和歌山県公文書管理規程(平成13年和歌山県訓令第12号)の適正かつ円滑な運用を図るため、次のとおり和歌山県公文書管理規程の運用等について定めたので、所属の職員に周知するとともに、公文書の取扱いに適正を期してください。

なお、和歌山県文書規程の運用について(昭和61年5月20日付け総第226号総務部長通知)は、廃止します。

第1条関係

和歌山県公文書管理規程は、本庁、振興局及び地方機関における公文書の取扱い全般に関して規定したものであること。したがって、別に定めがある場合を除き、公文書の取扱いは、この規程に基づいて行われるものであること。

第8条関係

公文書管理補助者は、本庁にあっては班長又はこれに相当する者、振興局にあっては各部の各課長、地方機関にあっては庶務を主管する課長及び主務課長又はこれらに相当する者が望ましいこと。

また、組織の規模及び文書の量等を勘案して複数の者を充てることができること。

第15条関係

1　号外で処理する文書は、主務課で号外処理簿等を備え、これに登載して整理しておくことが望ましいこと。

2　令達文書の記号の付け方を例示すると、次のとおりであること。

本庁(総務学事課の場合)

和歌山県指令(達)総第○号

振興局(海草振興局県民行政部総務課の場合)

和歌山県指令(達)海県総第○号

地方機関(文書館の場合)

和歌山県指令(達)和文第○号

3　発議文書の文書番号は、原則として施行日に文書カードから付するものとすること。

4　年度を表わす数字の付け方を例示すると次のとおりであること。

(1)　平成13年度(平成13年4月1日から平成14年3月31日まで)に番号を付した文書で、当該年度を超えて継続するもの

普通文書(総務学事課の場合)

13総第○号

令達文書(総務学事課の場合)

13和歌山県指令(達)総第○号

(2)　当該年度に番号を付した文書で、当該年度内にその処理をする場合は、年度を表わす数字は付けないこと。

第20条関係

1　文書カードの保管は、公文書管理責任者又は公文書管理責任者の指示を受けた公文書管理補助者が一括して行うものとし、文書の適正な進行管理等を行うように努めなければならないこと。

2　第1項第3号の「重要と認める文書」とは、例規扱い文書、争訟関係文書その他の文書で受領、処理経過等を記録しておく必要があると認める文書をいう。

3　文書カードへの記載方法は、別紙1のとおりであること。

4　第4項の集合文書カードへの記載方法は、別紙2のとおりであること。この場合における文書番号の表示は、枝番号を用いて「第○号の○」と表示すること。集合文書カードを用いて整理した文書を取りまとめて照会、協議等する場合は、枝番号を用いず文書カードの文書番号を用いること。

第30条・第57条関係

第3項の公文書分類番号は、第57条第1項の規定に基づき作成した公文書分類表の第1分類の項目名(和歌山県公文書管理規程の規定により本庁の課、振興局の内部組織又は地方機関若しくは地方機関の内部組織ごとに付された記号)及び第2分類から第4分類までの各項目に付した数字により表示するものであること。

第57条第1項に規定する公文書分類表及び公文書分類番号の表示の仕方を例示すると次のとおりであること。

(総務学事課の場合)

この表において例規の公文書分類番号の表示は「

」となる。

第38条関係

1　第1項に規定する起案文書の審査は、公文書管理責任者が不在等の場合に限り公文書管理補助者が行うことができるものであること。ただし、地方機関にあっては、組織の規模及び形態、文書の量等を勘案して公文書管理補助者に審査を指示することができるものであること。

2　起案文書の文書審査欄への押印は、第34条の規定により、回議を受けたときに行うものであること。

第45条関係

文書を施行する日とは、特に必要がある場合を除いて、発送の手続をした日とするものであること。

第48条関係

第1項第1号、第2号又は第4号の規定により公印を省略したときは、発信者名の下に「(公印省略)」と表示すること。

第49条関係

事前に押印することができる証票とは、大会、協議会等において事前に作成する認定書等をいうものであること。

第56条関係

保存期間の「長期」とは、11年以上の保存を要するものを総称するものであること。従って長期に属する文書の保存期間については、公文書分類表で、長期(永久)、長期(25年)、長期(11年)等括弧の中に具体的な保存年数を記載し、起案文書等についても同様に記載すること。

第58条関係

1　完結文書で紙数が少ないものについては、保存期間を同じくする公文書分類表の直近の分類項目に属する完結文書と一括して編さんすることもできるものであること。

2　第2項第5号の表紙及び背表紙の記載の仕方は、別紙3のとおりであること。

3　第2項第6号の規定により箱等の用具を用いて編さんしたときは、表紙及び背表紙に記載することとなっている事項を当該用具に表示すること。

4　第3項の公文書管理簿は、保存期間ごとに別葉に、公文書の種別ごと1行に記載して作成すること。公文書管理簿への記載方法は、別紙4のとおりであること。

第60条関係

第2項の規定に基づき保管期間を経過してもなお主務課において保管することができる文書は、おおむね次に掲げるような文書であること。

(1)　行政処分に係る文書であって、当該処分に関する事後の指導・監督上必要とされるもの

(2)　契約に係る文書であって、その履行が完了するまでの間常時利用する必要があるもの又は当該契約の履行に係る他の文書と一件態として管理する必要があるもの

(3)　不服申立て、訴訟等に係る文書であって、当該事件が完結するまでの間常時利用する必要があるもの又は当該事件の完結に係る文書と一件態として管理する必要があるもの

(4)　供覧文書であって、事務処理上常時参照する必要があるもの

(5)　その他前各号に該当する文書

第100条、第102条、第103条関係

文書カードの保管は、公文書管理責任者又は公文書管理責任者の指示を受けた公文書管理補助者が一括して行うものとし、常に文書の適正な進行管理等を行うように努めなければならないこと。

第103条関係

第3項の「必要な手続」とは、第1項第2号から第7号までに定める収受手続をいう。