○和歌山県情報公開条例の施行に関する和歌山県議会規程
平成17年4月1日
制定
和歌山県情報公開条例の施行に関する和歌山県議会規程を次のように定める。
和歌山県情報公開条例の施行に関する和歌山県議会規程
(趣旨)
第1条 この規程は、和歌山県情報公開条例(平成13年和歌山県条例第2号。以下「条例」という。)の規定に基づき、議長が保有する公文書についての開示の手続その他条例の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
2 条例第6条第1項第3号の実施機関の規程で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求をしようとする者の連絡先
(2) 求める開示の実施の方法
(3) 写しの送付の方法による公文書の開示の実施を求める場合にあっては、その旨
(公文書開示決定通知書等)
第3条 条例第11条第1項の実施機関の規程で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示の日及び時間並びに場所
(2) 開示決定に係る公文書の開示の実施の方法
(3) 開示しない部分及びその理由(公文書の一部を開示する場合に限る。)
2 条例第11条第1項本文の規定による通知は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める書面により行うものとする。
(公文書開示請求に関する意見照会書等)
第7条 条例第15条第1項の実施機関の規程で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 開示請求に係る公文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容
(3) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
2 条例第15条第2項の実施機関の規程で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 条例第15条第2項第1号又は第2号の規定の適用の区分及び当該規定を適用する理由
(2) 前項各号に掲げる事項
(公文書の開示の実施の方法)
第8条 文書、図画又は写真の閲覧の方法は、当該文書、図画又は写真(条例第16条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては、当該文書、図画又は写真を複写機により用紙に複写したもの)を閲覧することとする。
2 文書、図画又は写真の写しの交付の方法は、当該文書、図画又は写真を複写機により用紙に複写したものを交付することとする。
(1) ビデオテープ 次に掲げる方法
ア 当該ビデオテープを専用機器により再生したものの視聴
イ 当該ビデオテープをビデオカセットテープ(記録時間120分のものに限る。)に複写したものの交付
(2) 電磁的記録(前号に該当するものを除く。) 次に掲げる方法であって、議長がその保有する処理装置及びプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。)により行うことができるもの
ア 当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧
イ 当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧、聴取又は視聴
ウ 当該電磁的記録を用紙に出力したものの交付
エ 当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジに複写したものの交付
オ 当該電磁的記録を光ディスク(日本工業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に複写したものの交付
カ 当該電磁的記録を光ディスク(日本工業規格X6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に複写したものの交付
4 電磁的記録に非開示情報(条例第7条に規定する非開示情報をいう。)が含まれている場合の開示の実施については、議長が別に定める方法により行うものとする。
5 公文書の写し(複写したものその他これに類するものを含む。以下同じ。)の交付部数は、請求1件につき1部とする。
6 公文書の閲覧、聴取又は視聴(以下「閲覧等」という。)をする者は、当該閲覧等に係る公文書を丁寧に取り扱うこととし、これを改ざんし、破損し、又は汚損してはならない。
7 議長は、前項の規定に違反する者に対し、公文書の閲覧等を中止させ、又は禁止することができる。
(公文書の開示の申込み)
第9条 公文書の開示を受ける者は、公文書の開示申込書(別記第19号様式)を提出しなければならない。
(開示請求をしようとする者に対する情報の提供)
第12条 条例第36条の知事が保有する公文書の特定に資する情報の提供は、第13条第1項第11号の帳簿の写しを閲覧に供することにより行うものとする。
2 前項に規定する帳簿の写しは、その全部又は1部を議長が必要と認める機関に備え置くものとする。
(公文書の管理に関する定め)
第13条 条例第39条第2項の実施機関の規程で定める公文書に関する定めは、次に掲げる要件を満たすものでなければならない。
(1) 事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な公文書の分類の基準を定めるものであること。この場合において、当該公文書の分類の基準については、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うこととするものであること。
ア 事務及び事業に関する意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
イ 処理に係る事案が軽微なものである場合
(3) 県政に関する基本的な事項、県民の権利義務に関係する事項その他県政の主要な事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とすることとするものであること。
(4) 公文書を作成し、又は取得するに当たっては、当該公文書について決裁又は供覧等の手続を終了することとするものであること。この場合において、当該公文書を作成し、又は取得すると同時に決裁又は供覧等の手続を終了することが困難であるときは、事前に当該公文書を作成し、若しくは取得することについて決裁若しくは供覧等の手続を終了し、又は事後において速やかに当該公文書を作成し、若しくは取得したことについて決裁若しくは供覧等の手続を終了することとするものであること。
(5) 公文書を専用の場所において適切に保存することとするものであること。
(7) 公文書を作成し、又は取得したときは、前号の公文書の保存期間の基準に従い、当該公文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該公文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとするものであること。この場合において、保存の必要に応じ、当該公文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の公文書を作成することとするものであること。
(8) 次に掲げる公文書については、前号の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長することとするものであること。この場合において、一の区分に該当する公文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとするものであること。
ア 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
イ 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
ウ 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決、決定その他の処分の日の翌日から起算して1年間
エ 開示請求があったもの 条例第11条第1項本文及び第2項の決定の日の翌日から起算して1年間
(9) 保存期間が満了した公文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することとするものであること。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とすることとするものであること。
(10) 保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。次号において同じ。)が満了した公文書については、廃棄することとするものであること。この場合において、歴史的価値があると認められるものについては、歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存することとするものであること
(11) 公文書ファイル(能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)の集合物をいう。以下この号において同じ。)及び公文書(公文書ファイルにまとめられたものを除く。以下この号において同じ。)の管理を適切に行うため、これらのうち保存期間が1年以上のものについて、その公文書ファィル又は公文書の名称その他の必要な事項(非開示情報に該当するものを除く。)を記載した帳簿を調製することとするものであること。この場合において、公文書ファイル又は公文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときに当該公文書ファイル又は公文書を廃棄することができることとする場合にあっては、当該帳簿に廃棄する公文書ファイル又は公文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記録することとするものであること。
(12) 職員の中から指名する者に、その保有する公文書の管理に関する事務の運営につき監督を行わせることとするものであること。
2 議長は、公文書の管理に関する定めを記載した書面及び前項第11号の帳簿の写しを議会事務局総務課に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
(公文書の任意開示)
第14条 条例附則第3項の実施機関の規程で定めるものは、平成13年3月31日以前に職員が職務上作成し、又は取得した公文書(条例附則第2項第2号に規定する公文書を除く。)のうち、保存期間が永久と定められており、かつ、検索資料が整備されているものをいう。
3 開示の申出を受けた議長は、開示の申出を行った者に公文書任意開示回答書(別記第22号様式)により通知する。
(写しの交付申出)
第15条 開示決定に基づき閲覧等により公文書の開示を受けた者で、当該公文書の写しの交付を求めようとする者は、議長に対し、写しの交付申出書(別記第23号様式)により、公文書の写しの交付を受ける旨を申し出るものとする。
附則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月29日)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年12月25日)
(施行期日)
1 この規則は、平成25年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正後の和歌山県情報公開条例の施行に関する和歌山県議会規程の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後になされた開示請求について適用し、施行日前になされた開示請求については、なお従前の例による。
附則(平成28年3月31日)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年12月24日)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第13条関係)
公文書の区分 | 保存期間 | |
1 | (1) 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する公文書 (2) 法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する公文書 (3) 訴訟、不服申立てその他争訟に関する公文書(軽易なものを除く。) (4) 叙位叙勲及び褒章に関する公文書 (5) (1)から(4)までに掲げるもののほか、議長がこれらの公文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの | 長期 |
2 | (1) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する公文書 (2) 法律関係が5年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する公文書(1の項(2)に掲げるものを除く。) (3) 財産の取得及び処分に関する公文書並びに財産の管理に関する公文書(軽易なものを除く。) (4) (1)から(3)までに掲げるもののほか、議長がこれらの公文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(1の項に該当するものを除く。) | 10年 |
3 | (1) 契約、覚書、協定その他権利義務に関する公文書(1の項(2)及び2の項(2)に掲げるものを除く。) (2) 予算、決算、出納その他の財務会計に関する公文書(軽易なものを除く。) (3) 台帳、帳簿等(軽易なものを除く。) (4) (1)から(3)までに掲げるもののほか、議長がこれらの公文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(1の項及び2の項に該当するものを除く。) | 5年 |
4 | (1) 通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般公文書及びこれらを受理したもの(軽易なものを除く。) (2) 予算、決算、出納その他の財務会計に関する公文書で軽易なもの(3の項(2)に掲げるものを除く。) (3) 台帳、帳簿等で軽易なもの(3の項(3)に掲げるものを除く。) (4) (1)から(3)までに掲げるもののほか、議長がこれらの公文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(1の項から3の項までに該当するものを除く。) | 3年 |
5 | (1) 通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般公文書及びこれらを受理したもので軽易なもの(4の項(1)に掲げるものを除く。) (2) (1)に掲げるもののほか、議長がこれらの公文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(1の項から4の項までに該当するものを除く。) | 1年 |
6 | その他の公文書 | 事務処理上必要な1年未満の期間 |