(趣旨)

第1条　この規程は、公文書に関する事務を適正に処理し、及びその円滑な運営を図るため、本庁、振興局及び地方機関における公文書の分類、作成、取得、保存、廃棄その他の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の作成の原則)

第3条　事務及び事業に関する意思決定に当たっては、文書を作成すること(文書とともに図画、写真、フィルム又は電磁的記録を作成することを含む。以下この条において同じ。)とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(公文書の処理等の原則)

第4条　公文書は、事務及び事業の適正かつ円滑な遂行に資するため、迅速かつ正確に処理し、及び適正に管理しなければならない。

(公文書の取扱い)

第5条　公文書については、紛失、滅失、汚損又は毀損がないよう、及びその内容について改ざん又は漏えいがないよう適正に保管しなければならない。

(総務課長等の責務)

第6条　総務課長は、この規程の定めるところにより、本庁、振興局及び地方機関における公文書の管理が適正かつ円滑に行われるように、本庁の課長、振興局の部長及び地方機関の長に対し、必要な指導を行うとともに、公文書の管理の改善に努めなければならない。

(本庁の課長等の責務)

第7条　本庁の課長、振興局の部長及び地方機関の長は、この規程の定めるところにより、所管する公文書が適正かつ円滑に処理され、及び管理されるように所属職員を指揮監督し、並びに当該公文書の管理の改善に努めなければならない。

(公文書管理責任者及び公文書管理補助者)

第8条　公文書に関する事務を適正かつ円滑に行わせ、及び公文書の適切な管理を徹底させるため、本庁の課、振興局の部及び地方機関に公文書管理責任者及び公文書管理補助者(以下「公文書管理責任者等」という。)を置く。

(公文書の作成及び取得の原則)

第9条　公文書を作成し、又は取得するに当たっては、当該公文書について決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。この場合において、当該公文書を作成し、又は取得すると同時に決裁又は供覧等の手続を終了することが困難であるときは、事前に当該公文書を作成し、若しくは取得することについて決裁若しくは供覧等の手続を終了し、又は事後において速やかに当該公文書を作成し、若しくは取得したことについて決裁若しくは供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の保存の原則)

第10条　公文書を保存するに当たっては、当該公文書に係る事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、及び当該公文書の記録媒体の性質等に応じて専用の場所において適切に保管しなければならない。

(公文書の廃棄の原則)

第11条　公文書を廃棄するに当たっては、当該公文書を廃棄することについて決裁又は供覧等の手続を終了しなければならない。

(公文書の種別)

第12条　公文書の種別は、次のとおりとする。

(公文書の取扱いの原則)

第13条　公文書については、前条に規定する公文書の種別ごとに分類し、及び第9条から第11条までの規定による公文書の管理の原則にのっとり、適正かつ能率的に取り扱わなければならない。

(文書の種類)

第14条　文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第15条　次の各号に掲げる文書には、当該各号の文書の区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、往復文書のうち軽易な通知については、番号を省略し、号外で処理することができる。

(文書等の受領)

第16条　本庁に送達された文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)は、総務課長が受領し、次に定めるところにより処理するものとする。ただし、主務課に直接到達した文書等及びファクシミリにより送信された文書は、主務課において受領するものとする。

(勤務時間外の文書等の取扱い)

第17条　和歌山県職員服務規程(昭和63年和歌山県訓令第6号)第3条第1項第1号に規定する勤務時間以外の時間又は和歌山県の休日を定める条例(平成元年和歌山県条例第39号)第1条第1項に規定する県の休日に送達された文書等は、当直者が次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(郵便料金の未納又は不足の処理)

第18条　総務課長は、郵便料金が未納又は不足の文書等が送達されたときは、公務に関すると認めるものに限り、郵便切手(郵便法(昭和22年法律第165号)第85条第1項に規定する郵便料金計器により印字した印影を含む。以下同じ。)をもって必要な料金を支払い、受領することができる。

(文書等の配布)

第19条　本庁の課は、総務課において文書等の配布を受けるものとする。

(配布を受けた文書等の取扱い)

第20条　配布を受けた文書等又は受領した文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書等は主務班長(当該文書等に係る事案を所掌する班の長(当該班の長が置かれていない場合にあっては、主務課の長(以下「主務課長」という。)が指名する者)をいう。以下同じ。)に配布するものとする。

(電話聴取等による処理)

第21条　電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、電話連絡票(別記第9号様式)にその要領を記載の上、処理するものとする。

(作成又は取得に係る起案又は供覧)

第22条　事務担当者は、文書を作成し、又は文書の配布を受けたときは、当該文書を作成し、又は取得したことについて、起案の方法又は供覧の方法により、上司の決裁を受け、又は上司の閲覧に供するものとする。

(事務及び事業の意思決定)

第23条　第3条第1項に規定する事務及び事業に関する意思決定に当たっての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。同条第2項に規定する事後の文書の作成についても、同様とする。

(主要な事務及び事業の実績等)

第24条　第3条第4項に規定する県政に関する基本的な事項、県民の権利義務に関係する事項その他県政の主要な事務及び事業の実績についての文書の作成については、起案の方法により行うものとする。

(事案の処理)

第25条　事務担当者は、文書の配布を受けたときは、指示された処理方針等に従い、直ちにこれを処理するものとする。

(文書の起案)

第26条　文書の起案は、起案用紙(別記第10号様式)を用いて行うものとする。ただし、2枚目以降に使用する起案用紙については、起案用紙に代えて他の用紙を用いることができるものとする。

(文書の供覧)

第27条　配布を受けた文書で起案を必要としないもの及び起案の前に上司の閲覧に供すべきもの並びに起案の方法によりその作成又は取得について上司の決裁を受けない文書は、当該文書の余白に処理印を押印し、上司の閲覧に供するものとする。

(文書の左横書き)

第28条　文書は、左横書きにより作成するものとする。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。

(文書の発信者名)

第29条　文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、次の表の左欄に掲げる区分に応じ、同表の右欄に掲げる発信者名を用いるものとする。ただし、必要がある場合は、県名又は課名を用いることができる。

(決裁区分等の表示)

第30条　起案文書の決裁区分の欄には、事務決裁規程(昭和62年和歌山県訓令第8号)又は和歌山県公営企業事務決裁規程(平成17年和歌山県公営企業管理規程第3号)(以下これらを「事務決裁規程等」という。)に規定する専決事項に従って次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める決裁区分を表示するものとする。

(共通例文)

第31条　総務課長は、本庁、振興局及び地方機関に共通して定例的に用いられる文書を共通例文として登録することができる。

(個別例文)

第32条　公示文書のうち、県報に定期的に登載するもののうち、定例的な事案で同一施行文によることができるものについては、主務課長は、文案について総務課長に合議した上、個別例文としての登録を受けることができる。

(例文の表示)

第33条　事務担当者は、第31条の規定により登録した共通例文又は前条の規定により登録した個別例文により起案する場合は、当該例文に例文番号を表示するものとする。

(回議の順序)

第34条　起案文書は、当該起案文書に係る事案の処理に関係する職員に回議した後、公文書管理責任者を経て上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第35条　その内容が他の部課に関係のある起案文書は、関係のある部課長に合議するものとする。

(関係書類の添付)

第36条　同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その事案の処理が終わるまでの関係書類を添付して回議するものとする。

(起案文書の持ち回り等)

第37条　起案文書で、事案が重要なもの又は特に説明を要するものは、主務課長又は主務班長が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けるものとする。

(公文書管理責任者の審査)

第38条　起案文書は、公文書管理責任者の審査を受けなければならない。

(法規文書等の審査)

第39条　起案文書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。

(起案文書の修正等)

第40条　起案文書の内容を修正した者は、修正した箇所に押印しなければならない。ただし、用字、用語、文体等の形式上の修正をしたときは、この限りでない。

(緊急事案等の処理)

第41条　事務担当者は、緊急の処理を要する事案等について正規の手続を経る暇がないときは、上司の承認を得て、電話その他の方法により通知等を発し、又は通知等を受けることができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続をとるものとする。

(施行の中止又は保留)

第42条　事務担当者は、起案文書の決裁の後、新たな事態の発生により決裁を完了した起案文書(以下「原議」という。)の施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該原議を添付して決裁を受けなければならない。

(決裁年月日等)

第43条　事務担当者は、起案文書が決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)を記入しなければならない。この場合において、知事が決裁した起案文書には、秘書課において、決裁済印(別記第14号様式)を押印するものとする。

(文書の供覧についての準用)

第44条　第30条第3項、第34条、第38条第1項及び第2項並びに前条本文の規定は、文書の供覧について準用する。この場合において、第30条第3項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、第34条中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「上司の決裁を受けなければならない」とあるのは「上司の閲覧に供しなければならない」と、第38条第1項及び第2項中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、前条本文中「起案文書」とあるのは「第27条の規定により上司の閲覧に供する文書」と、「決裁されたときは、当該文書に決裁年月日(合議したものにあっては、当該合議を完了した年月日)」とあるのは「供覧を終了したときは、当該文書に供覧済年月日」と読み替えるものとする。

(文書の浄書)

第45条　原議で施行を要するものは、主務課において浄書するものとする。この場合において、秘密の厳守の取扱いを要する文書にあっては、起案者自らこれを行うものとする。

(校合)

第46条　浄書した文書は、浄書後、直ちに当該原議と校合するものとする。

(原議及び公文書管理システム等の整理)

第47条　事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が既に公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に所要事項を記録等するものとする。

(公印及び契印の押印等)

第48条　施行する文書には、公印を押印するとともに、原議と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第48条の2　オンライン事務処理装置を利用して施行する電磁的記録には、電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書を添えなければならない。ただし、次に掲げる電磁的記録は、電子署名及び当該電子署名に係る電子証明書を省略することができる。

(公印の事前押印)

第49条　主務課長は、証票、賞状その他特別の理由により事前に押印しておくことが必要と認めるもの(以下「証票等」という。)に限り、交付を受ける者が未確定のものについて、事前に公印を押印しておく必要があるときは、公印を事前に押印することができる。

(発送)

第50条　文書等の発送は、総務課長が行うものとする。ただし、特殊取扱(速達、現金書留等をいう。)の方法により発送する文書等(以下「特殊取扱郵便物」という。)及び緊急に発送を要する文書等の発送は、総務課長から郵便切手の交付を受けて主務課長が行うものとする。

第51条　前条第2項に規定する時刻を過ぎて持参した文書等で緊急に発送を要するものは、総務課長の承認を得、郵便料金に相当する郵便切手の交付を受けて、主務課長が発送するものとする。この場合において、前条第3項及び第4項の規定を準用する。

(県報又は官報による文書の施行)

第52条　県報に登載して、又は官報に掲載して文書を施行するときは、和歌山県報発行規則(昭和25年和歌山県規則第66号)又は和歌山県官報報告規則(昭和30年和歌山県規則第113号)に定めるところによるものとする。

(文書の完結)

第53条　事務担当者は、文書の処理が完結したとき(事案処理手続(事案の処理を起案により行う場合にあっては施行(施行を要しない文書にあっては、決裁)をいい、事案の処理を供覧により行う場合にあっては供覧をいう。以下同じ。)が終了したときをいう。)は、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に完結年月日を記録等するものとする。

(文書の処理の促進及び確認)

第54条　公文書管理責任者等は、公文書管理システム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進するものとする。

(未完結文書の整理等)

第55条　事務担当者は、処理中の文書を一定の箇所に整理して保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(保存期間)

第56条　完結文書(事案処理手続が終了した文書をいう。以下同じ。)の保存期間は、長期、10年、5年、3年、1年及び事務処理上必要な1年未満の期間の6区分とする。

(文書の分類等)

第57条　主務課長は、総務課長と協議して、事務又は事業の性質、内容等に応じた系統的な文書の分類の基準となる公文書分類表を作成するものとする。この場合において、当該公文書分類表は、毎年1回見直しを行い、必要と認めるときは、その改定を行うものとする。

(完結文書の整理)

第58条　完結文書は、公文書管理責任者が当該完結文書となった日以後速やかに、公文書分類表の第4分類の分類項目(以下「分類項目」という。)ごとに整理しなければならない。

(主務課における完結文書の保管)

第59条　公文書管理責任者は、前条第2項の規定により編さんした完結文書で保存期間が5年未満に属するものについては、主務課において当該完結文書を当該保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結文書の引継ぎ)

第60条　公文書管理責任者は、前条第2項の規定により主務課において保管する完結文書の当初保管期間が経過したときは、当該完結文書に公文書管理簿の写しを添えて、これを総務課長に引き継ぐことができる。

(完結文書の保存)

第61条　総務課長は、前条第1項の規定により引継ぎを受けた完結文書(以下「保存文書」という。)を適正に整理し、当該保存文書の保存期間が経過する日までの間文書庫に保存するものとする。

(保存文書の返還)

第62条　公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に係る保存文書について当該主務課において常時使用することとなったなど特別の理由が生じたときは、保存文書主務課返還承認書(別記第21号様式)により、総務課長の承認を得て、当該保存文書の返還を受け、当該主務課で保管することができる。

(本庁保存文書の閲覧又は借覧)

第63条　総務課長が保存する保存文書(文書館長に引き継いだものを除く。以下「本庁保存文書」という。)を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(別記第22号様式)に所属課室名、職名、氏名、閲覧理由その他必要な事項を記入しなければならない。

(本庁保存文書の職員以外の者の閲覧等)

第64条　総務課長は、あらかじめ主務課長の承認を受けた場合に限り、職員以外の者に本庁保存文書を閲覧させ、又は本庁保存文書の写しの交付を行うことができる。ただし、情報公開条例の規定により本庁保存文書の開示を行う場合には、情報公開条例の定めるところによる。

(主務課保管文書の閲覧又は借覧)

第65条　第59条第1項及び第2項並びに第62条第1項の規定により主務課において保管する完結文書(以下「主務課保管文書」という。)の閲覧及び借覧については、前2条の規定の例により行うものとする。

(文書庫の管理)

第66条　本庁保存文書に係る文書庫は、総務課長が管理する。

(完結文書の保存期間の延長)

第67条　主務課長は、次に掲げる完結文書については、当該完結文書の保存期間が経過する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、1の区分に該当する完結文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

(完結文書の移管)

第68条　公文書管理責任者は、当該主務課の所掌に係る事務の全部又は一部が、国、他の地方公共団体、地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下この項及び次項において同じ。)又は指定管理者(地方自治法第244条の2第3項の規定により、法人その他の団体にあっては知事が指定するものをいう。以下この項及び次項において同じ。)の事務となったときは、主務課保管文書のうち必要と認めるものを当該国、他の地方公共団体、地方独立行政法人又は指定管理者に移管することができる。

(廃棄の起案等)

第69条　主務課長は、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下この款において同じ。)が経過した完結文書については、廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第70条　前条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結文書(以下「廃棄文書」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄文書を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄文書の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

(図画の管理)

第71条　図画(文書と複合して一体となっているものを除く。以下この節において同じ。)の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第72条　事務担当者は、図画を作成したとき、又は図画の配布を受けたときは、当該図画を作成し、又は取得したことについて、起案用紙又は簡易起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した図画の余白等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結図画の整理)

第73条　完結図画(事案処理手続が終了した図画をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結図画となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結図画の保管)

第74条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結図画を、主務課において当該完結図画に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結図画の廃棄)

第75条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結図画の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄図画の処理)

第76条　前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結図画(以下「廃棄図画」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄図画を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄図画の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

(写真の管理)

第77条　写真(文書と複合して一体となっているものを除く。以下この節において同じ。)の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(作成又は取得に係る起案)

第78条　事務担当者は、写真を作成したとき、又は写真の配布を受けたときは、当該写真を作成し、又は取得したことについて、起案用紙又は簡易起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得した写真の裏面(当該写真を写真帳へ貼り付けて整理する場合にあっては、当該写真帳の台紙の余白)等に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(完結写真の整理)

第79条　完結写真(事案処理手続が終了した写真をいう。以下この節において同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結写真となった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結写真の保管)

第80条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結写真を、主務課において当該完結写真に係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結写真の廃棄)

第81条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結写真の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄写真の処理)

第82条　前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結写真(以下「廃棄写真」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄写真を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄写真の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

(フィルムの管理)

第83条　フィルムの管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(本庁保存文書のマイクロフィルムへの収録)

第84条　総務課長は、主務課長と協議して、本庁保存文書の内容をマイクロフィルムに収録し、当該マイクロフィルムを保管することができる。

(本庁マイクロフィルム文書の閲覧)

第85条　総務課長が保存するマイクロフィルム文書(以下「本庁マイクロフィルム文書」という。)を閲覧しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)書(別記第25号様式)に所要事項を記入して、総務課長の承認を受けなければならない。

(本庁マイクロフィルム文書の複写)

第86条　本庁マイクロフィルム文書の複写を依頼しようとする者は、マイクロフィルム文書閲覧(複写依頼)書に所要事項を記入して、総務課長に提出しなければならない。

(フィルムの作成又は取得に係る起案)

第87条　事務担当者は、フィルム(マイクロフィルム文書を除く。以下この節において同じ。)を作成したとき、又はフィルムの配布を受けたときは、当該フィルムを作成し、又は取得したことについて、起案用紙又は簡易起案用紙を用いて起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成し又は取得したフィルムには、公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載した任意の用紙を添付するものとする。

(完結フィルムの整理)

第88条　完結フィルム(事案処理手続が終了したフィルムをいう。以下同じ。)は、公文書管理責任者が当該完結フィルムとなった日以後速やかに、年度及び分類項目ごとに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結フィルムの保管)

第89条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結フィルムを、主務課において当該完結フィルムに係る保存期間が経過する日までの間保管するものとする。

(完結フィルムの廃棄)

第90条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結フィルムの保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄フィルムの処理)

第91条　前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結フィルム(以下「廃棄フィルム」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄フィルムを文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄フィルムの適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

(電磁的記録の管理)

第92条　電磁的記録の管理については、この節に定めるもののほか、文書の管理の例による。

(受領したオンライン電磁的記録の取扱い)

第93条　本庁のオンライン事務処理装置で受領した電磁的記録(電子メールにより受信した電磁的記録を含む。以下「オンライン電磁的記録」という。)は、公文書管理責任者が受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(配布を受けたオンライン電磁的記録以外の電磁的記録の取扱い)

第94条　公文書管理責任者は、オンライン電磁的記録以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又はオンライン電磁的記録以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

(作成又は取得に係る起案)

第95条　事務担当者は、電磁的記録を作成したとき(台帳等の電磁的記録を適正な状態で維持管理するために当該電磁的記録に追記、更新による加除又は修正を行ったときを除く。)、又はオンライン電磁的記録以外の電磁的記録(第93条第2項の規定により処理されるものを含み、前条第2項の規定により処理されるものを除く。)の配布を受けたときは、当該電磁的記録を作成し、又は取得したことについて、起案用紙若しくは簡易起案用紙を用いて、又は総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を受けるものとする。この場合において、作成した電磁的記録は、フレキシブルディスク、録音テープ、ビデオテープ等に記録したときは、当該電磁的記録のラベル等の余白に公文書分類番号、作成し又は取得した年月日及び保存期間を記載するものとする。

(情報処理システムによる事務及び事業の意思決定)

第95条の2　情報処理システムによる事務及び事業に関する意思決定に当たっての第3条第3項の規定による電磁的記録の作成については、総務課長が承認した情報処理システムにより起案し、上司の決裁を受けることにより行うものとする。

(完結電磁的記録の整理)

第96条　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録は、公文書管理責任者が当該完結電磁的記録(事案処理手続が終了した電磁的記録をいう。以下同じ。)となった日以後速やかに、次に定めるところにより、整理しなければならない。

(完結電磁的記録の保管)

第97条　公文書管理責任者は、前条の規定により整理した完結電磁的記録を主務課において当該完結電磁的記録に係る保存期間が経過する日までの間、必要に応じて記録媒体の変換等を行うことにより、適正かつ確実に利用できる方法で保管するものとする。この場合において、フレキシブルディスク等に記録した完結電磁的記録は、主務課長が指定する専用の保管庫等に収納し、施錠して保管するものとする。

(完結電磁的記録の廃棄)

第98条　公文書管理責任者は、前条の規定により当該主務課において保管する完結電磁的記録の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が経過したときは、これを廃棄するものとする。

(廃棄電磁的記録の処理)

第99条　前条第2項において準用する第69条第3項の規定により廃棄の決定を受けた完結電磁的記録(以下「廃棄電磁的記録」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄電磁的記録を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄電磁的記録の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。

(文書等の受領)

第100条　振興局に送達された文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)は、庶務担当課(以下「庶務課」という。)の長(以下「庶務課長」という。)が受領し、次に定めるところにより処理するものとする。

(地域振興部等の文書等の受領)

第101条　前条の規定にかかわらず、振興局の地域振興部、健康福祉部、農林水産振興部及び建設部(振興局の事務所を除く。以下「地域振興部等」という。)の所管に係る文書等が送達されたときは、当該文書等を所管する地域振興部等の庶務課長において受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(配布を受けた文書等の取扱い)

第102条　主務課長は、第100条の規定により、配布を受けた文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書等は処理方針等を指示した上で、事務担当者に配布するものとする。

(地域振興部等における配布を受けた文書等の取扱い)

第103条　前条の規定にかかわらず、地域振興部等の主務課長は、第101条の規定により、配布を受けた文書等のうち、親展文書は名宛人に配布するものとし、その他の文書は処理方針等を指示した上で、事務担当者に配布するものとする。

(準用)

第104条　第17条、第18条及び第21条の規定は、振興局における文書の収受及び配布について準用する。この場合において、第17条第2項及び第18条中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(文書の発信者名)

第105条　文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、次の表の左欄に掲げる区分に応じ、同表の右欄に掲げる発信者名を用いるものとする。ただし、軽易な文書については、振興局名を用いることができる。

(決裁区分の表示)

第106条　起案文書の決裁区分の欄には、地方機関事務決裁規程(昭和63年和歌山県訓令第7号)に規定する専決事項に従って第30条の例により、決裁区分を表示するものとする。

(合議)

第107条　他の課に関係のある文書は、主務課長に回議した後、関係のある課長に合議するものとする。

(準用)

第108条　第22条から第28条まで、第30条第2項及び第3項、第31条第1項、第32条から第34条まで、第35条第3項及び第4項、第36条から第38条まで、第40条から第42条まで、第43条前段並びに第44条の規定は、振興局における文書の処理について準用する。この場合において、第26条第2項第3号中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第32条第1項中「主務課長は」とあるのは「振興局の部長は、当該事案等に係る事務を所掌する本庁の関係課を経て」と、第34条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第37条第1項中「主務課長又は主務班長」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「事務決裁規程等」とあるのは「地方機関事務決裁規程」と、第38条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(原議及び公文書管理システム等の整理)

第109条　事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に所要事項を記録等するものとする。

(地域振興部等の原議及び公文書管理システム等の整理)

第110条　前条の規定にかかわらず、地域振興部等の事務担当者は、文書の浄書を完了したときは、原議の所定欄に文書の施行年月日を記入し、当該文書が公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に所要事項を記録等するものとする。

(発送)

第111条　文書等の発送は、公文書管理責任者等が行うものとする。ただし、特殊取扱郵便物(内容証明、現金書留等をいう。)、緊急に発送を要する文書等の発送は、公文書管理責任者等から郵便切手の交付を受けて主務課長が行うものとする。

第112条　前条第3項に規定する時刻を過ぎて持参した文書等で緊急に発送を要するものは、公文書管理責任者等の承認を得、郵便料金に相当する郵便切手の交付を受けて、主務課長が発送するものとする。この場合において、前条第3項及び第5項の規定を準用する。

(文書の完結)

第113条　事務担当者は、文書の処理が完結したときは、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に完結年月日を記録等するものとする。

(地域振興部等における文書の完結)

第114条　前条の規定にかかわらず、地域振興部等の事務担当者は、文書の処理が完結したときは、当該文書に完結年月日を記入し、当該文書が既に公文書管理システム等に記録等されたもの又は発議文書であるときは、公文書管理システム等に完結年月日を記録等しなければならない。

(文書の処理の促進及び確認)

第115条　公文書管理責任者等は、公文書管理システム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進しなければならない。

(地域振興部等における文書の処理の促進及び確認)

第116条　前条の規定にかかわらず、公文書管理責任者等は、公文書管理システム等により文書処理の進行状況を調査し、事務担当者に対する督促その他の方法により文書の処理を促進しなければならない。

(準用)

第117条　第45条、第46条、第48条、第48条の2及び第49条の規定は、振興局における文書及び電磁的記録の施行について準用する。この場合において、第48条第2項及び第48条の2第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(完結文書の整理)

第118条　完結文書は、主務課長が公文書管理責任者等の指示を受けて、分類項目ごとに整理しなければならない。

(準用)

第119条　第55条、第56条、第57条第1項及び第2項、第58条第2項及び第3項、第59条、第60条、第61条第1項及び第3項、第62条第1項並びに第63条から第68条までの規定は、振興局における完結文書等の保管、保存及び移管について準用する。この場合において、第57条第1項中「主務課長」とあるのは「振興局の部長」と、第58条第2項及び第3項並びに第59条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第60条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項及び第3項並びに第61条第1項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第62条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第63条第1項、第2項、第5項及び第6項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第7項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第8項及び第64条中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第66条第1項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項及び第67条第3項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第68条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、同条第4項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(準用)

第120条　第69条及び第70条の規定は、振興局における完結文書の廃棄について準用する。この場合において、第69条第3項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第4項及び第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第6項中「決定をした」とあるのは「上司の決裁を受けた」と、第70条第3項及び第4項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「総務事務集中課長」とあるのは「庶務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第121条　第71条から第76条までの規定は、振興局における図画の管理について準用する。この場合において、第73条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第74条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第75条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第122条　第77条から第82条までの規定は、振興局における写真の管理について準用する。この場合において、第79条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第80条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第81条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第123条　第83条及び第87条から第91条までの規定は、振興局におけるフィルムの管理について準用する。この場合において、第88条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第89条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第90条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(配布を受けたオンライン事務処理装置以外の電磁的記録の取扱い)

第124条　公文書管理責任者等は、オンライン事務処理装置以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又はオンライン事務処理装置以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者等が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

(地域振興部等の配布を受けたオンライン事務処理装置以外の電磁的記録の取扱い)

第125条　前条の規定にかかわらず、地域振興部等の主務課長はオンライン事務処理装置以外の電磁的記録の配布を受けたとき、又はオンライン事務処理装置以外の電磁的記録を受領したときは、当該電磁的記録のラベル等に、収受印を押印し、又は必要事項の記載を行うものとする。ただし、公文書管理責任者等が簡易の処理が適当と認める電磁的記録については、収受印の押印を省略することができる。

(準用)

第126条　第92条、第93条及び第95条から第99条までの規定は、振興局における電磁的記録の管理について準用する。この場合において、第93条第1項中「本庁」とあるのは「振興局」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第96条第1項各号列記以外の部分中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第1項第1号中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第97条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該振興局の部長又は当該振興局の事務所の長」と、第98条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第127条　第17条、第18条、第21条及び第100条から第103条までの規定は、地方機関における文書の収受及び配布について準用する。この場合において、第17条第1項各号列記以外の部分中「文書等」とあるのは「文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)」と、同条第2項及び第18条中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第100条第1項各号列記以外の部分中「振興局」とあるのは「地方機関」と、「文書(図画又は写真と複合して一体となっているものを含む。以下この節において同じ。)及び物品(以下この節において「文書等」という。)」とあるのは「文書等」と、「庶務担当課(以下「庶務課」という。)の長(以下「庶務課長」という。)」とあるのは「庶務課長(課を置かない地方機関にあっては、あらかじめ公文書管理責任者が指名する者)」と、同項各号列記中「主務課長」とあるのは「主務課長(課を置かない地方機関にあっては、あらかじめ公文書管理責任者が指名する者)」と、第101条第1項中「振興局の地域振興部、健康福祉部、農林水産振興部及び建設部(振興局の事務所を除く。以下「地域振興部等」という。)」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センターその他別表第1第3項第1号に掲げる地方機関及び新宮保健所串本支所(以下「子ども・女性・障害者相談センター等」という。)」と、第103条第1項及び第2項中「地域振興部等」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センター等」と読み替えるものとする。

(文書の発信者名)

第128条　文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、次の表の左欄に掲げる区分に応じ、同表の右欄に掲げる発信者名を用いるものとする。ただし、必要がある場合は、地方機関名を用いることができる。

(合議)

第129条　他の課に関係のある文書は、主務課長に回議した後、関係のある課長に合議しなければならない。

(準用)

第130条　第22条から第28条まで、第30条第2項及び第3項、第31条第1項、第32条から第34条まで、第35条第3項及び第4項、第36条から第38条まで、第40条から第42条まで、第43条前段、第44条並びに第106条の規定は、地方機関における文書の処理について準用する。この場合において、第26条第2項第3号中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第32条第1項中「主務課長は」とあるのは「地方機関の長は、主管課長を経て」と、第34条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第35条第3項中「関係部課」とあるのは「関係課」と、同条第4項中「部課長」とあるのは「課長」と、第37条第1項中「主務課長又は主務班長」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「事務決裁規程等」とあるのは「地方機関事務決裁規程」と、第38条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(準用)

第131条　第45条、第46条、第48条、第48条の2、第49条及び第109条から第116条までの規定は、地方機関における文書及び電磁的記録の施行について準用する。この場合において、第48条第2項及び第48条の2第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第110条、第114条及び第116条中「地域振興部等」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センター等」と読み替えるものとする。

(準用)

第132条　第55条、第56条、第57条第1項及び第2項、第58条第2項及び第3項、第59条、第60条、第61条第1項及び第3項、第62条第1項、第63条から第68条まで並びに第118条の規定は、地方機関における完結文書等の保管、保存及び移管について準用する。この場合において、第57条第1項中「主務課長」とあるのは「地方機関の長は、主管課長を経て」と、第58条第2項及び第3項並びに第59条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第60条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項及び第3項並びに第61条第1項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第62条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第63条第1項、第2項、第5項及び第6項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第7項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、同条第8項及び第64条中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第66条第1項中「本庁保存文書」とあるのは「地方機関保存文書」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項及び第67条第3項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第68条第1項及び第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、同条第4項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と読み替えるものとする。

(準用)

第133条　第69条及び第70条の規定は、地方機関における完結文書の廃棄について準用する。この場合において、第69条第3項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第4項及び第5項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第6項中「決定をした」とあるのは「上司の決裁を受けた」と、第70条第3項及び第4項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「総務事務集中課長」とあるのは「庶務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第134条　第71条から第76条までの規定は、地方機関における図画の管理について準用する。この場合において、第73条中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第74条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第75条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第135条　第77条から第82条までの規定は、地方機関における写真の管理について準用する。この場合において、第79条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第80条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第81条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第136条　第83条及び第87条から第91条までの規定は、地方機関におけるフィルムの管理について準用する。この場合において、第88条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第2項及び第89条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第2項中「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第90条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と読み替えるものとする。

(準用)

第137条　第92条、第93条、第95条から第99条まで、第124条及び第125条の規定は、地方機関における電磁的記録の管理について準用する。この場合において、第93条第1項中「本庁」とあるのは「地方機関」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、第96条第1項各号列記以外の部分中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第1項第1号中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第2項中「公文書管理責任者」とあるのは「公文書管理責任者等の指示を受けて主務課長」と、同条第3項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第97条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、「主務課長」とあるのは「当該地方機関の長」と、第98条第1項中「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、第125条第1項中「地域振興部等」とあるのは「子ども・女性・障害者相談センター等」と読み替えるものとする。

(振興局及び地方機関における公文書の例外的取扱い)

第138条　振興局の長及び地方機関の長は、当該振興局及び地方機関における公文書の取扱いが前2章の規定により難いときは、総務課長の承認を得て例外的な取扱いについて定めることができる。これを改廃するときも同様とする。