○マイクロフイルム文書取扱規程

昭和51年5月1日

訓令第16号

庁中一般

マイクロフイルム文書取扱規程を次のように定める。

マイクロフイルム文書取扱規程

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めのあるものを除くほか、マイクロフイルム文書の撮影(現像を含む。以下同じ。)及び取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) マイクロフイルム文書 保存文書の内容を収録したマイクロフイルムをいう。

(2) 原文書 マイクロフイルムに収録された文書をいう。

(3) 複製マイクロフイルム文書 マイクロフイルム文書を複製したマイクロフイルムをいう。

(取扱事務)

第3条 マイクロフイルム文書に関する取扱事務は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) マイクロフイルム文書の撮影管理に関すること。

(2) マイクロフイルム文書の謄本認証に関すること。

(3) マイクロフイルム関係機械の管理に関すること。

(4) マイクロフイルム文書の検査事務に関すること。

(5) マイクロフイルム文書の複製管理に関すること。

(6) マイクロフイルム文書の整理及び保存に関すること。

2 前項に規定するマイクロフイルム文書に関する取扱事務は、総務課において行う。

(マイクロフイルム担当者等)

第4条 総務課長の掌理するマイクロフイルム文書取扱事務を補助させるため、総務課にマイクロフイルム担当者及びマイクロフイルム文書認証者を置く。

(1) マイクロフイルム担当者は、総務課長の命を受け、マイクロフイルム文書に関する事務に従事するものとする。

(2) マイクロフイルム文書認証者は、総務課長の命を受け、マイクロフイルム文書の認証の事務に従事するものとする。

(マイクロフイルムの規格)

第5条 文書を撮影するマイクロフイルムの規格は、35ミリメートル幅マイクロフイルム(無孔)及び16ミリメートル幅マイクロフイルム(無孔)とする。

(撮影対象文書)

第6条 マイクロフイルムに撮影する文書の範囲は、次の各号に掲げるものとする。ただし、争訟に関係しているもの、争訟に関係するおそれのあるもの、法令に保存期限の定めのあるものその他文書をそのまま保存することが適当であるものは、この限りでない。

(1) 本庁における保存文書のうち、保存期限が20年以上であるもの

(2) その他総務課長が特に認めるもの

(協議)

第7条 総務課長は、前条に該当する文書をマイクロフイルムに撮影する場合は、あらかじめ当該文書の主務課長とマイクロフイルム収録協議書(別記第1号様式)により、協議しなければならない。

(撮影の命令)

第8条 マイクロフイルム文書の撮影の命令は、総務課長がマイクロフイルム撮影命令書(別記第2号様式)により行う。

(撮影の実施)

第9条 前条の規定により撮影の命令を受けた職員は、総務課長が別に定める基準に従い、その撮影を行わなければならない。

2 マイクロフイルム文書の撮影は、総務課に設けられたマイクロフイルム撮影室において行うものとする。

3 総務課長は、認証を要するものとして指定された文書のマイクロフイルム文書の撮影を行わせる場合には、総務課長があらかじめ指定する者を立ち合わせなければならない。

(撮影後の検査等)

第10条 マイクロフイルム担当者は、マイクロフイルム文書の撮影が終了したときは、総務課長が別に定める基準に従い、その結果について検査しなければならない。

2 マイクロフイルム担当者は、前項の規定による検査の結果、同項の規定による基準に適合するマイクロフイルム文書のうち、認証を要するものにあってはマイクロフイルム文書認証者に速やかに通知するものとし、同項の基準に適合しないマイクロフイルム文書については、速やかにその旨を総務課長に報告しなければならない。

(再撮影等の措置)

第11条 総務課長は、前条第2項の規定による報告を受けたときは、マイクロフイルムの再撮影その他必要な措置を講じなければならない。

(認証)

第12条 マイクロフイルム文書認証者は、第10条第2項の規定による通知を受けたときは、速やかに当該マイクロフイルム文書について認証しなければならない。

2 認証は、原文書の存在すること及びマイクロフイルム文書と原文書とを対照し、その符合することを確認するとともに、マイクロフイルム文書認証書(別記第3号様式)に必要な事項を記入のうえ署名押印し、当該マイクロフイルム文書認証書をマイクロフイルム文書の末尾に総務課長が別に定める方法により貼り付けることにより行う。

3 認証が終了したときは、マイクロフイルム担当者は、その旨をマイクロフイルム文書認証記録簿(別記第4号様式)に登記しなければならない。

(マイクロフイルム文書台帳)

第13条 マイクロフイルム担当者は、前条の規定による認証が終了したマイクロフイルム文書及び認証を要しないマイクロフイルム文書で第10条第1項の規定による基準に適合したものについて、マイクロフイルム文書台帳(別記第5号様式)に登記しなければならない。

(原文書の廃棄)

第14条 前条の規定によるマイクロフイルム文書台帳の登記が完了したマイクロフイルム文書の原文書のうち、特に保存を要しないものは、これを廃棄することができる。

(保存)

第15条 マイクロフイルム文書は、総務課マイクロフイルム撮影室のマイクロフイルムキャビネットに保存しなければならない。

(貸出しの禁止)

第16条 マイクロフイルム文書の貸出しは、認めない。

(定期検査)

第17条 マイクロフイルム担当者は、次の各号に掲げる時期に第15条の規定によりマイクロフイルムキャビネットに保存されているマイクロフイルム文書について、総務課長が別に定める基準に従い、検査しなければならない。

(1) マイクロフイルム文書の撮影後3箇月を経過する日の属する月

(2) 8月

2 前項第2号に行う検査は、抽出により行う。

3 検査の結果、保存に適しない不良の状態にあるものと認めたときは、速やかに総務課長に報告しなければならない。この場合においてマイクロフイルム担当者は、直ちにすべてのマイクロフイルム文書について精査を行うものとする。

(再撮影等の命令)

第18条 総務課長は、前条第3項の報告を受けたときは、マイクロフイルム文書の再撮影又は複製を命じなければならない。

(複製の依頼)

第19条 主務課長は、マイクロフイルム文書の複製を必要とするときは、マイクロフイルム文書複製依頼書(別記第6号様式)により、総務課長に請求しなければならない。

(複製の命令)

第20条 マイクロフイルム文書の複製の命令は、総務課長がマイクロフイルム文書複製命令書(別記第7号様式)により行う。

(複製後の検査)

第21条 マイクロフイルム担当者は、マイクロフイルム文書の複製が終了したときは、総務課長が別に定める基準に従い、その結果について検査しなければならない。

(複製の外注)

第22条 総務課長は、第18条及び第19条の規定によるマイクロフイルム文書の複製については、外注によりこれを行うことができる。

(複製マイクロフイルム文書の利用)

第23条 複製マイクロフイルム文書の整理、保管及び利用は、主務課長がその用途に応じて行うものとする。

2 主務課長は、その保管する複製マイクロフイルム文書を利用する必要がなくなったときは、当該複製マイクロフイルム文書を廃棄することができる。

(経費の負担)

第24条 第19条の規定により行うマイクロフイルム文書の複製に要する経費は、当該マイクロフイルム文書の複製を依頼した課において負担する。

2 前項の規定により負担する経費の額は、当該複製に要した額の範囲内において総務課長が定める額とする。

(実施規定)

第25条 この訓令に定めるもののほか、マイクロフイルム文書の取扱事務に関し必要な事項は、総務課長が定める。

附 則

1 この訓令は、昭和51年5月1日から施行する。

2 和歌山県文書編さん保存規程(昭和42年和歌山県訓令第20号)の一部を次のように改正する。

第8条の2第3項中「定める。」を「定めるところによる。」に改める。

附 則(昭和60年3月28日訓令第11号)

この訓令は、昭和60年3月28日から施行する。

附 則(平成28年4月1日訓令第20号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

マイクロフイルム文書取扱規程

昭和51年5月1日 訓令第16号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第1編 規/第3章 文書・公印
沿革情報
昭和51年5月1日 訓令第16号
昭和60年3月28日 訓令第11号
平成28年4月1日 訓令第20号