(趣旨)

第1条　この規程は、公文書に関する事務を適正に処理し、及びその円滑な運営を図るため、本庁及び地方機関における公文書の分類、作成、取得、保存、廃棄その他の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の作成の原則)

第3条　事務及び事業に関する意思決定に当たっては、文書を作成すること(文書とともに図画、写真、フィルム又は電磁的記録を作成することを含む。以下この条において同じ。)とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(公文書の処理等の原則)

第4条　公文書は、事務及び事業の適正かつ円滑な遂行に資するため、迅速かつ正確に処理し、及び適正に管理しなければならない。

(公文書の取扱い)

第5条　公文書については、紛失、滅失、汚損又は毀損がないよう、及びその内容について改ざん又は漏えいがないよう適正に保管しなければならない。

(総務課長の責務)

第6条　総務課長は、この規程の定めるところにより、本庁及び地方機関における公文書の管理が適正かつ円滑に行われるように、本庁の課長及び地方機関の長に対し、必要な指導を行うとともに、公文書の管理の改善に努めなければならない。

(本庁の課長等の責務)

第7条　本庁の課長及び地方機関の長は、この規程の定めるところにより、所管する公文書が適正かつ円滑に処理され、及び管理されるように所属職員を指揮監督し、並びに当該公文書の管理の改善に努めなければならない。

(公文書管理責任者及び公文書管理補助者)

第8条　公文書に関する事務を適正かつ円滑に行わせ、及び公文書の適切な管理を徹底させるため、本庁の課及び地方機関に公文書管理責任者及び公文書管理補助者(以下「公文書管理責任者等」という。)を置く。

(公文書の作成及び取得の原則)

第9条　公文書を作成し、又は取得するに当たっては、当該公文書について決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。この場合において、当該公文書を作成し、又は取得すると同時に決裁又は供覧等の手続を終了することが困難であるときは、事前に当該公文書を作成し、若しくは取得することについて決裁若しくは供覧等の手続を終了し、又は事後において速やかに当該公文書を作成し、若しくは取得したことについて決裁若しくは供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の保存の原則)

第10条　公文書を保存するに当たっては、当該公文書に係る事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、及び当該公文書の記録媒体の性質等に応じて専用の場所において適切に保管しなければならない。

(公文書の廃棄の原則)

第11条　公文書を廃棄するに当たっては、当該公文書を廃棄することについて決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の種別)

第12条　公文書の種別は、次のとおりとする。

(公文書の取扱いの原則)

第13条　公文書については、前条に規定する公文書の種別ごとに分類し、及び第9条から第11条までの規定による公文書の管理の原則にのっとり、適正かつ能率的に取り扱わなければならない。

(文書の種類)

第14条　文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)の種類は、次のとおりとする。

(公文の形式及び文例)

第15条　公文の形式及び文例は、法令に別段の定めがあるもの及び別に定めるものを除き、別表第1のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第16条　文書には、次の各号によって記号及び番号を付けなければならない。ただし、往復文書のうち軽易な通知等については、番号を省略し、号外で処理することができる。

(文書等の受領)

第17条　総務課長は、文書等を収受したときは、次の各号の規定によって処理するものとする。ただし、主務課に直接到達した文書及びファクシミリにより送信された文書は、主務課において受領するものとする。

(配布を受けた文書の取扱い)

第18条　配布を受けた文書等又は受領した文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書は主務班長(当該文書に係る事案を所掌する班の長(当該班の長が置かれていない場合にあっては、主務課長(主務課の長をいう。以下同じ。)が指名する者)をいう。以下同じ。)に配布するものとする。

(電話聴取等による処理)

第19条　電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、電話連絡票(別記第6号様式)にその要領を記載の上、処理するものとする。

(作成又は取得に係る起案又は閲覧)

第20条　事務担当者は、文書を作成し、又は文書の配布を受けたときは、当該文書を作成し、又は取得したことについて、起案の方法又は閲覧の方法により、上司の決裁を受け、又は上司の閲覧に供するものとする。

(事務及び事業の意思決定)

第21条　第3条第1項に規定する事務及び事業に関する意思決定に当たっての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。同条第2項に規定する事後の文書の作成についても、同様とする。

(主要な事務及び事業の実績等)

第22条　第3条第3項に規定する事務及び事業に関する基本的な事項、県民の権利義務に関係する事項その他県政の主要な事務及び事業の実績についての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。

(事案の処理)

第23条　事務担当者は、文書の配布を受けたときは、指示された処理方針に従い、直ちにこれを処理するものとする。

(起案用紙等)

第24条　文書の起案は、次の各号の規定により行う場合のほか、起案用紙(別記第7号様式)を用いるものとする。ただし、特に必要がある場合には、起案用紙に代えて他の用紙を用いることができる。

(文書の起案)

第25条　文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の左横書き)

第26条　文書の書き方は文書の左横書きの実施に関する訓令(昭和41年和教委訓令第3号)の規定によるものとする。

(文書の供覧)

第27条　配布を受けた文書で起案を必要としないもの及び起案の前に上司の閲覧に供すべきもの並びに起案の方法によりその作成又は取得について上司の決裁を受けない文書は、当該文書の余白に処理印を押印し、上司の閲覧に供するものとする。

(文書の発信者名)

第28条　文書の発信者名は、規則により教育長に委任された事務に関するものその他別に定めるものを除き教育委員会名を用いる。

(軽易な照復文の発信者名)

第29条　軽易な事務的事項に関して、他の官公庁の事務部局、県内の市町村、学校その他の教育機関、団体又は私人と照復する場合は、往復文書の形式をとらず内簡として発信者名は、庁名、局長名、課長名又は課名(分室長名、室長名又は班名等を表示する場合を含む。)を用いることができる。

(発信者名の省略)

第30条　一定の形式を要するもののほか、文書の宛名及び発信者名は、職名のみを記入し、氏名を省略することができる。

(決裁区分等の表示)

第31条　起案文書の決裁区分の欄には、事務専決規程(平成15年和教委訓令第13号)及び知事権限事務専決処理要綱(昭和61年8月1日制定。以下「事務専決規程等」という。)に規定する専決事項に従って決裁者名を表示するものとする。

(例文登録)

第32条　一定の書式又は文案により施行する文書(法令等によりその様式が定められているものを除く。)については、主務課長は、あらかじめ総務課長に合議の上決裁を受け、例文として登録することができる。

(回議の順序)

第33条　起案文書は、当該起案文書に係る事案の処理に関係する職員に回議した後、公文書管理責任者を経て上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第34条　その内容が本庁内の他の局課に関係のある起案文書は、関係のある局課長に合議するものとする。

(起案文書の持ち回り等)

第35条　起案文書で、事案が重要なもの又は特に説明を要するものは、主務課長又は主務班長が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けるものとする。

(公文書管理責任者等の審査)

第36条　起案文書は、公文書管理責任者の審査を受けなければならない。

(起案文書の修正等)

第37条　起案文書の内容を修正した者は、修正した箇所に押印しなければならない。ただし、用字、用語、文体等の形式上の修正を受けて決裁されたときは、修正前に回議又は合議した関係者に再度回付し、又はその旨を通知するものとする。当該起案が廃止になった場合も同様とする。

(緊急事案等の処理)

第38条　事務担当者は、緊急の処理を要する事案等について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により通知等を発し、又は通知等を受けることができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続をとるものとする。

(施行の中止又は保留)

第39条　事務担当者は、起案文書の決裁の後、新たな事態の発生により決裁を完了した起案文書(以下「原議」という。)の施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該原議を添付して決裁を受けなければならない。

(決裁年月日)

第40条　事務担当者は、起案文書が決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)を記入しなければならない。

(文書の供覧についての準用)

第41条　第31条第3項、第33条、第36条第1項及び第2項並びに前条の規定は、文書の供覧について準用する。この場合において、第31条第3項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、第33条中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「上司の決裁を受けなければならない。」とあるのは「上司の閲覧に供しなければならない。」と、第36条第1項及び第2項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、前条中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)」とあるのは「供覧を終了したときは、当該文書に供覧済年月日」と読み替えるものとする。

(文書の浄書)

第42条　原議で施行を要するものは、主務課において浄書するものとする。この場合において、秘密の厳守の取扱いを要する文書にあっては、起案者自らこれを行うものとする。

(校合)

第43条　浄書した文書は、浄書後、直ちに当該原議と校合するものとする。

(原議及び公文書管理システム等の整理)

第44条　事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が既に公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に所要事項を記録等するものとする。

(公印及び契印の押印)

第45条　施行する文書には、公印を押印するとともに、原議と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書には、公印及び契印の押印を省略することができる。

(発送)

第46条　発送を要する文書等は、特別の取扱いを要する場合を除き、各課において公文書管理責任者が取りまとめ、発送の手続をしなければならない。

(県報又は官報による文書の施行)

第47条　県報に登載して、又は官報に掲載して文書を施行するときは、和歌山県報発行規則(昭和25年和歌山県規則第66号)又は和歌山県官報報告規則(昭和30年和歌山県規則第113号)に定めるところによるものとする。

(文書の完結等)

第48条　事務担当者は、文書の処理が完結したとき(事案処理手続(事案の処理を起案により行う場合にあっては施行(施行を要しない文書にあっては、決裁)をいい、事案の処理を供覧により行う場合にあっては供覧をいう。以下同じ。)が終了したときをいう。)は、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に完結年月日を記録等する(公文書管理システムにあっては、所要の確認の処理を併せて行う)ものとする。

(文書の処理の促進)

第49条　公文書管理責任者等は、公文書管理システム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進するものとする。

(未完結文書の整理等)

第50条　未完結文書は事務担当者が一定の場所に整理して保管し、その所在を明らかにしなければならない。

(保存期間)

第51条　完結文書(事案処理手続が終了した文書をいう。以下同じ。)の保存期間は、長期、10年、5年、3年、1年及び事務処理上必要な1年未満の6区分とする。

(文書の分類等)

第52条　主務課長は、総務課長と協議して、事務又は事業の性質、内容等に応じた系統的な文書の分類の基準となる公文書分類表を作成するものとする。この場合において、当該公文書分類表は、毎年1回見直しを行い、必要と認めるときは、その改定を行うものとする。

(完結文書の整理)

第53条　完結文書は、公文書管理責任者が当該完結文書となった日以後速やかに、公文書分類表の第4分類の分類項目(以下「分類項目」という。)ごとに整理しなければならない。

(主務課における完結文書の保管)

第54条　公文書管理責任者は、前条の規定により編さんした完結文書の保存期間が5年未満に属する文書については、主務課において当該完結文書を当該保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結文書の引継ぎ)

第55条　公文書管理責任者は、前条第2項の規定により主務課において保管する完結文書の当初保管期間が経過したときは、当該完結文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐことができる。

(完結文書の保存)

第56条　総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた完結文書(以下「保存文書」という。)を適正に処理し、当該完結文書の保存期間が経過する日までの間、書庫に保存するものとする。

(保存文書の返還)

第57条　公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に係る保存文書について当該主務課において常時使用することとなったなど特別の理由が生じたときは、保存文書主務課返還承認書(別記第16号様式)により、総務課長の承認を得て、当該保存文書の返還を受け、当該主務課で保管することができる。

(保存文書の閲覧又は借覧)

第58条　総務課長が保存する保存文書を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(別記第17号様式)に所属、課室名、職名、氏名、閲覧理由その他必要な事項を記入しなければならない。

(庁外持ち出しの制限)

第59条　借覧中の保存文書は、これを庁外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ総務課長及び主務課長の承認を受けたものは、この限りでない。

(職員以外の者の閲覧等)

第60条　総務課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧の申請を受けたときは、主務課長と協議の上、保存文書を閲覧させ、又は保存文書の写しの交付を行うことができる。ただし、情報公開条例の規定により保存文書の開示を行う場合には、情報公開条例の定めるところによる。

(主務課保管文書の閲覧又は借覧)

第61条　第54条第1項及び第2項並びに第57条の規定により主務課において保管する完結文書(以下「主務課保管文書」という。)の閲覧及び借覧については、前3条の規定の例により行うものとする。

(完結文書等の保存期間の延長)

第62条　次に掲げる保存文書等については、当該完結文書の保存期間が経過する日後においても、その区分に応じて、それぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、1の区分に該当する完結文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

(完結文書の移管)

第63条　公文書管理責任者は、当該主務課の所掌に係る事務の全部又は一部が、国又は他の地方公共団体の事務となったときは、主務課保管文書のうち必要と認めるものを当該国又は他の地方公共団体に移管することができる。

(廃棄の起案等)

第64条　主務課長は、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下この款において同じ。)が経過した完結文書については、廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第65条　廃棄文書は、その記録内容等が不正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。

(書庫の管理)

第66条　書庫は、総務課長が管理する。

(図画の管理)

第67条　図画(文書と複合して一体となっているものを除く。以下この節において同じ。)の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第68条　事務担当者は、図画を作成したとき、又は図画の配布を受けたときは、当該図案を作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した図画の余白等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結図画の整理)

第69条　完結図画(事案処理手続が終了した図画をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結図画となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結図画の保管)

第70条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結文書を、主務課において当該完結図画に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結図画の廃棄)

第71条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結図画の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄図画の処理)

第72条　第65条の規定は、完結図画の処理について準用する。

(写真の管理)

第73条　写真の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第74条　事務担当者は、写真を作成したとき又は配布を受けたときは、当該写真を作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した写真の裏面(当該写真を写真帳へ貼り付けて整理する場合にあっては、当該写真帳の台紙の余白)等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結写真の整理)

第75条　完結写真(事案処理手続が終了した写真をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結写真となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結写真の保管)

第76条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結写真を、主務課において当該完結写真に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結写真の廃棄)

第77条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結写真の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄写真の処理)

第78条　第65条の規定は、完結写真の処理について準用する。

(フィルムの管理)

第79条　フィルムの管理については、この節に定めるもののほか、文書の規定の例による。

(本庁保存文書のマイクロフィルムへの収録)

第80条　総務課長は、主務課長と協議して、本庁保存文書の内容をマイクロフィルムに収録し、当該マイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)を保管することができる。

(本庁マイクロフィルム文書の閲覧)

第81条　総務課長が保存するマイクロフィルム文書(以下「本庁マイクロフィルム文書」という。)を閲覧しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)書(別記第22号様式)に所要事項を記入して、総務課長の承認を受けなければならない。

(本庁マイクロフィルム文書の複写)

第82条　本庁マイクロフィルム文書の複写を依頼しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)書に所要事項を記入して、総務課長に提出しなければならない。

(フィルムの作成又は取得に係る起案)

第83条　事務担当者は、フィルム(マイクロフィルム文書を除く。以下この節において同じ。)を作成したとき、又はフィルムの配布を受けたときは、当該フィルムを作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。

(完結フィルムの整理)

第84条　完結フィルム(事案処理手続が終了したフィルムをいう。以下同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結フィルムとなった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結フィルムの保管)

第85条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結フィルムを、主務課において当該完結フィルムに係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結フィルムの廃棄)

第86条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結フィルムの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄フィルムの処理)

第87条　第65条の規定は、完結フィルム文書の処理について準用する。

(電磁的記録の管理)

第88条　電磁的記録の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(受信した電子メールの取扱い)

第89条　本庁の電子メールの利用に係る送受信装置で受信した電磁的記録(以下「電子メール」という。)は、主務課が受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(配布を受けた電子メール以外の電磁的記録の取扱い)

第90条　公文書管理責任者は、電子メール以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又は電子メール以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

(作成又は取得に係る起案)

第91条　事務担当者は、電磁的記録を作成したとき(台帳等の電磁的記録を適正な状態で維持管理するために当該電磁的記録に追記、更新による加除又は修正を行ったときを除く。)又は電子メール以外の電磁的記録(第89条第2項の規定により処理されるものを含み、前条第2項の規定により処理されるものを除く。)の配布を受けたときは、当該電磁的記録を作成し、又は取得したことについて、起案用紙を用いて、若しくは簡易起案用紙を用いて、又は総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を得るものとする。この場合において、作成した電磁的記録は、フレキシブルディスク、録音テープ、ビデオテープ等に記録したときは、当該電磁的記録のラベル等の余白に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(情報処理システムによる事務及び事業の意思決定)

第91条の2　情報処理システムによる事務及び事業に関する意思決定に当たっての第3条第3項の規定による電磁的記録の作成については、総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を受けることにより行うものとする。

(完結電磁的記録の整理)

第92条　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録は、公文書管理責任者が当該電磁的記録(事案処理手続が終了した電磁的記録をいう。以下同じ。)となった日以後速やかに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結電磁的記録の保管)

第93条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結電磁的記録を主務課において当該完結電磁的記録に係る保存期間が経過する日までの間、必要に応じて記録媒体の変換等を行うことにより、適正かつ確実に利用できる方法で保管するものとする。この場合において、フレキシブルディスク等に記録した完結電磁的記録は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納し、施錠して保管するものとする。

(完結電磁的記録の廃棄)

第94条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結電磁的記録の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄電磁的記録の処理)

第95条　廃棄電磁的記録は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、当該電磁的記録に記録された情報を復元できないよう、記録媒体の初期化その他記録媒体の特性に応じた適切な処理を行うものとする。

(地方機関の文書の収受及び配布)

第96条　地方機関に送達された文書等は、公文書管理責任者等において収受し、次の各号の規定によって処理するものとする。

(文書の発信者)

第97条　文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、地方機関の長名を用いるものとする。ただし、必要がある場合は、地方機関名を用いることができる。

(決裁区分等の表示)

第98条　起案文書の決裁区分の欄には、事務専決規程等及び学校その他の教育機関の長に対する事務委任規程(平成16年和教委訓令第6号)の定めるところに従って、決裁者名を表示しなければならない。

(回議の順序)

第99条　起案文書は、当該関係職員に回議した後、公文書管理責任者等を経て、地方機関の長の決裁を受けなければならない。

(準用)

第100条　第20条から第27条まで、第30条、第31条第2項及び第3項、第35条、第36条第1項から第3項まで並びに第37条から第41条までの規定は、地方機関における文書の処理について準用する。この場合において、第35条第1項中「主務課長又は主務班長」とあるのは「主務課長」と、第36条第1項から第3項までの規定中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(発送)

第101条　文書等の発送は、公文書管理責任者等が行うものとする。

(準用)

第102条　第42条から第45条まで及び第49条の規定は、地方機関における文書の施行について準用する。この場合において、第45条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(地方機関における完結文書の保存)

第103条　公文書管理責任者等は、編さんした完結文書を保存期間が経過するまで、当該地方機関において保存するものとする。

(準用)

第104条　第50条から第63条までの規定は、地方機関における完結文書等の保管、保存及び移管について準用する。この場合において、第52条第1項中「主務課長」とあるのは「地方機関の長は、主管課長を経て」と、第53条第1項中「公文書管理責任者が」とあるのは「主務課長が公文書管理責任者等の指示を受けて」と、同条第2項及び第3項並びに第54条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第55条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項及び第3項並びに第56条第1項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第57条中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第58条第1項、第3項及び第6項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第60条中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第62条第3項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第63条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、同条第4項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは、「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(準用)

第105条　第64条及び第65条の規定は、地方機関における完結文書の廃棄について準用する。この場合において、第64条第3項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第4項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(準用)

第106条　第67条から第72条までの規定は、地方機関における図画の管理について準用する。この場合において、第69条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第70条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第71条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第107条　第73条から第78条までの規定は、地方機関における写真の管理について準用する。この場合において、第75条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第76条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第77条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第108条　第79条及び第83条から第87条までの規定は、地方機関におけるフィルムの管理について準用する。この場合において、第84条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び85条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第86条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(配布を受けた電子メール以外の電磁的記録の取扱い)

第109条　公文書管理責任者等は、電子メール以外の電磁的記録の配布を受けたとき又は電子メール以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者等が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

(準用)

第110条　第88条、第89条及び第91条から第95条までの規定は、地方機関における電磁的記録の管理について準用する。この場合において、第89条第1項中「本庁」とあるのは「地方機関」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第92号第1項各号列記以外の部分中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第1項第1号中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第93条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と「主務課長」とあるのは「地方機関の長」と、第94条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(地方機関における文書の例外的取扱い)

第111条　地方機関の長は、当該地方機関における文書等の取扱いが前章の規定によりがたいときは、総務課長の承認を得て例外的な取扱いについて定めることができる。これを改廃するときも同様とする。