○和歌山県議会公文書管理規程

平成13年9月28日

和歌山県議会公文書管理規程を次のように定める。

和歌山県議会公文書管理規程

(趣旨)

第1条 この規程は、和歌山県議会における公文書の適正な管理に必要な事項を定めるものとする。

(公文書の定義)

第2条 この規程において公文書とは、議会の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって議会の職員が組織的に用いるものとして、議長が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

(1) 官報、広報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

(2) 議会に附置された図書室において、県民の利用に供することができるものとして管理しているもの

(公文書の作成の原則)

第3条 事務及び事業に関する意思決定に当たっては、公文書を作成することとする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(1) 事務及び事業に関する意思決定と同時に公文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項ただし書の場合において、同項第1号に該当するときは、事後に公文書を作成することとする。

3 県政の主要な事務及び事業の実績については、公文書を作成することとする。

(公文書管理責任者等)

第4条 公文書に関する事務の取扱いを円滑に行わせ、及び公文書の適切な管理を徹底させるため、次の区分に従い、公文書管理責任者及び公文書管理補助者を置く。

(1) 公文書管理責任者は、副課長の職にある者をもって充てる。

(2) 公文書管理補助者は、課長が職員のうちから指名する。

2 公文書管理責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 所管する公文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書審査に関すること。

(3) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。

(4) 公文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、公文書の分類、取得、作成、保存、廃棄その他の管理に関し必要なこと。

3 公文書管理補助者は、公文書管理責任者の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を補助する。

(公文書の保存の原則)

第5条 公文書を保存するに当たっては、当該公文書に係る事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、及び当該公文書の記録媒体の性質等に応じて専用の場所において適切に保管しなければならない。

2 公文書については、紛失、滅失、汚損又はき損がないよう、及びその内容について改ざん又は漏えいがないよう適正に保管しなければならない。

(未完結公文書の整理等)

第6条 事務担当者は、処理中の公文書を一定の箇所に整理して保管し、公文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(保存期間)

第7条 完結公文書(事案処理手続が終了した公文書をいう。以下同じ。)の保存期間は、長期、10年、5年、3年、1年及び事務処理上必要な1年未満の期間の6区分とする。

2 完結公文書の保存期間は、法令に特別の定めがあるものを除くほか、前項に定める区分に応じ別表第1に定める基準によるものとする。

3 第1項の保存期間は、編さんが暦年による完結公文書にあっては当該完結公文書となった日の属する年の翌年の1月1日から、会計年度による完結公文書にあっては当該完結公文書となった日の翌年度の4月1日からそれぞれ起算する。ただし、保存期間が事務処理上必要な1年未満の期間の完結公文書にあっては当該完結公文書となった日の翌日から起算する。

4 前項の規定にかかわらず、帳簿、台帳、名簿等の常時使用する必要がある公文書の保存期間は、その常時使用する必要のある期間が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(公文書の分類等)

第8条 当該完結公文書に係る事案を所掌する課(以下「主務課」という。)の長は、総務課長と協議して、事務又は事業の性質、内容等に応じた系統的な公文書の分類の基準となる公文書分類表を作成するものとする。この場合において、当該公文書分類表は、毎年1回見直しを行い、必要と認めるときは、その改定を行うものとする。

2 前項の場合において、主務課長において公文書分類表の見直しを行ったときは、総務課長に対して通知を行うものとする。

(完結公文書の整理)

第9条 完結公文書は、公文書管理責任者が公文書分類表の第4分類の分類項目(以下「分類項目」という。)ごとに整理しなければならない。

2 公文書管理責任者は、完結した公文書(図画、写真、フィルム及び電磁的記録を除く。以下この項において同じ。)を整理するときは、次に定めるところにより、編さんしなければならない。

(1) 公文書の巻首には索引目次(別記第1号様式)を付けなければならない。ただし、保存期間が3年未満に属する公文書は、この限りでない。

(2) 同一分類項目に属する公文書は、1年分又は1会計年度分を1冊とし、厚さ10センチメートルを限度として編さんすること。ただし、数年度にわたって編さんすることが適当な公文書は、この限りでない。

(3) 同一分類項目に属する公文書で紙数等の少ないものは、数年度分を一括して編さんすることができる。

(4) 2以上の事件に関係のある文書は、最も関係の深い分類項目に編さんし、保存期間が3年未満に属する公文書であるときを除き、他の関係分類項目の索引目次にその旨を付記すること。

(5) 編さんした公文書には、背表紙(別記第2号様式)を付け、所定の事項を記載すること。

(6) 簿冊、図書等でそのままでは編さんのし難いものは、箱又は袋に入れる方法で処理すること。

3 公文書管理責任者は、完結した図画、写真、フィルム及び電磁的記録を整理するときは、前項の例に準じて、その大きさ、形態等に応じて、適当な専用の保管庫、箱、筒、袋等に収納しなければならない。

4 公文書管理責任者は、前2項の規定により編さん等を行った完結公文書(保存期間が1年未満に属するものを除く。)について、公文書管理簿(別記第3号様式)を作成し、常備しなければならない。

(完結公文書の保管)

第10条 公文書管理責任者は、前条第2項及び第3項の規定により編さん等を行った完結公文書の保存期間が5年以下に属するものについては、主務課において保管するものとする。

2 公文書管理責任者は、前条第2項及び第3項の規定により編さん等を行った完結公文書の保存期間が10年以上に属する文書については、保存期間のうち当初の1年間(以下「当初保管期間」という。)は、主務課において保管するものとする。

(完結公文書の引継ぎ)

第11条 公文書管理責任者は、前条第2項の規定により保管する完結公文書の当初保管期間が経過したときは、当該完結公文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐものとする。

2 前項の規定にかかわらず、公文書管理責任者は、常時使用するなど特別の理由により当初保管期間を経過してもなお主務課において保管する必要がある場合には総務課長の承認を得て、主務課において保管することができる。この場合において、公文書管理責任者は、当該特別の理由がなくなったときは、当該完結公文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐものとする。

3 第1項の規定による完結公文書の引継ぎの時期は、総務課長が定める。

4 総務課長は、第1項及び第2項の規定による完結公文書の引継ぎを受けるときは、当該公文書の編さん方法等について調査し、不備のあるものは補正をさせた後でなければ、引継ぎを受けてはならないものとする。

(完結公文書の保存)

第12条 総務課長は、前条第1項の規定により引継ぎを受けた完結公文書(前条第2項後段の規定により引継ぎを受けたものを含む。以下「保存公文書」という。)を適正に整理し、当該保存公文書の保存期間が経過する日まで文書庫に保存するものとする。

(保存公文書の返還)

第13条 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に係る保存公文書について当該主務課において常時使用することとなったなど特別の理由が生じたときは、総務課長の承認を得て、当該保存公文書の返還を受け、当該主務課で保管することができる。

(保存公文書の閲覧又は借覧)

第14条 総務課長が保存する保存公文書を閲覧し、又は借覧しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。

(文書庫の管理)

第15条 文書庫は、総務課長が管理する。

(完結公文書の保存期間の延長)

第16条 公文書管理責任者は、次に掲げる完結公文書については、当該完結公文書の保存期間が経過する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する完結公文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 情報公開条例(平成13年和歌山県条例第2号)第5条の規定による開示の請求があったもの 当該開示の請求に係る決定の日の翌日から起算して1年間

2 公文書管理責任者は、保存期間が満了した完結公文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が経過した後に更に延長しようとするときも、同様とする。

3 前2項の規定により、保存公文書について当該保存期間を延長する場合には、その延長の内容について総務課長に通知するものとする。

(公文書の廃棄)

第17条 公文書管理責任者は、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間をいう。以下同じ。)が経過した完結公文書については、廃棄するものとする。

2 公文書管理責任者は、保存期間が経過しない完結公文書について、保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由が生じたときは、これを廃棄することができる。

3 公文書管理責任者は、前2項の規定により、完結公文書(保存期間が1年以上に属するものに限る。)を廃棄するときは、当該完結公文書の完結年又は完結年度、保存期間、公文書分類番号及び公文書名、廃棄する年月日、廃棄の方法その他廃棄に係る必要な事項(前項の規定により完結公文書を保存期間が経過する前に廃棄する場合にあっては、当該完結公文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を含む。)を明らかにした上で、起案の方法により、当該完結公文書を廃棄する旨の決定をするものとする。この場合において、公文書管理責任者は、前項の規定により、完結公文書を保存期間が経過する前に廃棄するときは、完結公文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を公文書管理簿に記載するものとする。

4 公文書管理責任者は、前3項の規定により、保存公文書について廃棄する場合には、当該保存公文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を総務課長に通知するものとする。

5 公文書管理責任者は、第3項の規定により完結公文書を廃棄することについて決定をしたときは、次条第2項の処理を行う日の30日前までに当該完結公文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を文書館長に通知しなければならない。

(廃棄公文書の処理)

第18条 前条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結公文書(以下「廃棄公文書」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、公文書管理責任者は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄公文書を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、公文書管理責任者は、文書館長に対し廃棄公文書の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

2 前項の規定により歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存するものを除き、廃棄公文書は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。

(その他)

第19条 この規程に定めるもののほか、公文書の管理に関し、必要な事項については知事の事務部局の例による。

附 則

1 この規程は、平成13年10月1日から施行する。

2 和歌山県議会事務局文書編さん保存規程(昭和41年6月10日制定)は、廃止する。

附 則(平成25年2月26日)

この規程は、平成25年3月1日から施行する。

別表第1(第7条関係)

公文書保存期間基準表

 

長期に属する公文書

10年に属する公文書

5年に属する公文書

3年に属する公文書

1年に属する公文書

1年未満に属する公文書

法規

条例、規則及び訓令の制定、改廃に関する公文書

 

 

 

 

 

条例、規則等の解釈及び運用方針に関する公文書で重要なもの

条例、規則等の解釈及び運用方針に関する公文書

 

 

 

 

議会

議員の履歴及び進退に関する公文書


委員会、協議会及び政務活動費に関する公文書




会議録、議案及び請願に関する公文書で重要なもの


請願に関する公文書




一般行政事務

諮問及び答申に関する公文書で特に重要なもの

諮問及び答申に関する公文書で重要なもの

諮問及び答申に関する公文書

 

 

 

告示及び公告に関する公文書で特に重要なもの

告示及び公告に関する公文書で重要なもの

1 告示及び公告に関する公文書

2 公表及び広報に関する公文書で重要なもの

公表及び広報に関する公文書

公表及び広報に関する公文書で軽易なもの

 

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもののうち特に重要なもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもののうち重要なもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他の一般公文書及びこれらを受理したもので軽易なもの

 

訴訟、不服申立てその他争訟に関する公文書(軽易なものを除く。)

 

 

 

 

 

表彰等

議員の叙位叙勲及び表彰に関する公文書

 

 

 

 

 

その他

前各項に掲げる公文書に類似するものその他長期保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他10年保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他5年保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他3年保存を必要と認められる公文書

前各項に掲げる公文書に類似するものその他1年保存を必要と認められる公文書

各項各欄に掲げる公文書の作成に係る資料その他1年以上の保存を必要としない公文書

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和歌山県議会公文書管理規程

平成13年9月28日 種別なし

(平成25年3月1日施行)