分その他の行為をするもの

(5) 達 特定の個人又は団体に対して一定の行為を命令するもの

(6) 往復文書 照会、回答、通知、通達、報告、答申、進達、副申、申請、願書、届出、勧告、協議、建議、諮問等を処理するもの

(7) 部内文書 伺文、復命書、供覧、願書、届出、事務引継書等の部内の関係を処理するもの

(8) その他文書 前各号に該当しないもの

(公文の形式及び文例)

第15条 公文の形式及び文例は、法令に別段の定めがあるもの及び別に定めるものを除き、別表第1のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第16条 文書には、次の各号によって記号及び番号を付けなければならない。ただし、往復文書のうち軽易な通知等については、番号を省略し、号外で処理することができる。

(1) 規則、告示及び訓令には、教育委員会名(訓令は、「和教委」と省略すること。)を冠し、総務課において、種類ごとに種類名及び一連番号を付け、令示番号簿(別記第1号様式)に登載すること。

(2) 指令、達及び往復文書には、本庁の課又は地方機関ごとに別表第2に定める記号(指令及び達は、当該記号の前に「指令」及び「達」の文字を付けること。)及び番号を付けるものとし、当該番号は、本庁にあっては電子文書カードシステム、地方機関にあっては件名簿(別記第2号様式)により付けるものとする。

(3) 秘密文書(秘密の取扱いを必要とする文書をいう。)には、別表第2に定める記号の次に「秘」の文字を付けた記号及び番号を付けるものとし、当該番号は、件名簿により一連番号を付けるものとする。

2 文書の番号は、電子文書カードシステムにより付けた番号を除き、毎年4月1日を起番として付けるものとする。ただし、前項第1号に掲げる文書にあっては、毎年1月1日を起番として付けるものとする。

3 文書の番号は、収受した文書により起案する場合は当該収受した文書の番号をもって付け、発議文書の場合は当該文書の施行の順序に従って電子文書カードシステム又は件名簿(以下「電子文書カードシステム等」という。)により番号を付けるものとする。

4 同一事案に係る文書には、当該事案が完結するまで同一番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続する場合は、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠するものとする。

第2章 本庁における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布

(文書等の受領)

第17条 総務課長は、文書等を収受したときは、次の各号の規定によって処理するものとする。ただし、主務課に直接到達した文書及びファクシミリにより送信された文書は、主務課において受領するものとする。

(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱郵便物及び電報は、書留等収受簿(別記第3号様式)に記載の上、受領印を徴して、主務課に配布すること。

(2) 運送便による物品は、送り状に受領印を徴して主務課に配布すること。

(3) 前2号に掲げる以外の文書等は、閉封のまま文書棚に配布すること。ただし、開封しなければ主務課が判明しないものは、この限りでない。

2 前項の場合において、2以上の課に関係のある文書等はその関係の最も深い課に配布するものとする。

(配布を受けた文書の取扱い)

第18条 配布を受けた文書等又は受領した文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書は主務班長(当該文書に係る事案を所掌する班の長(当該班の長が置かれていない場合にあっては、主務課長(主務課の長をいう。以下同じ。)が指名する者)をいう。以下同じ。)に配布するものとする。

2 主務班長は、処理方針等を指示した上で、事務担当者に文書等を配布(他の部課に関係がある文書で重要なものにあっては、公文書管理責任者の指示を受けた後に配布)するものとし、事務担当者は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書については、その余白に収受印(別記第4号様式)を押印すること。ただし、刊行物、ポスター、挨拶状その他主務班長が簡易の処理が適当と認める文書については、収受印の押印を省略することができる。

(2) 往復文書のうち、申請、照会等当該文書に基づき決定、回答等を要する文書、既に電子文書カードシステム等に記録又は記載(以下「記録等」という。)された文書に関する文書(主務班長が簡易の処理が適当と認めるものを除く。)その他主務班長が重要と認める文書については、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等し、当該文書に電子文書カードシステム等の番号を記載すること。

(3) 前号の規定により電子文書カードシステム等に所要事項を記録等すべき文書のうち、同一年度において同一の申請、証明願等として相当数収受するものについては、別の帳票に所要事項を記載し、当該文書に電子文書カードシステム等の枝番号を記載することができる。

(4) 重要な文書については、あらかじめ主務課長の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けること。

(5) 不服申立てその他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書は、当該文書に収受時刻を記入し、押印の上、封筒を添付して第1号から前号までの手続をとること。

3 主務課長は、前項第4号の規定により閲覧を受けた文書のうち、特に重要なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けるものとする。

4 親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した結果、それが収受手続を要すると認められるときは、速やかに主務班長に回付しなければならない。

5 公文書管理責任者は、他の部課に関係がある文書で重要なものについては、その写しを関係課の公文書管理責任者に配布すること。この場合において、配布を受けた関係課の公文書管理責任者は、その写しについて正本に準じた処理を行うこと。

6 公文書管理責任者は、配布を受けた文書のうち、当該課の所管に属さないものについては、その理由を連絡用紙(別記第5号様式)に記載して、直ちに総務課長に返付すること。

(電話聴取等による処理)

第19条 電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、電話連絡票(別記第6号様式)にその要領を記載の上、処理するものとする。

第2款 文書の処理

(作成又は取得に係る起案又は閲覧)

第20条 事務担当者は、文書を作成し、又は文書の配布を受けたときは、当該文書を作成し、又は取得したことについて、起案の方法又は閲覧の方法により、上司の決裁を受け、又は上司の閲覧に供するものとする。

(事務及び事業の意思決定)

第21条 第3条第1項に規定する事務及び事業に関する意思決定に当たっての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。同条第2項に規定する事後の文書の作成についても、同様とする。

(主要な事務及び事業の実績等)

第22条 第3条第3項に規定する事務及び事業に関する基本的な事項、県民の権利義務に関係する事項その他県政の主要な事務及び事業の実績についての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。

(事案の処理)

第23条 事務担当者は、文書の配布を受けたときは、指示された処理方針に従い、直ちにこれを処理するものとする。

2 上司の命によって、一時処理を停止しなければならない文書は、その旨を記載して保管しなければならない。

(起案用紙等)

第24条 文書の起案は、次の各号の規定により行う場合のほか、起案用紙(別記第7号様式)を用いるものとする。ただし、特に必要がある場合には、起案用紙に代えて他の用紙を用いることができる。

(1) 軽易な事項については、文書の余白に朱書立案することができる。

(2) 成規定例の事項は、一定の簿冊をもって回議することができる。

(3) 報告又は回答を督促する場合は、督促用紙(別記第8号様式)を用いることができる。

(4) 軽易な事項について照会するときは、照復用紙(別記第9号様式)を用いることができる。

(5) 文書の返送には、付箋を用いることができる。

(文書の起案)

第25条 文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文案は、別表第1に定めるところによること。

(2) 用字及び用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(3) 筆記用具は、ペンその他文字が容易に消失しないものを用いること。

(4) 事案が定例又は軽易なものを除き、起案文書には、処理案の前に伺文を記載し、起案の理由、起案内容の証明、関係法令その他参考となる事項を記載し、関係書類があるときは、これを添付すること。

(5) 重要な事項を訂正したときは、その箇所に起案者又はその上司が押印すること。

(文書の左横書き)

第26条 文書の書き方は文書の左横書きの実施に関する訓令(昭和41年和教委訓令第3号)の規定によるものとする。

(文書の供覧)

第27条 配布を受けた文書で起案を必要としないもの及び起案の前に上司の閲覧に供すべきもの並びに起案の方法によりその作成又は取得について上司の決裁を受けない文書は、当該文書の余白に処理印を押印し、上司の閲覧に供するものとする。

(文書の発信者名)

第28条 文書の発信者名は、規則により教育長に委任された事務に関するものその他別に定めるものを除き教育委員会名を用いる。

2 前項の場合を除くほか、文書の発信者名は、教育長名を用いる。ただし、依命通達の形式をとる場合は、局長名を用いる。

3 局長又は課長の専決により施行する往復文書で、県内市町村(学校組合を含む。)教育委員会の所管に属する機関並びに教育委員会が指導助言を行う関係にある機関、団体及び個人に対して通知、照会又は回答する場合(公法行為を表示する場合を除く。)にあっては、局長名又は課長名を用いることができる。

(軽易な照復文の発信者名)

第29条 軽易な事務的事項に関して、他の官公庁の事務部局、県内の市町村、学校その他の教育機関、団体又は私人と照復する場合は、往復文書の形式をとらず内簡として発信者名は、庁名、局長名、課長名又は課名(分室長名、室長名又は班名等を表示する場合を含む。)を用いることができる。

(発信者名の省略)

第30条 一定の形式を要するもののほか、文書の宛名及び発信者名は、職名のみを記入し、氏名を省略することができる。

(決裁区分等の表示)

第31条 起案文書の決裁区分の欄には、事務専決規程(平成15年和教委訓令第13号)及び知事権限事務専決処理要綱(昭和61年8月1日制定。以下「事務専決規程等」という。)に規定する専決事項に従って決裁者名を表示するものとする。

2 起案文書の施行上の注意事項の欄には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める取扱区分を表示しなければならない。

(1) 例規となるもの 例規

(2) 秘密の厳守、親展、重要又は至急の取扱いを要するもの 秘、親展、重要、至急

(3) 県報に登載又は官報に掲載するもの 県報登載、官報掲載

(4) 広報を要するもの 広報

(5) 発送に当たり特殊取扱いによるもの 書留、配達証明、内容証明等

(6) 公印を省略するもの 公印省略

3 起案文書の公文書分類番号及び保存期間の欄には、第52条第1項に規定する公文書分類表(別記第10号様式)の分類項目の記号及び番号並びに保存期間を記入しなければならない。

(例文登録)

第32条 一定の書式又は文案により施行する文書(法令等によりその様式が定められているものを除く。)については、主務課長は、あらかじめ総務課長に合議の上決裁を受け、例文として登録することができる。

2 主務課長は、前項の規定により提出された例文として登録する文書の決裁を受けた後、当該原議に例文の写し3部を添えて総務課長に提出しなければならない。

3 総務課長は、前項の規定により提出された例文を例文登録簿(別記第11号様式)により整理しなければならない。

4 例文登録簿に登載された例文により個々の起案をしようとするときは、例文番号を表示した当該例文の印刷物(複写機等による複製物を含む。)を用いて処理するものとする。

(回議の順序)

第33条 起案文書は、当該起案文書に係る事案の処理に関係する職員に回議した後、公文書管理責任者を経て上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第34条 その内容が本庁内の他の局課に関係のある起案文書は、関係のある局課長に合議するものとする。

2 前項の合議は、起案をした課の属する局の関係課長の合議を経た上、これを主務局(当該文書に係る事案を所掌する局をいう。)の長に提出し、次に関係局の合議を経て上司の決裁を受けるものとする。

3 その内容が他の部課に関係のある起案文書は、上司に回議した後、関係部課長に合議するものとする。

4 合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係部課長と事前に協議を行うことによって、又は関係部課に当該事案に係る文書の写しを送付することによって合議を省略することができる。この場合において、起案文書にその旨を付記するものとする。

5 合議を受けた文書は、直ちに調査等を行い合議案に異議があるときは、主務課長と協議し、なお意見が一致しない場合は、上司の指示を受けなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第35条 起案文書で、事案が重要なもの又は特に説明を要するものは、主務課長又は主務班長が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けるものとする。

2 起案文書の事案を代決した者は、決裁者の押印すべき箇所に押印の上、その上部に「代」と記載し、更に後閲を要すると認めるものは「後閲」と記載しなければならない。この場合において、事務担当者は、後閲に係る文書を上司の登庁後直ちに閲覧に供するものとする。

3 事務担当者は、決裁の課程において回議又は合議を受ける者が不在のときは、「不在」と記入して上司の決裁を受けることができる。この場合において、事案が重要なものについては、前項後段の規定を準用する。

4 主務課長等は、回議又は合議を受けた事案について、その決裁の結果を知る必要のある場合は、起案文書の押印した箇所に「要再回」と朱書し、再度回付を受けることができる。

5 事務担当者は、起案文書で急を要するもの又は秘密を要するものは、自ら持ち回って決裁を受けるものとする。

(公文書管理責任者等の審査)

第36条 起案文書は、公文書管理責任者の審査を受けなければならない。

2 公文書管理責任者は、起案文書の書式、用字、用語、文体並びに公文書分類番号及び保存期間の記入について審査するものとする。

3 公文書管理責任者は、前2項の審査を終わったときは、起案文書の文書審査欄に押印しなければならない。

4 法規(法令、条例及び規則をいう。以下同じ。)の周知及び解釈並びに法規の施行に伴う中央官庁等からの指示又は注意事項、その他の法規に関する事項を内容に含む文書は、総務課の公文書管理責任者に供覧しなければならない。

5 前項の事項を内容とする起案及び次に掲げるものは、総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。

(1) 法規文書、公示文書、令達文書(訓令に限る。)その他規程形式の文書に関するもの

(2) 契約書、協定書及び覚書に関するもの

6 前項の規定に関わらず、総務課長が別に定める起案は、その審査を要しないものとする。

(起案文書の修正等)

第37条 起案文書の内容を修正した者は、修正した箇所に押印しなければならない。ただし、用字、用語、文体等の形式上の修正を受けて決裁されたときは、修正前に回議又は合議した関係者に再度回付し、又はその旨を通知するものとする。当該起案が廃止になった場合も同様とする。

(緊急事案等の処理)

第38条 事務担当者は、緊急の処理を要する事案等について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により通知等を発し、又は通知等を受けることができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続をとるものとする。

(施行の中止又は保留)

第39条 事務担当者は、起案文書の決裁の後、新たな事態の発生により決裁を完了した起案文書(以下「原議」という。)の施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該原議を添付して決裁を受けなければならない。

(決裁年月日)

第40条 事務担当者は、起案文書が決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)を記入しなければならない。

(文書の供覧についての準用)

第41条 第31条第3項第33条第36条第1項及び第2項並びに前条の規定は、文書の供覧について準用する。この場合において、第31条第3項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、第33条中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「上司の決裁を受けなければならない。」とあるのは「上司の閲覧に供しなければならない。」と、第36条第1項及び第2項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、前条中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)」とあるのは「供覧を終了したときは、当該文書に供覧済年月日」と読み替えるものとする。

第3款 文書の施行

(文書の浄書)

第42条 原議で施行を要するものは、主務課において浄書するものとする。この場合において、秘密の厳守の取扱いを要する文書にあっては、起案者自らこれを行うものとする。

2 浄書した文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

3 浄書した者は、原議の浄書欄に押印しなければならない。

(校合)

第43条 浄書した文書は、浄書後、直ちに当該原議と校合するものとする。

2 校合した者は、原議の校合欄に押印しなければならない。

(原議及び電子文書カードシステム等の整理)

第44条 事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が既に電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に所要事項を記録等するものとする。

(公印及び契印の押印)

第45条 施行する文書には、公印を押印するとともに、原議と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書には、公印及び契印の押印を省略することができる。

(1) 国及び他の地方公共団体に発する文書で当該国及び他の地方公共団体が公印を押印しないで発することを認めたもの

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(3) 庁内相互間(本庁及び地方機関相互間を含む。)の往復文書(許可、認可等の処分に関する文書その他特に重要な文書を除く。)

(4) 軽易な通知、照会等の文書

2 前項ただし書の規定により公印及び契印を省略しようとするときは、公文書管理責任者の承認を受けなければならない。

3 証票、賞状等(以下「証票等」という。)で、事前に公印を押印しておく必要があるものにあっては、当該公印の保管責任者の承認を得て公印を押印することができる。この場合において、事前に押印した証票等の使用状況を明らかにしておかなければならない。

4 公印の取扱いについては、和歌山県教育委員会公印規程(昭和45年和教委訓令第4号)に定めるところによる。

(発送)

第46条 発送を要する文書等は、特別の取扱いを要する場合を除き、各課において公文書管理責任者が取りまとめ、発送の手続をしなければならない。

(県報又は官報による文書の施行)

第47条 県報に登載して、又は官報に掲載して文書を施行するときは、和歌山県報発行規則(昭和25年和歌山県規則第66号)又は和歌山県官報報告規則(昭和30年和歌山県規則第113号)に定めるところによるものとする。

(文書の完結等)

第48条 事務担当者は、文書の処理が完結したとき(事案処理手続(事案の処理を起案により行う場合にあっては施行(施行を要しない文書にあっては、決裁)をいい、事案の処理を供覧により行う場合にあっては供覧をいう。以下同じ。)が終了したときをいう。)は、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に電子文書カードシステム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、電子文書カードシステム等に完結年月日を記録等する(電子文書カードシステムにあっては、所要の確認の処理を併せて行う)ものとする。

(文書の処理の促進)

第49条 公文書管理責任者及び公文書管理補助者は、電子文書カードシステム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進するものとする。

第4款 完結文書等の保管及び保存

(未完結文書の整理等)

第50条 未完結文書は事務担当者が一定の場所に整理して保管し、その所在を明らかにしなければならない。

(保存期間)

第51条 完結文書(事案処理手続が終了した文書をいう。以下同じ。)の保存期間は、長期、10年、5年、3年、1年及び事務処理上必要な1年未満の6区分とする。

2 保存期間は、文書の完結の日(期限等の条件付きの行政処分関係文書にあっては、その期限等の条件が満たされた日)の属する会計年度の翌会計年度初日から起算する。ただし、保存期間が1年未満の完結文書にあっては当該完結文書となった日の翌日から起算する。

3 別に法令等に定めがあるもののほか、完結文書の保存期間の基準は、和歌山県公文書管理規程(平成13年和歌山県訓令第12号)に規定された公文書保存期間の基準の例による。

(文書の分類等)

第52条 主務課長は、総務課長と協議して、事務又は事業の性質、内容等に応じた系統的な文書の分類の基準となる公文書分類表を作成するものとする。この場合において、当該公文書分類表は、毎年1回見直しを行い、必要と認めるときは、その改定を行うものとする。

2 前項の分類の基準は、原則として、第1分類から第4分類までの4段階の階層構造によるものとする。

(完結文書の整理)

第53条 完結文書は、公文書管理責任が当該完結文書となった日以後速やかに、公文書分類表の第4分類の分類項目(以下「分類項目」という。)ごとに整理しなければならない。

2 公文書管理責任者は、整理した完結文書を次の各号に定めるところにより、編さんするものとする。

(1) 文書の巻首には索引目次(別記第12号様式)を付けること。ただし、保存期間が3年未満に属する文書は、この限りでない。

(2) 同一分類項目に属する文書は、1会計年度分を1冊とし、厚さがおおむね10センチメートルを限度として編さんすること。ただし、数年度にわたって編さんすることが適当な文書は、この限りでない。

(3) 一事件で数項目に関連する文書は、最も関係の深い分類項目に編さんすること。

この場合において、保存期間が3年未満に属する文書であるときを除き、他の関係分類項目の索引目次にその旨を付記すること。

(4) 編さん文書の表紙及び背表紙(別記第13号様式)に必要な事項を記入すること。

(5) 簿冊、図書等で編さんのし難いものは、箱又は袋に入れる等の方法で処理し、編さん文書との関係を明示すること。

3 公文書管理責任者は、前項の規定により編さんした完結文書(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について公文書管理簿(別記第14号様式)を作成し、常備しなければならない。

(主務課における完結文書の保管)

第54条 公文書管理責任者は、前条の規定により編さんした完結文書の保存期間が5年未満に属する文書については、主務課において当該完結文書を当該保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 公文書管理責任者は、前条の規定により編さんした完結文書の保存期間が5年以上に属する文書については、保存期間のうち当初の1年間(以下「当初保管期間」という。)は、主務課において保管するものとする。

3 前2項の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。この場合において、主務課長は、当該専用の保管庫等を常に整理し、火災、盗難、湿気、害虫等の予防に努めるものとする。

(完結文書の引継ぎ)

第55条 公文書管理責任者は、前条第2項の規定により主務課において保管する完結文書の当初保管期間が経過したときは、当該完結文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐものとする。

2 前項の規定にかかわらず、公文書管理責任者は、常時使用するなど特別の理由により当初保管期間を経過してもなお主務課において引き続き保管を必要とする完結文書については、主務課保管継続承認書(別記第15号様式)により、総務課長の承認を得て、引き続き当該主務課において保管することができる。この場合において、公文書管理責任者は、当該特別の理由がなくなったときは、当該完結文書に公文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐものとする。

3 第1項又は前項の規定による完結文書の引継ぎの時期は、総務課長が定める。

4 総務課長は、第1項又は第2項後段の規定による完結文書の引継ぎを受けるときは、当該完結文書の編さん方法等について調査し、不備のあるものは補正をさせた後でなければ、引継ぎを受けてはならないものとする。

(完結文書の保存)

第56条 総務課長は、前条の規定により引き継ぎを受けた完結文書(以下「保存文書」という。)を適正に処理し、当該完結文書の保存期間が経過する日までの間、書庫に保存するものとする。

2 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に変更があったときは、当該変更に伴う保存文書の整理に必要な事項について総務課長に通知しなければならない。

(保存文書の返還)

第57条 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に係る保存文書について当該主務課において常時使用することとなったなど特別の理由が生じたときは、保存文書主務課返還承認書(別記第16号様式)により、総務課長の承認を得て、当該保存文書の返還を受け、当該主務課で保管することができる。

(保存文書の閲覧又は借覧)

第58条 総務課長が保存する保存文書を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(別記第17号様式)に所属、課室名、職名、氏名、閲覧理由その他必要な事項を記入しなければならない。

2 保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧書(別記第18号様式)により総務課長の承認を受けなければならない。

3 第1項の規定による閲覧は、書庫において行わなければならない。

4 第2項の規定による借覧の期間(以下「借覧期間」という。)は、10日以内とする。

5 保存文書を借覧している者は、借覧期間内であっても、総務課長から当該文書の返還を求められたときは、直ちに返還しなければならない。

6 保存文書を閲覧し、又は借覧する者は、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、当該文書を取り換え、抜き取り、増てるし、訂正し、又は転貸してはならない。

7 保存文書を閲覧し、又は借覧する者は、当該文書を損傷し、若しくは紛失したとき、又は当該文書に異常を認めたときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(庁外持ち出しの制限)

第59条 借覧中の保存文書は、これを庁外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ総務課長及び主務課長の承認を受けたものは、この限りでない。

(職員以外の者の閲覧等)

第60条 総務課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧の申請を受けたときは、主務課長と協議の上、保存文書を閲覧させ、又は保存文書の写しの交付を行うことができる。ただし、情報公開条例の規定により保存文書の開示を行う場合には、情報公開条例の定めるところによる。

2 前項本文の場合において、総務課長及び当該主務課長は、閲覧の場所その他必要な事項について協議するものとする。

(主務課保管文書の閲覧又は借覧)

第61条 第54条第1項及び第2項並びに第57条の規定により主務課において保管する完結文書(以下「主務課保管文書」という。)の閲覧及び借覧については、前3条の規定の例により行うものとする。

(完結文書等の保存期間の延長)

第62条 次に掲げる保存文書等については、当該完結文書の保存期間が経過する日後においても、その区分に応じて、それぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、1の区分に該当する完結文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 情報公開条例に基づく開示請求があったもの 情報公開条例第11条第1項本文及び第2項の規定による決定のあった日の翌日から起算して1年間

2 主務課長は、保存期間が満了した完結文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

3 前2項の規定により、保存文書について当該保存期間を延長する場合には、その延長の内容について総務課長に通知するものとする。

(完結文書の国等への移管)

第63条 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌に係る事務の全部又は一部が、国又は他の地方公共団体の事務となったときは、主務課保管文書のうち必要と認めるものを当該国又は他の地方公共団体に移管することができる。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により主務課保管文書を移管するときは、当該公文書に公文書管理簿の写しを添えて、移管先の当該国又は地方公共団体に引き継ぐものとする。

3 公文書管理責任者は、前2項の規定により、完結文書を移管するときは、当該完結文書の完結年又は完結年度、保存期間、公文書分類番号及び文書名、移管する理由、移管する年月日及び移管の方法その他移管に係る必要な事項を明らかにした上で、当該完結文書を移管することについて、起案の方法により、主務課長の決裁を受けるものとする。

4 公文書管理責任者は、前項の規定により、保存文書について移管する場合には、当該保存文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を総務課長に通知するものとする。

(廃棄の起案等)

第64条 主務課長は、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下この款において同じ。)が経過した完結文書については、廃棄するものとする。

2 主務課長は、保存期間が経過しない完結文書について、保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由が生じたときは、これを廃棄することができる。

3 主務課長は、前2項の規定により、完結文書(保存期間が1年以上に属するものに限る。)を廃棄するときは、当該完結文書の完結年又は完結年度、保存期間、公文書分類番号及び文書名、廃棄する年月日、廃棄の方法その他廃棄に係る必要な事項(前項の規定により完結文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を含む。)を明らかにした上で、起案の方法により、当該完結文書を廃棄する旨の決定をするものとする。この場合において、公文書管理責任者は、前項の規定により、完結文書を保存期間が経過する前に廃棄するときは、完結文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を公文書管理簿に記載するものとする。

4 主務課長は、前3項の規定により、保存文書について廃棄する場合には、当該保存文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を総務課長に通知するものとする。この場合において、総務課長は、当該保存文書の廃棄について指導を行い、及び必要な協力を行うものとする。

(廃棄文書の処理)

第65条 廃棄文書は、その記録内容等が不正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。

(書庫の管理)

第66条 書庫は、総務課長が管理する。

第2節 図画の管理

(図画の管理)

第67条 図画(文書と複合して一体となっているものを除く。以下この節において同じ。)の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第68条 事務担当者は、図画を作成したとき、又は図画の配布を受けたときは、当該図案を作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した図画の余白等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結図画の整理)

第69条 完結図画(事案処理手続が終了した図画をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結図画となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 図画の原図・複写図の別、大きさ、量、形態等に応じて、適当な専用の図画保管庫、箱、筒、袋等に収納すること。

(2) 図画を収納した図画保管庫、箱、筒、袋等には、その適当な場所に、完結年度、保存期間、公文書分類番号その他所定の事項を記載すること。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により整理した完結図画(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結図画の保管)

第70条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結文書を、主務課において当該完結図画に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 前条の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。

3 第62条及び第63条の規定は、完結図画の保存期間の延長及び完結図画の移管について準用する。

(完結図画の廃棄)

第71条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結図画の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第64条の規定は、完結図画の処理について準用する。

(廃棄図画の処理)

第72条 第65条の規定は、完結図画の処理について準用する。

第3節 写真の管理

(写真の管理)

第73条 写真の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第74条 事務担当者は、写真を作成したとき又は配布を受けたときは、当該写真を作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した写真の裏面(当該写真を写真帳へ貼り付けて整理する場合にあっては、当該写真帳の台紙の余白)等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結写真の整理)

第75条 完結写真(事案処理手続が終了した写真をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結写真となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 写真の大きさ、量等に応じて、写真帳へ貼り付け又は箱、袋等に収納する等散逸することのないよう適当な方法により整理すること。

(2) 写真を貼り付け又は収納した写真帳、箱、袋等には、その適当な場所に、完結年度、公文文書分類番号、保存期間その他所定の事項を記載すること。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により整理した完結写真(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結写真の保管)

第76条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結写真を、主務課において当該完結写真に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 前項の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。

3 第62条及び第63条の規定は、完結写真の保存期間の延長及び完結写真の移管について準用する。

(完結写真の廃棄)

第77条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結写真の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第64条の規定は、完結写真の廃棄について準用する。

(廃棄写真の処理)

第78条 第65条の規定は、完結写真の処理について準用する。

第4節 フィルムの管理

(フィルムの管理)

第79条 フィルムの管理については、この節に定めるもののほか、文書の規定の例による。

(本庁保存文書のマイクロフィルムへの収録)

第80条 総務課長は、主務課長と協議して、本庁保存文書の内容をマイクロフィルムに収録し、当該マイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)を保管することができる。

2 マイクロフィルムに撮影する文書(以下「原文書」という。)に係る事務を主管する課長は、当該原文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、マイクロフィルム撮影依頼及び原文書引継書(別記第19号様式)により総務課長に依頼するものとする。

3 総務課長は、前項の依頼があった場合は、速やかに当該原文書について審査し、必要があると認めたときは、マイクロフィルム文書の作成を行うものとする。

4 総務課長は、マイクロフィルム文書の作成を行うときは、次の各号に掲げる事項を記載した証明書(別記第20号様式)を作成し、マイクロフィルム文書の末尾に撮影することにより、マイクロフィルム文書の証明を行うものとする。

(1) 撮影の際に原文書が存在すること。

(2) マイクロフィルム文書が原文書から正しく撮影されたものであること。

5 本庁保存文書の内容を収録したマイクロフィルム文書の保存期間は、マイクロフィルムに収録された保存文書の保存期間とする。

6 総務課長は、マイクロフィルム文書をマイクロフィルム文書台帳(別記第21号様式)により整理しておかなければならない。

(本庁マイクロフィルム文書の閲覧)

第81条 総務課長が保存するマイクロフィルム文書(以下「本庁マイクロフィルム文書」という。)を閲覧しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)(別記第22号様式)に所要事項を記入して、総務課長の承認を受けなければならない。

2 本庁マイクロフィルム文書は、総務課長の指定する場所において閲覧しなければならない。

3 閲覧に係る本庁マイクロフィルム文書は、その一部又は全部を損傷しないように注意するとともに、抹消、修正等をしてはならない。

4 本庁マイクロフィルム文書を閲覧する者は、当該本庁マイクロフィルム文書を損傷したときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(本庁マイクロフィルム文書の複写)

第82条 本庁マイクロフィルム文書の複写を依頼しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)書に所要事項を記入して、総務課長に提出しなければならない。

(フィルムの作成又は取得に係る起案)

第83条 事務担当者は、フィルム(マイクロフィルム文書を除く。以下この節において同じ。)を作成したとき、又はフィルムの配布を受けたときは、当該フィルムを作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。

この場合において、作成し又は取得したフィルムには、公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載した任意の用紙を添付するものとする。

(完結フィルムの整理)

第84条 完結フィルム(事案処理手続が終了したフィルムをいう。以下同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結フィルムとなった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) フィルムの大きさ、量、形態等に応じて、ネガアルバムヘ貼り付け、又はフィルムケース、箱、袋等に収納する等散逸することのないよう適当な方法により整理すること。

(2) フィルムを貼り付け、又は収納したネガフィルム、フィルムケース、箱、袋等には、その適当な場所に、完結年度、保存期間、公文書分類番号その他所定の事項を記載すること。

2 公文書管理責任者は、前項の規定により整理した完結フィルム(保存期間が1年以上に属するものに限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結フィルムの保管)

第85条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結フィルムを、主務課において当該完結フィルムに係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

2 前項の規定による保管は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納することにより行うものとする。

3 第62条及び第63条の規定は、完結フィルムの保存期間の延長及び完結フィルムの移管について準用する。

(完結フィルムの廃棄)

第86条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結フィルムの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第64条の規定は、完結フィルムの廃棄について準用する。

(廃棄フィルムの処理)

第87条 第65条の規定は、完結フィルム文書の処理について準用する。

第5節 電磁的記録の管理

(電磁的記録の管理)

第88条 電磁的記録の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(受信した電子メールの取扱い)

第89条 本庁の電子メールの利用に係る送受信装置で受信した電磁的記録(以下「電子メール」という。)は、主務課が受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 受信した電子メールの内容は、速やかに書面に出力すること。

(2) 前号の規定により出力された書面は、送達された文書とみなし、第18条の規定の例により、収受の処理を行うこと。

2 前項の規定にかかわらず、利用目的等により、受信した電子メールを電磁的記録のままで管理する必要がある場合は、当該電子メールをフレキシブルディスク等に記録することができる。この場合において、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印するものとする。ただし、公文書管理責任者が簡易の処理が適当と認める電子メールについては、収受印の押印を省略することができる。

(配布を受けた電子メール以外の電磁的記録の取扱い)

第90条 公文書管理責任者は、電子メール以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又は電子メール以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

2 前項に規定する場合において、当該電磁的記録が電子計算機による情報処理の用に供されるものであるときは、当該電磁的記録の内容を書面に出力し、当該書面を配布を受けた文書又は受領した文書とみなし、第18条の規定により、処理を行うことができる。

(作成又は取得に係る起案)

第91条 事務担当者は、電磁的記録を作成したとき(台帳等の電磁的記録を適正な状態で維持管理するために当該電磁的記録に追記、更新による加除又は修正を行ったときを除く。)又は電子メール以外の電磁的記録(第89条第2項の規定により処理されるものを含み、前条第2項の規定により処理されるものを除く。)の配布を受けたときは、当該電磁的記録を作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて、若しくは簡易起案用紙を用いて、又は総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を得るものとする。この場合において、作成した電磁的記録は、フレキシブルディスク、録音テープ、ビデオテープ等に記録したときは、当該電磁的記録のラベル等の余白に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(情報処理システムによる事務及び事業の意思決定)

第91条の2 情報処理システムによる事務及び事業に関する意思決定に当たっての第3条第3項の規定による電磁的記録の作成については、総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を受けることにより行うものとする。

(完結電磁的記録の整理)

第92条 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録は、公文書管理責任者が当該電磁的記録(事案処理手続が終了した電磁的記録をいう。以下同じ。)となった日以後速やかに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 公文書管理責任者が指定する組織共用のフレキシブルディスク等又はハードディスク等の組織共用部分に記録すること。

(2) 和歌山県情報処理規程第3条第3項に規定する情報システム課所管コンピュータにより管理される業務システムのデータベース、グループウェアにより共有されるファイル等を除く電磁的記録については、記録媒体に年度別かつ分類項目別の領域を設定し、当該領域内に記録すること。

(3) フレキシブルディスク等に保存するときは、同一のフレキシブルディスク等には、2以上の年度又は分類項目にわたる電磁的記録を記録しないこと。

2 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録以外の電磁的記録は、公文書管理責任者が当該完結電磁的記録となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(1) 電磁的記録を記録媒体に保存するときは、同一の記録媒体には、2以上の年度又は分類項目にわたる電磁的記録を記録しないこと。

(2) 電磁的記録の記録媒体の大きさ、量、形態等に応じて、適当な保管庫、箱、袋等に収納すること。

(3) 電磁的記録の記録媒体を収納した保管庫、箱、袋等には、その適当な場所に、完結年度、保存期間、公文書分類番号その他所定の事項を記載すること。

3 公文書管理責任者は、前2項の規定により整理した完結電磁的記録(保存期間が1年以上に属する者に限る。)について、公文書管理簿を作成し、常備しなければならない。

(完結電磁的記録の保管)

第93条 公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結電磁的記録を主務課において当該完結電磁的記録に係る保存期間が経過する日までの間、必要に応じて記録媒体の変換等を行うことにより、適正かつ確実に利用できる方法で保管するものとする。この場合において、フレキシブルディスク等に記録した完結電磁的記録は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納し、施錠して保管するものとする。

2 第62条及び第63条の規定は、完結電磁的記録の保存期間の延長及び完結電磁的記録の移管について準用する。

(完結電磁的記録の廃棄)

第94条 公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結電磁的記録の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

2 第64条の規定は、完結電磁的記録の廃棄について準用する。

(廃棄電磁的記録の処理)

第95条 廃棄電磁的記録は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、当該電磁的記録に記録された情報を復元できないよう、記録媒体の初期化その他記録媒体の特性に応じた適切な処理を行うものとする。

第3章 地方機関における公文書の管理

第1節 文書の管理

第1款 文書の収受及び配布

(地方機関の文書の収受及び配布)

第96条 地方機関に送達された文書等は、公文書管理責任者等において収受し、次の各号の規定によって処理するものとする。

(1) 普通文書は全部開封して、収受印を押印のうえ、必要なものは件名簿に登載し、番号を記入して、主務課長に回付し、受領印を徴すること。

(2) 親展文書は、封をしたまま名宛人に回付し、特に秘密の取扱いを必要とするもののほかは、その後、前号に準ずる手続をすること。

(3) 書留等の特殊取扱郵便物及び電報は、書留等収受簿に登載して、前2号の例により、速やかに回付すること。

(4) 現金又は有価証券等を添付したものは、その旨を件名簿の備考欄に記入し、主務課長に回付して当該備考欄にも受領印を徴すること。

(5) 秘密文書は、別に秘密文書件名簿を設け、処理することができる。

2 主務課長は、受領した文書のうち、特に重要なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けなければならない。

第2款 文書の処理

(文書の発信者)

第97条 文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、地方機関の長名を用いるものとする。ただし、必要がある場合は、地方機関名を用いることができる。

(決裁区分等の表示)

第98条 起案文書の決裁区分の欄には、事務専決規程等及び学校その他の教育機関の長に対する事務委任規程(平成16年和教委訓令第6号)の定めるところに従って、決裁者名を表示しなければならない。

(回議の順序)

第99条 起案文書は、当該関係職員に回議した後、公文書管理責任者等を経て、地方機関の長の決裁を受けなければならない。

(準用)

第100条 第20条から第27条まで、第30条第31条第2項及び第3項第35条第36条第1項から第3項まで並びに第37条から第41条までの規定は、地方機関における文書の処理について準用する。この場合において、第35条第1項中「主務課長又は主務班長」とあるのは「主務課長」と、第36条第1項から第3項までの規定中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第3款 文書の施行

(発送)

第101条 文書等の発送は、公文書管理責任者等が行うものとする。

(準用)

第102条 第42条から第45条まで及び第49条の規定は、地方機関における文書の施行について準用する。この場合において、第45条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第4款 完結文書等の保存

(地方機関における完結文書の保存)

第103条 公文書管理責任者等は、編さんした完結文書を保存期間が経過するまで、当該地方機関において保存するものとする。

(準用)

第104条 第50条から第63条までの規定は、地方機関における完結文書等の保管、保存及び移管について準用する。この場合において、第52条第1項中「主務課長」とあるのは「地方機関の長は、主管課長を経て」と、第53条第1項中「公文書管理責任者が」とあるのは「主務課長が公文書管理責任者等の指示を受けて」と、同条第2項及び第3項並びに第54条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第55条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第3項及び第4項並びに第56条第1項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第57条中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第58条第1項第3項及び第6項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第60条中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第62条第3項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第63条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、同条第4項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは、「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(準用)

第105条 第64条及び第65条の規定は、地方機関における完結文書の廃棄について準用する。この場合において、第64条第3項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第4項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

第2節 図画の管理

(準用)

第106条 第67条から第72条までの規定は、地方機関における図画の管理について準用する。この場合において、第69条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第70条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第71条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第3節 写真の管理

(準用)

第107条 第73条から第78条までの規定は、地方機関における写真の管理について準用する。この場合において、第75条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第76条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第77条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第4節 フィルムの管理

(準用)

第108条 第79条及び第83条から第87条までの規定は、地方機関におけるフィルムの管理について準用する。この場合において、第84条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び85条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第86条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第5節 電磁的記録の管理

(配布を受けた電子メール以外の電磁的記録の取扱い)

第109条 公文書管理責任者等は、電子メール以外の電磁的記録の配布を受けたとき又は電子メール以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者等が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

2 前項に規定する場合において、当該電磁的記録が電子計算機による情報処理の用に供されるものであるときは、当該電磁的記録の内容を書面に出力し、当該書面を配布を受けた文書又は受領した文書とみなし、第96条の規定により処理することができる。

(準用)

第110条 第88条第89条及び第91条から第95条までの規定は、地方機関における電磁的記録の管理について準用する。この場合において、第89条第1項中「本庁」とあるのは「地方機関」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第92号第1項各号列記以外の部分中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第1項第1号中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第93条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と「主務課長」とあるのは「地方機関の長」と、第94条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

第4章 補則

(地方機関における文書の例外的取扱い)

第111条 地方機関の長は、当該地方機関における文書等の取扱いが前章の規定によりがたいときは、総務課長の承認を得て例外的な取扱いについて定めることができる。これを改廃するときも同様とする。

附 則

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

2 改正前の和歌山県教育庁等文書規程(以下「旧規程」という。)によりされた手続その他の行為は、改正後の和歌山県教育庁等文書規程(以下「新規程」という。)の相当の規定によりされた手続その他の行為とみなす。

3 旧規程第40条の規定により作成された文書管理簿は、新規程第53条第3項第69条第2項第75条第2項第84条第2項第92条第3項の規定により作成された公文書管理簿とみなす。

4 施行日前に教育委員会の職員が作成し、又は取得した公文書であって、旧規程の規定により管理していないもののうち、主務課長が施行日以後も管理する必要があると認めるものについては、施行日に作成し、又は取得し、決裁又は供覧等の手続が終了した公文書とみなす。

附 則(平成17年3月29日和教委訓令第5号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日和教委訓令第14号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月25日和教委訓令第7号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日和教委訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日和教委訓令第7号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日和教委訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月14日和教委訓令第4号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。ただし、第2条(第4号の改正規定を除く。)、第3条、第91条の改正規定、同条の次に1条を加える改正規定及び第92条の改正規定は、平成30年3月14日から6月を超えない範囲の教育長が定める日に施行する。

別表第1(第15条関係)

1 規則

(1) 新たに制定する規則の例

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備考

1 氏名は、字間を適当に空けて記載する。以下同じ。

2 公布の日、法令等の制定年及び附則で定める施行期日(日付を指定する場合に限る。)は、元号を用いて表記する。以下この項において同じ。

3 目次は、章節款の区分を設ける場合に付する。

4 題名を「○○施行規則」とした場合に法令の題名と重複するときは、題名は、「○○施行規則」とする。

(2) 全部を改正する規則の例

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(3) 一部を改正する規則の例

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備考 2の規則を一括して改正する場合は、題名を「○○規則及び△△規則の一部を改正する規則」とし、3以上の規則を一括して改正する場合は題名を「○○規則等の一部を改正する規則」とする。

(4) 規則を廃止する規則の例

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備考 2の規則を一括して廃止する場合の題名は「○○規則及び△△規則を廃止する規則」とし、3以上の規則を一括して廃止する場合の題名は「○○規則等を廃止する規則」とする。

(5) 一部の改正及び廃止を一括して行う規則の例

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2 法令等の委任により、その執行規程等を定める告示

(1) 新たに規程を定める例

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備考

1 附則で定める施行期日は、元号を用いて年月日を表記する。以下この項において同じ。

2 告示の日及び法令等の制定年は、元号を用いて表記する。以下この項及び次項において同じ。

(2) 全部を改正する規程の例

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(3) 一部を改正する規程の例

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(4) 廃止する規程の例

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(5) 一部の改正と廃止を一括して行う規程の例

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3 告示(法令等の委任により、その執行規程等を定める告示を除く。)

(1) 行政処分を一般に発する告示の様式

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(2) 法令による公示事項を示す告示の様式

ア 新たに制定する場合

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イ 全部を改正する場合

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備考 「(○○○)」は、その告示を登載する県報の目次において付された題名を用いる。ただし、その告示に便宜上付された他の題名がある場合は、この限りでない。(以下この号において同じ。)

ウ 一部をを改正する場合

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エ 1の告示を廃止する場合

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オ 複数の告示を廃止する場合

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(3) 単に一定事項を公示する告示の例

ア 新たに制定する場合

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イ 全部を改正する場合

第2号イの例による。

ウ 一部を改正する場合

第2号ウの例による。

エ 1の告示を廃止する場合

第2号エの例による。

オ 複数の告示を廃止する場合

第2号オの例による。

4 訓令

(1) 新たに制定する訓令の例

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備考

1 附則で定める施行期日は、元号を用いて年月日を表記する。以下この項において同じ。

2 法令等の制定年は、元号を用いて表記する。以下この項において同じ。

3 訓令先は、訓令事項別により異にする。以下この項において同じ。

4 訓令は、教育委員会が特に必要と認めるもののほか公示しない。

なお、公示する場合は、第1項の例による。

5 訓令は、公示するもののほかは、当該訓令書への押印を省略しない。

6 訓令先は、次の表のとおり表示する。

区分

表示

備考

1 教育庁(和歌山県教育庁組織規則第23条に規定する教育支援事務所を除く。)一般に対して発する訓令

庁中一般


2 教育支援事務所一般に対して発する訓令

各教育支援事務所


3 和歌山県教育委員会の所管に属する学校以外の教育機関一般に対して発する訓令

各教育機関(学校以外の教育機関)


4 和歌山県教育委員会の所管に属する学校一般に対して発する訓令

各県立学校


5 特定の局、課又は室(分室を含む。)に対して発する訓令

何局(課、室)

当該組織の名称を表示する。

6 特定の教育支援事務所に対して発する訓令

何教育支援事務所

当該教育支援事務所の名称を表示する。

7 特定の和歌山県教育委員会の所管に属する学校以外の教育機関に対して発する訓令

何館

当該教育機関の名称を表示する。

8 特定の和歌山県教育委員会の所管に属する学校に対して発する訓令

何学校

当該学校名を表示する。

(2) 全部を改正する訓令の例

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備考 この文例は、1条から成る訓令の全部の改正を示すものである。

(3) 一部を改正する訓令の例

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備考 2の訓令を一括して改正する場合は題名を「○○規程及び△△規程の一部を改正する規程」とし、3以上の訓令を一括して改正する場合は題名を「○○規程等の一部を改正する規程」とする。

(4) 廃止する訓令の例

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備考 2の訓令を一括して廃止する場合は題名を「○○規程及び△△規程を廃止する訓令」とし、3以上の訓令を一括して廃止する場合は題名を「○○規程等を廃止する訓令」とする。

(5) 一部の改正と廃止を一括して行う訓令の例

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備考 第1条の表に掲げる改正規定は第○章の冒頭に条を加える改正の例を示し、第2条の表に掲げる改正規定は章、節又は款の末尾に条を加える改正の例を示すものである。この場合において、その節又は款の名称を略した場合に他の節又は款と区別することができないときは、その名称は、略さずに記述する。

(6) 規程を定める訓令以外の訓令

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5 公告

(1) 指令、許可、認可等をする例

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備考

1 標題を付さない場合は、その標題は単に「公告」とする。

2 公告日及び法令等の制定年は、元号を用いて表記する。

6 指令、許可、認可等

(1) 指令、許可、認可等をする例

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備考

1 指令、許可、認可等の日、申請日及び法律等の制定年は、元号を用いて表記する。以下この項において同じ。

2 法令の規定に基づいて権限を行使するための指令文は、その法令の根拠を示すものとする。

3 令達先は、住所のほか、法人にあってはその名称、法人格のない団体にあっては、その者の氏名を掲げる。ただし、令達先が国、公共団体等にあっては、特に必要がある場合のほかは事務所の所在地を省くことができる。以下この項及び次項において同じ。

(2) 指令、許可、認可等をしない例

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7 達

(1) 指示又は命令を発する例

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備考 指令又は命令の日及び法律等の制定年は、元号を用いて表記する。以下この項において同じ。

(2) 指示又は命令を取り消す例

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8 往復文

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備考

1 往復文の宛先に用いる敬称は、原則として「様」とする。

2 年月日は、元号を用いて表記する。ただし、日本語以外の外国語を用いて往復文を作成する場合その他元号を用いて表記することが適当でない場合にあっては、この限りでない。次項において同じ。

9 賞状、書簡文、証明文等

(1) 賞状、表彰状、感謝状

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備考

1 賞状、表彰状、感謝状等の本文は、初字を繰り下げず、かつ、句読点その他の区切り符号は、用いない。

2 本文は、年少者への交付その他の交付の状況に応じて、適切な表現に変更することができる。この場合において、敬称は、必要に応じて「さん」に変更することができる。

3 感謝状は、必要に応じ、いずれかの様式を用いるものとする。

4 敬称は、必要に応じ、省略することができる。

5 「よってここに」の表現は用いない。

(2) 書簡文

ア 本文を初めに記述する場合

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イ 本文を最後に記述する場合

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備考

1 必要に応じて、ア又はイのいずれかの様式を用いるものとする。

2 書簡文のあて先に用いる敬称は、原則として「様」とする。

(3) 挨拶文(式辞、祝辞、告辞、訓辞、答辞及び弔辞をいう。)

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(4) 証明文

ア 奥書証明

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イ 証明書を作成する場合

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別表第2(第16条関係)

1 本庁

課名

記号

総務課

教総

給与福利課

給福

生涯学習課

生学

スポーツ課

文化遺産課

県立学校教育課

県教

義務教育課

義教

学校人事課

学人

健康体育課

健体

2 地方機関

地方機関名

記号

紀北教育支援事務所

紀北事

海草・有田教育支援事務所

海有事

日高教育支援事務所

日事

西牟婁教育支援事務所

西事

東牟婁教育支援事務所

東事

教育センター学びの丘

教セ

図書館

近代美術館

近美

博物館

紀伊風土記の丘

紀風

自然博物館

自博

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和歌山県教育庁等文書規程

平成15年3月28日 教育委員会訓令第10号

(平成30年9月13日までに施行予定)

体系情報
第12編 育/第1章 教育委員会/第2節 組織・処務
沿革情報
平成15年3月28日 教育委員会訓令第10号
平成17年3月29日 教育委員会訓令第5号
平成21年3月31日 教育委員会訓令第14号
平成22年3月25日 教育委員会訓令第7号
平成26年3月28日 教育委員会訓令第2号
平成27年3月31日 教育委員会訓令第7号
平成28年3月31日 教育委員会訓令第2号
平成30年3月14日 教育委員会訓令第4号