○和歌山県人事委員会事務局公文書規程
平成13年3月28日
人事委員会訓令第2号
事務局
和歌山県人事委員会事務局公文書規程を次のように定める。
和歌山県人事委員会事務局公文書規程
和歌山県人事委員会事務局文書規程(平成2年和歌山県人事委員会訓令第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書に関する事務を適正に処理し、及びその円滑な運営を図るため、人事委員会の事務局(以下「事務局」という。)における公文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(公文書の取扱い)
第2条 公文書については、紛失、滅失、汚損又はき損がないよう、及びその内容について改ざん又は漏えいがないよう適正に管理しなければならない。
2 人事委員及び事務局職員以外の者に公文書を閲覧(当該公文書がフィルム又は電磁的記録である場合にあっては、これに類する行為を含む。)させ、又は公文書の写し(複写したものその他これに類するものを含む。)の交付を行うときは、総務課長の承認を得なければならない。ただし、和歌山県情報公開条例の施行に関する和歌山県人事委員会規則(平成13年和歌山県人事委員会規則第25号。以下「公文書開示規則」という。)の規定により公文書の開示を行う場合は、情報公開条例施行規則の定めるところによる。
3 公文書は、これを事務局の外に持ち出してはならない。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。
(総務課長の責務)
第3条 総務課長は、この規程の定めるところにより、所管する公文書が適正かつ円滑に処理され、及び管理されるように所属職員を指揮監督し、並びに当該公文書の管理の改善に努めなければならない。
(公文書管理責任者等)
第4条 公文書に関する事務を適正かつ円滑に行わせ、及び公文書の適切な管理を徹底させるため、事務局に公文書管理責任者及び公文書管理補助者を置く。
2 公文書管理責任者は、総務課副課長の職にあるものをもって充てる。
3 公文書管理責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。
(1) 公文書及び物品の収受、配布及び配送に関すること。
(2) 文書審査に関すること。
(3) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。
(4) 公文書の整理、保管及び廃棄に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、公文書の分類、取得、作成、保存、廃棄その他の管理に関し必要なこと。
4 公文書管理補助者は、職員課副課長の職にあるものをもって充てる。
5 公文書管理補助者は、公文書管理責任者の指示を受けて、第3項各号に掲げる事務を補助する。
(1) 規則、告示及び訓令 記号はその区分に従い、「和歌山県人事委員会規則」、「和歌山県人事委員会告示」及び「和歌山県人事委員会訓令」とし、番号はその種別ごとに令示番号簿により一連番号を付けること。
(2) 達及び指令 記号はその区分に従い「和歌山県人事委員会達」及び「和歌山県人事委員会指令」とし、番号は文書カードにより付けること。
(3) 往復文書 記号は「和人委」とし、番号は文書カードにより一連番号を付けること。
(4) 秘密文書(秘密の取扱いを必要とする文書をいう。以下同じ。) 「和人委」の次に「秘」の文字を付けたものとし、番号は文書カードにより一連番号を付けること。
(5) 訴訟関係文書 記号は、措置要求にあっては、「和人委」の次に「(措)」の文字を付け、審査請求にあっては、「和人委」の次に「(審)」の文字を付けたものとし、番号は文書カードにより一連番号を付けること。
2 文書の番号は、毎年4月1日を起番として付けるものとする。ただし、前項第1号に掲げる文書にあっては、毎年1月1日を起番として付けるものとする。
3 文書の番号は、収受した文書により起案する場合はその収受した文書の番号をもって付け、発議文書の場合は当該文書の施行の順序に従って文書カードにより番号を付けるものとする。
4 同一事案に係る文書には、当該事案が完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合において、当該事案が年度を越えてなお継続する場合は、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠しなければならない。
(文書の分類等)
第6条 完結文書の分類及び分類項目ごとの保存期間は、別に定める公文書分類表によるものとする。
(完結文書の保存)
第7条 完結文書は、当該完結文書の保存期間が経過する日までの間事務局の保管庫において適切に保存しなければならない。
(閲覧)
第8条 保管庫に保存している文書(以下「保存文書」という。)を閲覧しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。
2 総務課長は、人事委員及び事務局職員以外の者から、保存文書の閲覧の申請(情報公開条例施行規則に基づく開示の請求又は申出を除く。)を受けたときは、主務課長と協議して、閲覧させることができる。
(廃棄及び保存期間の延長)
第9条 公文書管理責任者は、保存期間が経過した保存文書については、当該保存文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を明らかにした上で、総務課長の決裁を経て、これを廃棄するものとする。
2 公文書管理責任者は、保存期間が経過した保存文書について、保存期間の延長が必要なものは、総務課長の決裁を経て、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。
3 廃棄する文書のうち秘密の取扱いを必要とするものについては、焼却、細断等の方法により廃棄するものとする。
(文書を除く公文書の取扱い)
第10条 文書を除く公文書の取扱いについては、文書の取扱いの例による。
(補則)
第11条 この規程に定めるもののほか、公文書の取扱いについては、和歌山県公文書管理規程(平成13年和歌山県訓令第12号)の例による。
附則
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成13年9月27日人事委員会訓令第4号)
この訓令は、平成13年10月1日から施行する。
附則(平成28年9月16日人事委員会訓令第4号)
この訓令は、平成28年9月16日から施行する。